創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理模式 為就業(yè)提供服務(wù)

摘要高校學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。為使學(xué)生檔案管理跟上時代步伐， 必須進一步改革學(xué)生檔案管理制度，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)人才、服務(wù)社會的作用。

關(guān)鍵詞學(xué)生檔案管理問題就業(yè)

中圖分類號:G647文獻標(biāo)識碼:A

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，高校大學(xué)生就業(yè)工作由包分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌鰧?dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的模式。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，仍然有著難以替代的作用。

1 高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

大學(xué)生檔案主要通過以下內(nèi)容為用人單位提供用人信息和依據(jù):思想狀況，包括鑒定、入黨材料;個人經(jīng)歷，指履歷、自傳性材料;學(xué)業(yè)狀況及水平，如各門功課的考試、考察成績，論文、科研成果，學(xué)歷學(xué)位授予情況;工作能力及身體素質(zhì)，如總結(jié)、鑒定及獎勵性材料。

2 高校學(xué)生檔案管理目前存在的主要問題

(1)高校學(xué)生檔案內(nèi)容不全，不能給用人單位反映大學(xué)生在校全貌。隨著教育體制的改革，高校在專業(yè)課程設(shè)置、教師配備、學(xué)生的素質(zhì)教育等方面都做了調(diào)整，有的還進行了大膽的嘗試。與之相適應(yīng)，也出現(xiàn)了一些新的檔案材料。如大學(xué)生英語四、六級證書，計算機等級證書，大學(xué)生能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料等等。然而，不足的是高校學(xué)生檔案的歸檔范圍仍舊是長年不變的老面孔，高校招生錄取材料，既不能涵蓋學(xué)生素質(zhì)全貌，也不能滿足用人單位對畢業(yè)生的考察要求，更將當(dāng)代大學(xué)生最富有時代精神風(fēng)貌的精華部分棄之一邊，使不少大學(xué)生就業(yè)錯失良機，實在令人惋惜。

(2)高校學(xué)生檔案利用滯后，不能為大學(xué)生就業(yè)及時提供依據(jù)。近年來，高校畢業(yè)生就業(yè)已從計劃經(jīng)濟體制下的統(tǒng)包統(tǒng)配模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生與用人單位“雙向選擇”進而“自主擇業(yè)”的就業(yè)機制。在大學(xué)畢業(yè)生與用人單位雙向選擇的活動過程中，檔案材料利用的滯后性已顯示不出它的生命力，于是充當(dāng)媒介與介紹證明作用的大學(xué)畢業(yè)生檔案替代濃縮本——《畢業(yè)生推薦表》就成了用人單位“要”與“不要”畢業(yè)生的重要依據(jù)。由于受舊的歸檔范圍的局限及《推薦表》篇幅的局限。這張《推薦表》囊括的項目仍不盡人意。于是，我們在人才市場上看到，越來越多的大學(xué)畢業(yè)生們在激烈的人才競爭中，學(xué)會了“包 裝”自己，多種多樣的“自薦信”、“自薦材料”層出不窮，只要能證明自己優(yōu)勢的都不遺余力地裝幀成冊，極力向用人單位展示自己全方位的形象。不能否認(rèn)，大學(xué)畢業(yè)生自我“推銷”的方略既是他們的智慧能力所在，也是對我們高校學(xué)生檔案管理工作及運作方式的挑戰(zhàn)。

(3)高校學(xué)生檔案中的造假現(xiàn)象，嚴(yán)重干擾了大學(xué)生就業(yè)中的公平競爭機制。當(dāng)今的人才市場是一個強勁的買方市場，高校畢業(yè)生就業(yè)形勢十分嚴(yán)峻。有的畢業(yè)生為在激烈的競爭中取勝，不惜采取涂改成績、開具假證明等不正當(dāng)手段以擊敗對手;也有個別高校為使自己學(xué)校的畢業(yè)生能順利就業(yè)，竊取 “生源素質(zhì)好，就業(yè)率高”的社會效應(yīng)與名聲，普遍提高畢業(yè)生成績分?jǐn)?shù)、擴大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎比例、降低考評標(biāo)準(zhǔn)、撤銷學(xué)生處分材料、以次充好，以獲得短期效應(yīng)。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，也給在校學(xué)生帶來了消極影響。在現(xiàn)實生活中，由于《推薦表》與檔案事實不符，使畢業(yè)生在報到后被辭退的現(xiàn)象屢見不鮮。即便那些造假成功，順利就業(yè)的畢業(yè)生，因其素質(zhì)低下、基本功不扎實，持續(xù)發(fā)展的后勁不足，加之僥幸心理難以自察，最終難免被“大浪淘沙”。

