論高校數字檔案館建設現狀與發展趨勢及對策研究

摘 要： 檔案信息的數字化為檔案有效保護、檔案信息資源共享開辟了一條新的途徑。我們不僅要積極地推進檔案數字化工作的開展，還要應對檔案數字化建設中出現的新的問題給我們帶來的挑戰，創新管理和服務理念，促進數字檔案館建設的健康發展。

關鍵詞： 高校數字檔案館建設 現狀 發展趨勢 對策研究

高校檔案工作電子信息技術的發展，信息高速公路的開通，電子檔案的與日俱增，使得檔案信息的管理工作已經明顯落后于信息時代的要求。面對挑戰，搞好數字化檔案館建設才能與時俱進，跟上時代前進的步伐。

一、目前數字化檔案館建設的現狀

1.數字檔案館的含義

數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”。該含義重點突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質，強調了在數字檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。因此，數字檔案館不是一種物理存在的實體，而是利用網絡技術將分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以連接，以供及時利用，實現檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。從這一意義上看，數字檔案館不是一種具體的檔案館形態，而是一種無形的信息組織與利用環境。

2.從數字檔案館的特點看建設現狀

數字檔案館的主要特點：存在方式、運行方式、功能定位。在存在方式上，數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”，這一特點主要突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質。在運行方式上，數字檔案館的運行方式是存取檔案信息的網絡化，數字檔案館存取的是各種檔案機構提供的數字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機構是數字檔案館環境得以存在的基礎，數字檔案館環境下對檔案信息的利用側重追求的不是單機狀態下或獨立狀態下對某一檔案館收藏的數字化檔案信息的利用，而是對分布在個館或不同數據服務器上的數字化檔案信息的組織和利用。目前高校數字檔案館建設還存在一些問題：現行實體檔案館網絡化基礎設施的構建與完善；檔案信息資源共享中的相關協調等。在功能定位上，一般檔案館與數字檔案館在各自的運行管理中應存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應成為開發利用檔案信息資源的中心，而且應該是一個檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定將來電子檔案完全代替紙質檔案，但隨著相關技術問題的解決與管理方法的成熟與穩定，電子檔案的信息積累與信息憑證功能將會逐漸顯現。從這一意義上看，為了有效發揮現行實體型檔案館的信息積累、信息記憶作用和電子檔案信息的憑證功能，目前高校檔案館在檔案信息資源建設中應定位于基于“擁有”型功能的檔案館。而數字檔案館則因其主要對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋聯結這一特色，在功能定位上以“存取”為中心。目前高校數字檔案館建設是以實體型檔案館為依存，對檔案信息資源的“擁有”產生積極的作用，如：保證電子檔案信息的真實性和可靠性，為數字檔案館環境中的檔案信息“存取”服務提供數字化檔案信息資源保證；這不僅可以明確檔案信息資源公布權、處分權、獲益權等基本權利的歸屬，還可以維護我國檔案信息資源開發利用的良好秩序。

3.目前高校數字檔案館建設中存在的主要問題

（1）檔案信息化資源相對分散。

隨著高校信息化的不斷發展，學校辦公自動化系統的開發，大量的電子公文隨之產生，這些都需要新型的檔案管理系統及時、準確、有效地接收。而很多高校檔案館的檔案管理系統無法融入到學校的整體自動化系統中，導致各部門越來越多的電子文件資源分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。

（2）高校檔案信息化中的法律問題。

對于高校檔案部門而言，隨著相關信息資源管理部門對于知識產權保護的日益重視，如何協調因向公眾提供其開發的信息資源與維護當事人的合法權益之間的矛盾在具體操作中還存在諸多問題。

（3）高校檔案部門檔案上網帶來的保密問題。

檔案信息中凡涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密、個人隱私和其他法律規定不得公開的信息都屬于保密范圍，在檔案信息化過程中，存在信息被竊取、服務器被黑客攻擊等諸多泄密的環節。

（4）電子文件真實性以及長期保存的問題。

由于電子文件存在易復制、易篡改的特點，在實際工作中我們還得依靠傳統紙質文件作為憑證使用，雖然國家發布了《電子文件簽名法》，但是應用到實際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統更新換代帶來的數據丟失問題將愈發嚴重。

