ＨＩＳ系統(tǒng)下住院收入內(nèi)部控制的探討

【摘要】 鑒于醫(yī)院醫(yī)療費(fèi)用占醫(yī)院業(yè)務(wù)收入的比重較高，現(xiàn)金收入金額大且相對(duì)集中，收費(fèi)項(xiàng)目數(shù)量多，涉及部門廣泛。 如何按照內(nèi)部控制要求，各部門之間既相互分工、互相牽制，又互相協(xié)作配合，確保住院收入安全完整，是擺在管理者面前的一個(gè)重要課題。筆者結(jié)合多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就如何在HIS系統(tǒng)下完善醫(yī)院住院業(yè)務(wù)收入內(nèi)部控制制度、建立防護(hù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】 HIS系統(tǒng)；住院收入；內(nèi)部控制

近年來，HIS系統(tǒng)已在各類醫(yī)院得到廣泛應(yīng)用，為醫(yī)院控制醫(yī)療費(fèi)用發(fā)揮著越來越重要的作用，受到醫(yī)院管理人員的青睞。在HIS系統(tǒng)中，建立授權(quán)管理程序是醫(yī)院住院收入控制的基礎(chǔ)，完善住院收費(fèi)處內(nèi)部控制程序是住院收入控制的重點(diǎn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)和內(nèi)部審計(jì)部門的事后監(jiān)督則是收入控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)注意加強(qiáng)各種內(nèi)部控制措施之間的互相銜接，互相制約，形成全程、全方位立體防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，可以有效保障住院收入的安全完整。

一、HIS系統(tǒng)授權(quán)管理程序是住院收入控制的基礎(chǔ)

按照“不相容職務(wù)分離控制”要求，計(jì)算機(jī)中心負(fù)責(zé)建立、完善HIS系統(tǒng)權(quán)限管理子系統(tǒng)，各類人員的權(quán)限由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理，未經(jīng)授權(quán)任何人不得接觸該系統(tǒng)；收費(fèi)項(xiàng)目增減與價(jià)格調(diào)整、病區(qū)醫(yī)囑執(zhí)行、住院記賬與退費(fèi)、現(xiàn)金收款與統(tǒng)計(jì)報(bào)表等權(quán)限分別由不同科室、人員負(fù)責(zé)，不同類別人員的權(quán)限各不相同，從而形成不同部門和不同崗位之間的相互牽制；嚴(yán)格各類人員登錄、退出HIS系統(tǒng)的管理程序，操作人員離崗應(yīng)隨時(shí)退出程序，離職人員應(yīng)及時(shí)注銷其操作權(quán)限，防止不法人員利用他人登錄號(hào)進(jìn)行違規(guī)操作。

二、完善住院收費(fèi)處內(nèi)部控制是收入控制的重點(diǎn)

建立健全住院收費(fèi)處內(nèi)部控制制度是住院收費(fèi)管理的重點(diǎn)，需要把握好以下環(huán)節(jié)：

（一）嚴(yán)格現(xiàn)金收支管理

1.由專人負(fù)責(zé)現(xiàn)金收支。從現(xiàn)金的收入、結(jié)算退款，到解繳銀行均由專人管理，其他人員不得接觸現(xiàn)金，這樣既可以最大限度減少接觸現(xiàn)金人員范圍，又可明確現(xiàn)金的責(zé)任界限，防止多人經(jīng)手現(xiàn)金，責(zé)任不明現(xiàn)象。集中管理現(xiàn)金是住院收入管理安全有效的方法之一。

2.報(bào)表與現(xiàn)金崗位職責(zé)分開。將現(xiàn)金收支與日?qǐng)?bào)表崗位分離，可以起到互相制約作用，有效防止現(xiàn)金舞弊。

3.日清日結(jié)。收款員每天下班前將現(xiàn)金繳存銀行，現(xiàn)金繳款單與每日?qǐng)?bào)表逐日?qǐng)?bào)送財(cái)務(wù)部門審核。

4.定期輪崗制度。現(xiàn)金與報(bào)表崗位必須定期輪流，輪崗時(shí)要辦理全面交接手續(xù)，周轉(zhuǎn)金、票據(jù)、印章等一并交接。

(二)規(guī)范日常記賬行為

醫(yī)療收費(fèi)價(jià)格應(yīng)由醫(yī)院物價(jià)部門統(tǒng)一在HIS系統(tǒng)中設(shè)定，藥品價(jià)格則由藥劑部門按照政策核定，住院記賬人員只能按照HIS系統(tǒng)中的價(jià)格執(zhí)行醫(yī)囑、記賬，不得增減、更改或套用其他項(xiàng)目收費(fèi)，做到應(yīng)收盡收。