(4)高校學(xué)生檔案管理方式落后，影響了大學(xué)生就業(yè)。近年來，不少用人單位陸續(xù)走進高校，舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常由高校就業(yè)主管部門牽頭，先介紹畢業(yè)生情況，而后由用人單位看檔案材料，再確定面洽人選。因此，我們的媒介是否能提供詳實、全面的學(xué)生檔案就顯得至關(guān)重要。由于不少高校仍沿襲舊的運作方式，學(xué)生進校后其檔案不建檔就束之高閣，在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系辦公室乃至個人手中，畢業(yè)生離校時再集中歸檔。這樣雜亂無序的管理難免出差錯。待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至?xí)r過境遷，回憶不出材料哪里去了。在關(guān)鍵時刻不能提供大學(xué)生檔案材料，嚴(yán)重影響了畢業(yè)生就業(yè)。再加上高校學(xué)生檔案材料遞增量大、存放時間短、流動快、就業(yè)趨向廣、投寄單位多等特點，現(xiàn)有的管理方式和手段與現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展相比，已經(jīng)越來越不適應(yīng)。

3 創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理模式，適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)

(1)完善畢業(yè)生檔案信息的收集。畢業(yè)生檔案材料的收集歸檔，除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該著重收集反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識水平等方面的材料。作為學(xué)生檔案信息的管理部門，必須和教學(xué)管理、學(xué)籍管理等部門建立聯(lián)系，及時向有關(guān)部門收集新形成的學(xué)生人事檔案材料。學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)全面掌握形成學(xué)生人事檔案材料的程序，積極主動地去收集全面完整的檔案材料，與相關(guān)處(室)進行溝通，宣傳檔案材料的特點和要求，確保學(xué)生檔案材料規(guī)范優(yōu)質(zhì)。

(2)加強對高校學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化，是大學(xué)生檔案管理的緊迫任務(wù)，這對大學(xué)生培養(yǎng)，對提高教育教學(xué)質(zhì)量，對提高大學(xué)生管理工作的效率，都能起到推動作用。加強高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，科學(xué)系統(tǒng)地分析研究和利用學(xué)生檔案資源，可以更好地發(fā)揮檔案的作用，為用人單位提供最快捷、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，為解決學(xué)校“ 出口”難問題提供更準(zhǔn)確的資料。為此，首先要重視基礎(chǔ)工作，抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補充等工作，保證數(shù)據(jù)的真實完整。同時注意電子檔案與原始檔案要相互結(jié)合，互相補充。

(3)確保高校學(xué)生檔案的真實性。在一個法制健全的社會中，誠信是一種無形資產(chǎn)，誠信是臉面，更是脊梁。大學(xué)生檔案是靠當(dāng)事人自己的言行建立起來的，其中有些檔案材料學(xué)生本人必須實事求是提供，使其更具真實性，更具說服力。一份完整的學(xué)生檔案不單純是學(xué)生受教育的情況，還應(yīng)包括學(xué)生個人的信貸消費、有無犯罪記錄和參加社會公益活動的記錄等內(nèi)容，是對學(xué)生成長歷程真實完整的記錄。原始的學(xué)生檔案材料是具有法律效力的，可以為當(dāng)事人出具合法的第三方證明。為維護高等學(xué)校及其畢業(yè)生合法權(quán)利，打擊不法分子偽造和買賣學(xué)歷證書的行徑，應(yīng)根據(jù)教育部《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，將普通高校、成人高等教育和高等教育自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑和畢業(yè)生照片、身份證號碼一同注冊上網(wǎng)，進入全國高等教育學(xué)歷證書電子檔案數(shù)據(jù)庫，用人單位只需將學(xué)生電子注冊號輸入，就可在網(wǎng)上查實，既方便快捷，更可以從根本上治理假文憑市場。

(4)研發(fā)和使用畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫及管理系統(tǒng)，適應(yīng)大學(xué)生就業(yè)。隨著數(shù)字校園的建設(shè)和現(xiàn)代管理手段在高校部門間的大量使用，作為學(xué)校公共信息服務(wù)體系之一的檔案部門，應(yīng)該從原來單一的檔案室發(fā)展成為綜合性的檔案管理部門。特別是在學(xué)生檔案信息的收集、傳播和使用方面，結(jié)合高校自身的辦學(xué)特色，依靠計算機專業(yè)人員，研發(fā)軟、硬件環(huán)境較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)從學(xué)生的學(xué)籍管理、社會實踐、就業(yè)意向、特長愛好等信息方面進行科學(xué)建檔，并建立與之相配套的檢索工具和管理系統(tǒng)。在特定的權(quán)限范圍內(nèi)，還應(yīng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的溝通和使用，更便捷、更有效地服務(wù)于畢業(yè)生，服務(wù)于社會，促進高校畢業(yè)生就業(yè)率的提高。同時也能使學(xué)校的檔案體系為學(xué)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供科學(xué)的、規(guī)范的、全方位服務(wù)的管理體系。

綜上所述，畢業(yè)生檔案為畢業(yè)生就業(yè)工作提供服務(wù)，是當(dāng)前高校檔案建設(shè)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的一項新任務(wù)，必須對其有一個明確的認(rèn)識。