高校院系辦公室管理存在的問題與對策研究

摘要高校院系辦公室在學校管理中發揮著承上啟下、溝通內外、協調平衡的樞紐作用， 辦公室管理工作水平高低將直接影響整個學校管理工作的效率和效果，影響學校行政管理目標的控制和實現， 我國高校的院系辦公室管理工作目前還有著許多問題急需解決和創新，以適應高校改革和未來發展的需要。

關鍵詞高校 辦公室管理 對策

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

1 當前高校院系辦公室管理面臨的問題

1.1 管理觀念與方式方面的問題

管理的觀念是隱藏于管理體制、管理行為等方面背后的指導思想。可以說，任何一個成功的改革都是從觀念的改變開始的，就我國現階段的高等院校院系辦公室工作而言，在管理觀念上我們還有許多有待于改進的地方。目前高校行政化管理的方式和理念仍占居主導地位。院系辦公室一個重要職能就是為院系領導的決策服務，為師生的教育、教學、生活服務。就前者來說，目前普遍存在的現象是院系領導就是絕對權威，沒有民主程序和透明度，院系辦公室只是履行其指示的消極從屬部門。從院系辦公室工作自身來說，官本位思想亦有所體現。院系辦公室的工作人員缺乏平等、民主的觀念，沒有服務意識，高高在上，造成教師學生都有很多不滿的地方。服務意識和效率意識不夠都是當前高校院系辦公室工作的重要缺陷。管理僵化、封閉，效率意識不強，人浮于事的現象還隨處可見。

1.2 管理制度與體制方面的問題

由于社會發展不斷提出新的要求以及舊體制與思想的遺留，我國高校管理中仍存在著不完善之處。其一是職責與業務范圍方面的問題。隨著高等教育事業的不斷發展，高校院系辦公室的業務也在不斷地擴展，新業務不斷涌現。這就為院系辦公室的職責和業務范圍的確定提出了挑戰，產生混亂。其二是責任與目標體制方面的問題。我國當前社會與教育管理正逐步采用“問責制(accountability)”，這是一種將任務、目標與責任相掛鉤的管理制度。由于院系辦公室工作性質的繁、雜、細，我們還沒有制定出一個明確的分工與目標體制，很大程度處于“混沌”狀態。其三是人員的聘用與激勵制度方面的問題。在人事聘用上，院系辦公室處于教育、教學人員聘用的從屬地位，如安排家屬工作等。這種人事聘用制度在教育管理已經發展到如此復雜的今天已經不合適宜了，弊端多多。而在激勵與獎懲制度上，院系辦公室的工作人員缺乏必要的激勵機制，人員工作的積極性不高。

1.3 管理設備與硬件方面的問題

現代技術手段在教育管理中大有用武之地。由于我國信息化社會的進程較晚，許多先進的管理、辦公設備還未能完全惠及高校的院系辦公室。從總體上說，我國高校院系辦公室的管理設備水平偏低，許多高校院系辦公室的辦公設備陳舊、不足。雖然計算機在院系辦公室已經基本普及，但其數量與質量卻不甚令人滿意，特別是打印機、復印機、掃描儀、傳真、數碼相機等的配置情況很不理想。而在一些擁有了現代化辦公設備的地方，只是停留在簡單的文稿處理與打印，沒有有效地利用這些資源。院系辦公室的物品都歸由學校配置，因而許多人使用起來并不珍惜，損壞、浪費、挪用等現象很常見。這不僅是一個純粹的設的配置問題，更關系到人員的職業道德。

