當前高校學生檔案工作存在問題與對策

摘 要： 本文在闡述當前高校學生檔案的重要性及其管理基本依據的基礎上，分析了當前高校學生檔案工作中存在的問題，即“建檔標準不一、管理制度不健全、思想重視不夠、管理手段落后、開發利用不足、寄檔回執不齊”，并從“制度建設、人員配備、教育培訓、方法途徑、分類總結利用”等方面，對存在問題的解決對策進行了探討。

關鍵詞： 高校學生檔案工作 存在問題 對策

學生檔案是指學校在培養學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生個人的基本經歷、德才能績、學習和工作表現、家庭基本信息的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案主要包括：學生的高中檔案、高考報考資料、高校入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記

錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。

1. 高校學生檔案的重要性

學生檔案不僅對教育和培養、管理與服務在校學生有著重要作用，而且對學生能否順利就業，甚至對學生畢業后的長遠發展也關系重大。學生檔案既是個人人事檔案的重要基礎，又是個人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學生檔案是學生基本情況的記載和在校綜合表現的證明。學生檔案既是學生基本情況的記載，又是學生在校表現的證明，對于核查新生入學資格與確認獲取學籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學生個人歷史的有效窗口，又是加強學生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學生檔案是用人單位可信的依據與日后人事檔案的基礎。由于學生檔案材料真實地記載著學生的成長歷史、思想表現、個人素質、實踐能力、學業成績及家庭背景、社會關系等，因此，學生檔案是用人單位選擇畢業生或高校選拔新生的可信依據與重要參考，是學生就業后人事檔案的基礎材料，同時也是學校未來校友檔案的基礎信息。

2. 學生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標準不一，差異明顯。教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規定》（［84］教中字002號）明確了高中學生檔案材料的內容與構成，但各地依此規定而設立的建檔要求與標準卻差異明顯，有的建檔案標準系統全面、規范細致，有的卻簡單粗放。以致有的學生檔案內容全面、材料完整、填寫規范，有的學生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學生的高考電子檔案代替其中學紙質檔案。

2.2 部分人員不認真對待學生檔案。主要表現為制作檔案材料比較隨意，對學生的鑒定總結不全面、不完整，甚至只論學習不談其他，或只寫優點不寫缺點；甚至有的學生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認為學生學習成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認真；有的學生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認；不及時向有關高校寄送大學新生的檔案。

2.3 學生對檔案不重視或太敏感。主要表現為不論學生在中學還是在大學期間，都馬虎大意不認真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優點與成績，以致檔案記錄與現實表現出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學生在大學新生入學時不按時向學校提交檔案，畢業生就業后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學、不先進。主要表現為在日常工作中基本沒有應用電腦和掃描儀等現代電子設備進行管理，依然停留在傳統的手工記錄狀態；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統手工為主，缺乏通過計算機網絡管理系統進行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規范、不完善。主要表現為不少地方教育行政部門，對于學生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統性、嚴密性與科學性，以致更多的學校缺乏科學規范、系統全面的學生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學嚴謹的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴肅性和科學性的規章制度。

2.6 不重視對學生檔案的開發利用。學生檔案進到學校后，其日常利用主要表現在核查新生入學資格時審查其檔案材料，或者是當學生有突發事件或意外事故發生時或需對學生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強調的素質教育和更注重因材施教的高等教育發展趨勢不適應，更沒有發揮出學生檔案對于改進教育教學工作與管理服務工作的應有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執。主要表現為用人單位在收到畢業生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執寄回學校，或者是有寄回學校但沒有在寄檔回執上蓋公章或沒有經辦人簽名確認，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學生檔案后的一年內提供查詢服務，之后則根本無法追查。

3. 對存在問題的解決辦法

3.1 完善學生檔案制度。為確保學生檔案管理有據可依和有章可循，省(市)教育行政部門應根據教育部、國家檔案局的相關法規，結合組織人事部門的有關要求等，出臺省（市）關于各級各類學生檔案的管理規章。就學校內部而言，應根據學生檔案管理的基本依據與相關要求，及時制定本校學生檔案管理制度，明確細分各單位各部門及相關人員的具體職責，加強精細化管理，并注重管理過程的檔案建設，以保證能及時收齊學生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關人員的責任，并可以長久持續地查找學生檔案的去向。

3.2 及時恰當選配人員。相比于具備一定的專業、學歷、職稱與特長，實踐證明，學生檔案管理員的基本素質更強調具有高度的工作責任心和政治責任感，以及嚴謹持久的細心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴格履行學生檔案管理職責。不論學生檔案是在學生處或就業中心還是在二級院系管理，或者是在學校檔案館（室）統一管理等，都應按照學生檔案管理員的基本素質要求，配備專人負責，學生數在5000人以上的最好不要搞兼職負責制，而應實行專人專職負責制。

3.3 加強檔案教育培訓。一是對專職與兼職檔案管理員加強業務培訓，就高校內部而言，主要是對輔導員和班主任等學生工作人員和教務人員就學生檔案的作用意義、內容范疇、制作要求、注意事項等進行系統培訓，以強化其制作和管理學生檔案的責任心與科學性，確保其可以正確指導和制作合格的學生檔案；就外部而言，主要是對中學和中專教務主任與班主任加強學生檔案的相關培訓。二是對廣大學生加強檔案教育，不論是在中學階段還是在大學階段，都要盡早和反復教育學生正確認識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統。通過計算機網絡管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學生檔案信息和拓展學生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機軟件公司開發成熟和應用較普遍的學生檔案管理系統，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結合自身工作實際，組織專業人員編寫制作學生檔案電腦管理網絡系統，這樣做所需資金相對較少，但需專業人員加強后繼維護。

3.5 加強外部督查力度。學生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進行內部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強來自外單位專業的督查指導，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結合”的管理制度，推行確有困難的也應加強本單位其他相關部門對學生檔案管理的督查工作，通過加強督查以保質量促發展。

3.6 分類總結開發利用。通過全面查閱學生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮或農村、性格內向或外向、不同年齡與成長經歷等，分類統計和分析其基本情況，在進行教育教學和學生日常事務管理改革時，多考慮學生檔案的相關信息，以因材施教；并可結合建立學校未來校友的檔案數據庫，以加強對日后校友資源的開發利用。

3.7 強化轉遞回復機制。鑒于學生檔案作用的長久性，為確保可以及時和長久地查找到每份學生檔案的去向，應強化檔案轉遞回復機制。具體做法：一是要求機要郵局或郵寄公司在轉遞學生檔案后的一個月內，必須向學校提供一份用人單位簽收并蓋章確認的檔案回執單，否則不支付郵費；二是及時將學生檔案轉遞去向掛在學校網站相關網頁上，告知學生憑本人學號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數據庫。

4. 結語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質檔案相同的標準和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風險時刻存在，電子檔案要完全代替學生個人紙質檔案還需要一個漫長的進程，因此紙質檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發展的趨勢，可以預見在相當長的時期內，檔案工作包括學生檔案工作只會加強而不可能淡化。因此，加強和改進學生檔案工作依然任重而道遠。

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