二、高校數字檔案館的發展趨勢及對策研究

1.發展趨勢

高校數字檔案館建設的最終目的是實現檔案資源共享。在我國數字檔案館建設早期，檔案界在對數字檔案館概念界定和功能分析中，對其無障礙的跨庫資源共享的強大功能寄予了厚望，如何嘉蓀教授認為：“數字檔案館不僅僅是館藏得到數字化以及管理工作實現了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質上是一個通過計算機互聯網網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統。”①與何嘉蓀教授的觀點類似，馮惠玲教授認為：“數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。”②何嘉蓀和馮惠玲教授對于數字檔案館的認識在中國具有典型代表性，即認為數字檔案館是一個功能強大的超大的分布式檔案信息系統或知識信息中心，最終目的是實現檔案資源共享。

2.對策研究

從關于數字檔案館概念的定義來看，我國絕大多數檔案學學者傾向于將數字檔案館界定為一種“信息系統”或“信息空間”，這實質上是將所有類型的檔案信息囊括其中的基于數字化存儲和網絡化存取的信息空間。這種認識基本把握了數字檔案館的本質，同時也反映了人們對數字檔案館能夠最廣泛、最大限度地實現檔案信息資源共享的美好愿望。

但現實高校數字檔案館的建設中還存在著許多問題：所需的技術條件、經濟條件和法律制度在我國還比較欠缺，有待完善。首先，在技術條件方面，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，包括數字檔案信息生成技術、數字檔案標引技術、數據壓縮及海量數據存儲技術、數據挖掘技術、自動分類及智能檢索技術、數字檔案的安全保護技術，以及系統體系結構所涉及的中間技術等。其次，由于經濟技術條件的限制，社會信息化發展水平的制約，以及法規、標準的缺失或滯后，我國高校數字檔案館建設進展緩慢。為此，筆者認為應從以下幾個方面考慮。

（1）完善信息基礎設施建設。

檔案館的基礎設施建設是建設數字化檔案館的必要條件和有效平臺。根據數字檔案館的功能需要，其基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案數字加工設備、存儲設備等，如交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼照相、攝像機、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設備，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。

（2）解決檔案信息安全問題。

信息安全的現狀是：首先，檔案館建設缺乏必要的投資，無法防范病毒的攻擊。高校檔案部門經費不足，很難爭取到必需的安全投資，甚至只能使用單機版殺毒軟件來應付，而這樣的軟件對于利用網絡漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，計算機一旦中毒就只能全部斷網逐臺查殺，嚴重影響了業務的正常運行。其次，安全設備沒有得到應有的維護。對于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護相當重要，由于缺乏有經驗的網絡管理人員，設備的日常維護得不到應有的重視。如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或者網絡安全設備自身存在漏洞，就會給整個安全帶來隱患。再次，員工行為不規范導致病毒侵襲。由于缺少相應的安全制度，員工缺乏敬業精神，經常從網上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網站，這些都給網絡整體安全帶來了隱患。因此，我們必須把安全防范意識放在檔案信息化建設的首位，建立完善的信息安全機制，發揮信息數據的真實性、完整性、機密性、對立性，以及網絡、數據庫、操作系統和應用系統的安全性、穩定性、可靠性。為此筆者認為，一要尋找、研發電子檔案壽命長的載體；二要盡快制定網絡安全法、國家信息安全法，從制度上保證網絡信息的安全；三要針對檔案的真實性，建立安全保密系統，建立可靠的備份制度，對不同的用戶提供不同的等級、不同的程度的信息查詢、閱讀服務，并設置帳號及權限；四要采用元數據系統；五要在當前采用傳統檔案與現代電子檔案有機結合的方法，保證檔案的真實性。

（3）信息資源體系整合。

高等院校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，這些數據涉及教學、科研、行政、財務、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。

首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息，這些數據信息應包括各部門的信息系統、網站、數據庫、照片、視頻、電子文檔等。信息系統，比如學校機關的OA系統、學生處的學籍管理系統、科研處的科研成果管理系統、財務處的財務報表系統、教務處的成績管理系統，產生的數據都將直接成為數字檔案。通過前端控制和全程管理，我們對其產生、使用、失效等過程進行有效的管理，發揮工作上的主動性和前瞻性。隨著校園網建設的不斷深入，很多院系、機關都建立了自己的網站，各部門的信息都通過網站進行發布，這些信息不存在紙質版本，所以應該要求各部門每次網站更新時，應將舊網站進行歸檔或者有選擇地采集網站信息。對于各部門使用辦公軟件、媒體編輯工具產生的非結構化文件，我們也應該要求各部門定期通過網絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。

