如何做好高校檔案管理工作

摘要：高校檔案管理工作是高校管理工作的重要內(nèi)容之一，切實(shí)加強(qiáng)高校檔案管理工作，對提高高校檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，有著重要的意義。我國高校在檔隸管理規(guī)范化方面雖然取得了顯著成績，但也面臨著許多急需解決的困難和問題。本文對此進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理工作問題對策

一、加強(qiáng)高校檔案管理工作的重要性

檔案是人類社會各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類文明發(fā)展的重要見證，是社會的寶貴財(cái)富和人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的重要工作，也是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性和服務(wù)性較強(qiáng)的工作。高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。高校檔案直接記錄了高等院校的發(fā)展歷程，不僅包括學(xué)校科學(xué)研究、教學(xué)評價(jià)、教師晉升、教代會、學(xué)代會、畢業(yè)生報(bào)考第二學(xué)歷、補(bǔ)辦畢業(yè)證書等教學(xué)活動(dòng)的信息和資料．還記載著全校師生的德、能、勤、績的表現(xiàn)，它全面客觀地反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)和真實(shí)情況。這些都對全面貫徹黨的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平具有重要的參考價(jià)值。可見，檔案管理是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分。

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。”隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷深人．知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面做好檔案管理工作，不僅是新形勢下高校發(fā)展的客觀要求，而且是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是高校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

高校檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中的重要組成部分．是學(xué)校全體師生員工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也越來越受到重視與關(guān)注，高校檔案管理工作取得了長足的發(fā)展。但由于種種原因，檔案管理工作在高校人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用往往被忽視，沒有得到應(yīng)有的重視和加強(qiáng)。

三、高校檔案管理工作中存在的問題

1 對高校檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足。

目前一些高校領(lǐng)導(dǎo)對新形勢下的檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識和了解，檔案管理意識不強(qiáng)，認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，因而忽視了檔案管理工作，對高校檔案管理投入的財(cái)力、物力、人力均不到位。部分高校檔案部門的設(shè)施相對滯后，庫房、辦公、閱覽室也未實(shí)現(xiàn)分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán)重影響了檔案管理保護(hù)及服務(wù)工作的正常開展。同時(shí)由于檔案部門待遇低，留不住人才，吸引不了人才，導(dǎo)致檔案人員素質(zhì)偏低。

2 館藏檔案門類不全，利用受到限制。

目前不少學(xué)校檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、教學(xué)、財(cái)會類檔案居多，其它檔案門類不全，數(shù)量有限．例如照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案更是寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

3 服務(wù)功能差，利用率低。

檔案的利用是為了更好地發(fā)揮檔案的原始價(jià)值和社會價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)、為社會服務(wù)，但現(xiàn)在不少檔案人員滿足于“你用我調(diào)”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，同時(shí)由于互聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索查閱等還不太成熟，查閱資料手工檢索繁瑣、服務(wù)設(shè)施不完善、閱覽環(huán)境雜亂等一系列問題，文件和文字信息不能做到交流和共享，高校檔案管理不能很好地達(dá)到高效服務(wù)的目的。

4 高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。

主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

(1)檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，自身技術(shù)落后。

當(dāng)前高校檔案管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)不盡如人意，專職檔案人員大多是半路出家，具備高級職稱的人員非常少。大多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識的理論功底，更缺乏從事學(xué)術(shù)研究、史料研究的基本能力。另外，檔案人員由于自身知識、技術(shù)和管理水平有限，也無法勝任知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理，以致在檔案管理過程中存在收集材料時(shí)玉石不分、材料殘缺不全、收集和歸檔不及時(shí)、歸檔材料有頭無尾、存在破損、字跡不清等現(xiàn)象。

(2)思想觀念僵化，開拓創(chuàng)新意識不足，檔案意識薄弱。

長期以來，檔案管理存在因循守舊、管理手段落后和服務(wù)效率低下等問題。首先，高校檔案部門仍未走出封閉狀態(tài)。工作方式基本上是接收移交的檔案整理上架、存儲入庫、調(diào)卷等幾步曲，提供利用的方式單一，一本案卷目錄就是檢索目錄。其次，高校檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，談不上真正的檔案自動(dòng)化管理，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更是不近如人意，實(shí)用性較差。

四、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

1 加大宣傳力度。強(qiáng)化檔案意識。

全國高等學(xué)校應(yīng)該以學(xué)習(xí)和宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》為契機(jī)，努力改變高校檔案工作中存在的被動(dòng)局面。

首先，明確高校主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理的一級責(zé)任人，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，不斷轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理的重要性，力求在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點(diǎn)扶持，為檔案管理工作營造良好的發(fā)展環(huán)境。

其次，利用一切可利用的方法加強(qiáng)檔案工作宣傳力度’．樹立并強(qiáng)化廣大師生員工的檔案意識。廣大師生員工是高校檔案的直接形成者，如果能使他們關(guān)心與參與檔案管理工作，自覺地收集材料及時(shí)歸檔，必能促成高校檔案工作的良性發(fā)展。

最后，要通過多種形式，加強(qiáng)對檔案人員的思想教育，幫助他們確定正確的擇業(yè)觀，使他們熱愛檔案工作，立志獻(xiàn)身于檔案事業(yè)。

2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。

建設(shè)數(shù)字化檔案館，要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄相(視頻)檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。

3 改進(jìn)管理手段，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及各種數(shù)據(jù)庫的具體應(yīng)用，高校檔案管理的工作必須向信息化建設(shè)的方向大踏步地邁進(jìn)，改變傳統(tǒng)落后的管理手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的載體，加快開展檔案管理信息數(shù)字化的開發(fā)建設(shè)，規(guī)范化管理，向檔案使用者提供準(zhǔn)確、方便、快捷的服務(wù)，更好地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。

4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)．提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案部門應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)。根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員．確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔，對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。應(yīng)該挑選政治上可靠、保密意識高、工作責(zé)任心強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任檔案管理員。同時(shí)注意配備具有一定計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人員參加檔案管理工作，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法、手段來推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。要落實(shí)有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優(yōu)秀的人才安心從事檔案管理工作。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持和鼓勵(lì)檔案管理員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和各種有關(guān)檔案方面的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高業(yè)務(wù)知識和技能。