如何用Excel開發MIS(管理信息系統)

摘要管理信息系統(MIS)的開發研制目前常用的有dBaseX、Foxbase或Foxpro等。但是在Excel軟件中也有一個

非常實用的功能，就是開發MIS。一般來說，一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出、界面設計、代碼設計和數據保護六大組成部分。因為Excel是Windows環境下的一種電子表格軟件，豐常簡單易用，所以處理起來也會游刃有余。并且Excel具有圖表、電子數據表和數據庫的功能，也就是具有極強的分析性能，且報表制作工具和統計圖表功能都很強大。下面我就來介紹一下用Excel開發MIS的方法。感受到其強大的功能和方便性。

關鍵詞Excel開發管理信息系統信息輸入

中圖分類號:TP3文獻標識碼:A

1 信息輸入

最常用的信息輸入方法有三種:(1)在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數據;(2)采用輸入框(InputBox)輸入少量數據;(3)設計對話窗體，在其上可加入標簽框、文本框、列表框、分組框等，然后設計其對象格式(如屬性、保護、控制項、對齊、字體和圖案等)。當然Excel的強大文件轉換功能，也可將Txt文件、dBase、Lotus1-2-3文件、QuattroPro文件、MSWork文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉換為Excel工作簿文件，也為數據的共享、快速錄入及轉換提供了很大的方便。

2 信息處理

按行業的不同，信息處理的要求有較大的差別，常用的信息處理包括數據的修改、查詢、檢索、排序和統計匯總。在dBase中，這些工作一般需要編程設計，而在Excel中，幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端\"數據\"菜單中的各項功能:“記錄單”選項提供了數據庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法;“排序”選項提供了數據庫記錄同時按三個字段的排序方法，可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進行排序;“篩選”選項提供了隱藏除符合指定條件外的所有數據的方法，為數據庫同類記錄的查詢和重點顯示提供了方便;“分類匯總”選項提供了同類數據的匯總及統計方法;“數據透視表”選項可以迅速使一個復雜的表格變得容易閱讀和理解，它可以方便地概括出感興趣的字段，從不同的角度“透視”出求和值、計數值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標準偏差、總體標準偏差、變異值、總體變異值。

表格設計是MIS的重點和難點之一，然而在Excel中，表格設計卻易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一個三維電子表格，一個工作簿由若干個工作表構成，每個工作表本身就是一張表格，它最多可達16384行256列，足以滿足表格設計的需要。表格中每一行的高度和每一列的寬度均可隨意調節，多余的行和列可以隱藏起來，表格中的每個單元格可有不同的字體、字號、邊框線、前景色、數據格式、對齊方式和保護方式，在每個單元格中還可插入不同的文字附注和聲音附注。此外，在每個工作表中可任意繪制直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭。

各種窗體控件(Controls)，并且還可插入其他Windows應用程序的圖片和對象，支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設計各種復雜的表格提供了極大的方便。

統計圖表是各類MIS的特色之一，能否設計出美觀易懂的圖表從一個方面反映了MIS生命力的強弱。Excel的作圖能力特別強大，操作使用方便，它可從工作表中靈活地提取所需的數據，快速生成二維或三維的條形圖、柱形圖、餅圖、環形圖、散列圖、曲面圖、雷達圖等。

3 信息輸出

Excel具有所見即所得的功能，凡是在工作表上能顯示出來的內容(文字、數據、圖形、圖表)均可打印出來，超寬表格可以自動分頁打印;其打印選項十分豐富，完全不需要自己編寫另外的打印驅動代碼。

4 在Excel中制作信息界面

在Excel中，MIS的界面既可采用對話窗體進行設計，也可在工作表上直接進行設計，窗體的各種控件可隨意放置在工作表上。在錄制或編寫了宏代碼后，還可根據自己的需要任意修改Excel的菜單、工具箱以及提示行顯示信息，而隱藏Excel本身的菜單系統，使MIS仿佛脫離了Excel處于單獨運行之中。

為了在進入Windows的同時就進入MIS界面，可在Windows的初始化文件WIN.INI中加入LOAD=C:\\Excel5\\Excel.EXE/E，在C:Excel5\\XLSTART子目錄中加入MIS的界面控制程序，這樣將在啟動Windows的同時直接進入Excel環境并啟動MIS的操作界面，而不顯示Excel的啟動封面;Auto-Open是含有特殊含義的子程序名稱，它可在打

開工作簿的同時運行Auto-Open中的語句。

5 代碼設計

一般簡單的MIS，不需要進行代碼設計，用Excel本身提供的各項功能就可滿足要求。例如在B1單元格輸入公式\"=AVERAGE(A1:A9)\"，就可直接求出從A1到A9中各單元數據的平均值。另外Excel還提供了豐富的日期和時間函數、財務分析函數、統計分析函數和假設分析函數功能。

對于比較復雜的MIS，則必須使用Excel的編程語言—VisualBasicforApplication(VBA，也就是Excel的“宏”)。VBA直接嵌入Excel的工作簿中，其語法規則非常類似于VisualBasic，比較容易掌握。VBA包含豐富的各種函(下轉第139頁)(上接第130頁)數、方法、對象、屬性和語句。理解并逐步掌握VBA中數量龐大的各類方法、對象和屬性是在Excel平臺上進行二次開發的關鍵技術。Excel的所有菜單操作均可通過VBA編程實現，此外VBA還可以實現Excel本身不具備的功能，如API函數的調用。利用Excel提供的\"錄制宏\"功能是初步學習VBA的簡捷方法。熟悉VBA之后，就可自己修改宏并編寫新的宏。

6 數據保護

MIS的數據保護能力是用戶和軟件開發人員共同關心的問題。用dBase開發的MIS，往往需要為設計數據庫的保密功能費盡心機。然而在Excel中，您不必編寫任何程序代碼就可達到數據保護的目的。Excel為用戶提供了多級保護手段，可以自行選擇是否保護每個單元格或每個控件，是否保護某個工作表，是否保護每個工作簿，是否需要輸入打開工作簿的口令。一般而言，打開工作簿的口令由用戶設定，其他保護功能由程序設計人員設定，一旦設置了保護功能，任何人(包括程序設計人員)在不知道口令的情況下均無法越權使用。

Excel內置的強大功能以及提供的二次開發平臺，為快速、簡便地開發出具有專業水平的MIS提供了高效的手段。