其次，優化館藏檔案目錄。館藏檔案數字化活動的成功，關鍵在于數字化后檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質檔案、膠片、磁帶等數據，應該有選擇、分步驟地實行數字化，先要做好選題工作。數字化的對象首先應該是館藏優質資源，比如學籍卡片、科研成果、名人檔案、歷史視頻等數據，對這些數據必須在數字化正式開始前做好手工整理，保證其完整性、連續性，否則將對以后的檢索帶來很大的麻煩。這些工作應在綜合業務系統中得到集中的考慮，通過建立數據庫和內容管理系統來實現。

再次，建立檔案信息網絡。通過分析調查，確定好了信息源，我們就應該構建一個覆蓋全校的檔案信息網絡，每年定期從各個部門接收事先指定的信息資源（包括傳統文件和數字文件），這樣檔案館才有可持續發展的動力。

（4）構建多媒體檔案信息數據庫。

高校檔案部門可利用高校網絡發展的優勢，走在網絡開發檔案信息的前沿，及時制定規劃和計劃，在信息服務方面率先搶占平臺，盡快形成高校檔案信息網絡。

首先通過網絡接收學校新聞及部分專題節目；其次與本校現代教育技術中心合作，將大量反映學校建校、教學、科研以及社會服務等各個方面的聲像資料刻錄成光盤，形成一定數量的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒體檔案信息進行刻錄，建立多媒體檔案信息數據庫；促進學校建立文檔的一體化，保證數字化文件形成的內容、背景等信息的完整性，避免丟失或破壞的現象發生。

（5）加強人才隊伍建設，優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。

人才隊伍建設是高校數字檔案館建設的關鍵。數字檔案館是一個集計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術等為一體的高新技術項目，需要一批具有檔案管理與服務、系統開發與維護、數據庫加工與分析人才、知識產權使用與保護、數字檔案經營與管理等方面的專業人才。所以要根據數字化檔案館建設的需要，培養和引進具有諸方面知識的復合型人才，建立一支與現代信息技術發展相適應的檔案人才隊伍，在競爭中取得主動性，使數字檔案館建設正常運行。

筆者認為，建設高校數字檔案館的最終目的是實現檔案信息的資源共享。因此，要優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。

數字檔案信息具有信息資源的海量存儲，跨時間、地域的無縫傳遞，自動化的管理和查詢，網絡間的資源共享等許多優勢。數字檔案信息的管理和利用模式與傳統檔案管理相比是根本性的變革，主要以構建檔案部門網站作為信息利用和服務的平臺。通過檔案網站，用戶可以訪問檔案信息數字庫，方便、快捷地進行在線檢索、借閱和利用，獲取所需信息。可以說，只有在互聯網上向公眾提供數字化的檔案信息資源服務，才能真正實現檔案信息的資源共享。

雖然用戶需求與網站的應用效果不容易直觀測算，但還是可以通過一些直接或間接的統計與調查方法進行分析，如數據倉庫、web數據挖掘技術。這些技術是在網絡數據庫環境下出現的新的數據分析技術，可以利用網站大量的訪問數據去分析、發掘特定訪問者的訪問偏好。這些分析結果能夠幫助網站管理者了解用戶的實際需求，調整服務策略，優化站點結構，為用戶提供差異化、個性化的網站服務，從而使服務更具有針對性，增強數字檔案信息的實用性。另外，在檔案網絡信息服務上，要打破館際界限，實現各級檔案網站之間的互聯互通和資源共享，這樣既能夠有效利用各館的檔案資源，避免重復建設，又可以盡可能地滿足用戶的需求，發揮檔案信息的最大效用。

檔案信息的數字化為檔案有效保護、檔案信息資源共享開辟了一條新的途徑。我們不僅要積極地推進檔案數字化工作的開展，還要應對檔案數字化建設中出現的新的問題給我們帶來的挑戰，樹立管理和服務新理念，促進檔案數字化建設健康、有序、高效地運轉。

注釋：

①見2007年第五期《檔案學通訊》。

②見2008年第二期《檔案學通訊》。