1.4 人員素質與能力方面的問題

隨著社會與教育的發展，院系辦公室工作對其工作人員的素質要求不斷提高，辦公人員的原有素質還是受到了挑戰。我國高校院系辦公室工作人員多是高校的留校學生，或者是一些從教專家、學者的家屬。在入職前，很多人并沒有接受過專門的、系統的教育管理或與此相關的專業訓練，沒有從事政治工作的經驗，在政治上不是很成熟。院系辦公室工作人員工作的態度有時受到不良風氣影響。長期呆在辦公室工作的部分人員由于缺乏競爭機構和有效的監督管理，也容易滋生惰性、得過且過。如果辦公室人員工作態度不端正、服務意識淡薄，那么就會辦事拖沓不積極，能推就推。從辦公室人員技術能力來說，則缺乏必要的學業背景或缺乏系統的學習和培訓，大部分院系辦公室沒有專門的辦公室管理系統軟件的開發人員和設備維護人員，資源利用較低，院系辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高，直接地影響著院系各項活動的辦事效率和進程。

2 高校院系辦公室改革的對策和建議

2.1 辦公室管理職能的重新定位是辦公室管理職能轉換的前提

院系辦公室管理的主要職能，就是協助院系領導集體處理教學、科研、日常事務，協調上、下級關系等事務的決策、執行、控制、反饋的活動過程。辦公室應當作好領導的參謀和助手，為領導的決策提供盡可能的便利。其次，院系辦公室上要承接校級機關的指示、指令和院系領導的指示、指令，下要對職能層進行協調和管理，是領導部門聯系上下，協調左右、指揮全局，推動整個院系正常運轉的樞紐。辦公室還是院系的窗口，是信息網絡中心。良好的形象與作風，高效的辦事能力不但利于本院系工作的開展，還可以讓學校在社會上樹立良好的聲譽。對學校貫徹執行黨的方針政策和上級指示精神，對充分發揮院系領導的指揮作用，促進學校各項事業的圓滿完成和進步發展，都有十分重要的意義。

2.2 提高工作人員素質是辦公室管理職能轉換的核心

隨著高校改革向縱深發展，高校內部管理理念、教育模式都發生了較大的變化，院系辦公室的職能呈現出精細化、多樣化、復雜化的特點。這對院系辦公室工作人員的素質提出了新的更高的要求，辦公室人員必須主動、積極地適應這種變化，在辦公室工作實踐中不斷提高和完善自身素質，充分發揮辦公室的相關職能作用。

首先，辦公室工作人員必須具備良好的政治素質和較高的政策水平。院系辦公室工作的特殊性要求其工作人員具備良好的政治素質和較高的政策水平，了解黨的教育方針和學校的各種政策，掌握院系師生員工的思想狀況，善于協調和處理各部門之間、人際之間關系。

其次，辦公室工作人員必須愛崗敬業、具備奉獻精神。把辦公室工作當成一門科學，積極研究探索工作規律，不斷提高管理的理論水平和實踐能力，明確所肩負的使命，進一步增強搞好工作的責任感和緊迫感，以良好的精神狀態把工作做好。

第三，辦公室工作人員必須具備良好的知識結構。不僅要學習各方面的政策法規，學習本業務知識，還要廣泛涉獵各方面的知識。不僅要熟悉本院系各專業、各學科的特點、專長和發展方向等知識，而且要具備一定的管理學、心理學、計算機網絡、外語、甚至經濟和法律等方面的知識。

第四，院系辦公室工作人員必須具備良好的心理素質。工作人員的心理負荷普遍超重，容易產生煩惱、急躁、焦慮、不安等心理。辦公室人員必須具備良好的心理素質，善于調整情緒，以積極健康的心態冷靜、高效地完成辦公室工作。

第五，院系辦公室工作人員必須具備改革、創新的意識。辦公室工作人員是院系管理和教學指令的具體執行者，只有轉變觀念，將創新意識落實到日常管理工作中，才能科學地組織、協調、控制與監督院系工作，保證院系教學、科研工作的順利進行。

2.3 更新領導者的觀念是辦公室管理職能轉換的基礎

院系辦公室歸根結底是一個從屬于院系領導集體的輔助性與服務性的管理機構，領導者的管理理念在很大程度上決定著院系辦公室的工作狀況。在具體的管理活動中，應該使領導者樹立以人為本的管理理念，唯有如此，才能不斷提高管理水平和工作效率。要樹立以人為本的管理理念，必須著重在工作中強化四種觀念:

第一，民主觀念。在辦公室各種管理工作中，一要將工作人員放到應有的主體地位，不僅尊重人、理解人，還要做到依靠人、滿足人、發展人，努力營造平等、民主的人際氛圍。二要充分發揮工作人員在管理中的積極性、創造性和主動性，凝聚全體工作人員的智慧，為實現管理真正的民主化、科學化奠定基礎。

第二，法治觀念。必須認真學習和掌握黨和國家的方針、政策，特別是教育政策、法規，隨時了解掌握上級文件中的新政策，立法機關出臺的新法規，并把黨和國家的法律、法規以及學校的規章制度作為管理辦公室的依據，不斷規范和完善管理工作的各項制度，對辦公室各項事務進行依法管理，規范管理行為。

第三，創新觀念。辦公室管理必須注重工作人員創新觀念的形成，通過以人為本的管理，啟發和激發人的積極性、主動性和創造性。一要在辦公室管理工作的各個環節注意培養和強化工作人員的創新意識，引導他們探索管理科學化的興趣，積極鼓勵他們不斷創新工作機制、方式和方法;二要努力為工作人員充分發揮其個性和創造力提供平臺，盡量減少對管理創新活動的干預，提倡人性化管理。

2.4 制度建設是辦公室管理職能轉換的關鍵

制度是一個機構的規章、規則、人員的組合編排方式、機構或組織的運行方式的綜合。院系辦公室的職能要充分發揮，離開了有效的、合理的制度是難以實現的。筆者認為，根據當前的社會機制與教育發展狀況，我們應該加強以下幾方面的制度建設。

首先，引入競爭與合作機制，通過上崗競爭選擇人才，通過合作和諧管理。其次，通過改革分配制度激勵人才。形成“收入能高能低，崗位能上能下，有功必獎，有錯必罰”的激勵機制和約束機制。定期對職工的工作業績進行審核和評分，以體現公平、公正、公開的競爭原則，讓職工有機會通過不斷提高業績水平而獲得加薪。第三，建立教育培訓制度，提高職工素質。要讓每個工作人員盡可能多的接受各種管理的教育培訓，培訓內容依據每個人的具體情況而定，使職工在技術、知識和能力上不斷提高。

2.5 硬件建設是辦公室管理職能轉換的保障

院系辦公室的硬件要努力達到這樣的水平:首先，隨著計算機技術和軟件科學的發展，院系辦公室管理可以采用辦公專用軟件，如數據庫管理系統、文字處理軟件、電子數據表格軟件、通訊及網絡軟件等等，逐步實現向依托計算機網絡和電子數據的無紙化辦公的根本性轉變，實現辦公室工作事務的信息化、自動化、系統化、網絡化。其次，管理實現網絡化，利用校園局域網，可以查閱、接收學校內部各行政部門以及校外的相關部門的通知、文件材料、信息資料等，并將這些通知及時通過網絡轉發給有關領導和師生。這樣，人力、物力的消耗將會大大降低，而且效率得到提高。

3 結論

總之，在高校院(系)辦公室管理中，必須堅持“以人為本”，必須轉變那種“以管人為中心”的管理方式，代之以“以人為中心”的管理，尊重教職員工的人格、工作和學習，關心每一位教職員工的情感、存在和價值。全心全意為人民服務是我們黨的根本宗旨，我們黨的一切奮斗和工作都是為了造福人民。只有這種以人的發展為根本，為人的發展服務的學校管理才能真正達到“管是為了不管”的最高境界，才能最大限度地調動廣大教職員工工作和學習的積極性、主動性和創造性，更好地促進學校良好的教風、學風的形成和鞏固，從而達到為經濟建設和社會發展提供有力的人才支持、智力支撐和知識貢獻，努力建設高水平、有特色的地方綜合性大學辦校目的。

參考文獻

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