許多醫(yī)院將日常治療記賬收費(fèi)權(quán)限下放到病區(qū)，由醫(yī)護(hù)人員執(zhí)行醫(yī)囑時(shí)直接記賬收費(fèi)，因此住院記賬部門應(yīng)當(dāng)對(duì)病區(qū)收費(fèi)情況進(jìn)行復(fù)核。每天給患者打印“日清單”，讓患者參與監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)取得患者的信任。

(三)完善退費(fèi)內(nèi)部牽制制度。

完善記賬處與病區(qū)醫(yī)護(hù)人員、藥房和醫(yī)技科室之間相互牽制制度。已經(jīng)確認(rèn)的收費(fèi)項(xiàng)目，如發(fā)生一般的退費(fèi)，必須提供收費(fèi)的相關(guān)證明和書面憑證，詳細(xì)說明退費(fèi)原因、項(xiàng)目和金額，得到相關(guān)科室、人員的反向確認(rèn)方可辦理；對(duì)大額退費(fèi)則實(shí)行授權(quán)審批制度，規(guī)定各級(jí)人員審批退費(fèi)額度權(quán)限，超過限額的須經(jīng)上級(jí)人員審批，防止化整為零的分解退費(fèi)行為，這樣可有效堵塞漏洞，避免形形色色違規(guī)退費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生；醫(yī)院要建立減免、助困等授權(quán)審批制度，住院記賬處只能按照具備審批權(quán)限者批準(zhǔn)后的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大范圍或提高標(biāo)準(zhǔn)；在HIS系統(tǒng)中長期保存退費(fèi)、減免的操作日志以備審核。

（四）強(qiáng)化患者欠費(fèi)管理

公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)人道主義精神，把搶救患者的生命放在首位，但在現(xiàn)行醫(yī)院補(bǔ)償機(jī)制下，醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益必須依法得到維護(hù)。為防止惡意欠費(fèi)現(xiàn)象，在不影響病人正常治療的前提下，醫(yī)院應(yīng)在HIS系統(tǒng)中針對(duì)各類不同病人分別設(shè)置最高欠費(fèi)限額，如果超過限額，記賬人員應(yīng)及時(shí)通知病人繳費(fèi)，若未按時(shí)繳費(fèi)，則應(yīng)限制或暫停其記賬，臨床和醫(yī)技科室應(yīng)堅(jiān)持先記賬后治療、檢查的原則；對(duì)死亡病人，應(yīng)結(jié)算費(fèi)用后方可予以辦理相關(guān)手續(xù)，因?yàn)樗劳霾∪饲焚M(fèi)居醫(yī)院各類欠費(fèi)、逃費(fèi)中首位，而且一旦產(chǎn)生欠費(fèi)往往很難追回，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)損失；確實(shí)無法收回的欠費(fèi)，應(yīng)履行必要的審批程序后核銷；建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度，把欠費(fèi)納入經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)中，可增強(qiáng)相關(guān)科室的責(zé)任意識(shí)，促使大家共同努力控制欠費(fèi)。

（五）加強(qiáng)收費(fèi)人員職業(yè)道德教育和技能培訓(xùn)，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)背景調(diào)查

首先，嚴(yán)把收費(fèi)人員進(jìn)入關(guān)，對(duì)收費(fèi)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)背景調(diào)查。那些曾經(jīng)出現(xiàn)過經(jīng)濟(jì)問題、道德修養(yǎng)水平不高、個(gè)人或家庭面臨經(jīng)濟(jì)壓力的人員不適合從事收費(fèi)崗位工作，已在崗的應(yīng)及時(shí)調(diào)離，不能及時(shí)調(diào)整的則應(yīng)加強(qiáng)防范措施。其次，教育收費(fèi)人員樹立正確的價(jià)值觀和良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)自身“免疫力”，經(jīng)得起金錢的考驗(yàn)。第三，加強(qiáng)收費(fèi)人員崗位技能培訓(xùn)，提高服務(wù)技能和效率。

（六）堅(jiān)持住院收費(fèi)處內(nèi)部抽查制度

主要檢查住院收費(fèi)處內(nèi)部控制措施是否得到有效落實(shí)。可以組織互相檢查，也可以指派專人抽查。住院收費(fèi)處內(nèi)部的抽查是一種自律性的、日常性的檢查，是“事中”的監(jiān)督，可以及時(shí)、有效發(fā)現(xiàn)收入管理中存在的缺陷，是其他檢查所無法替代的，必須長期堅(jiān)持。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督是關(guān)鍵

財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專職的稽核人員以加強(qiáng)對(duì)住院收入的監(jiān)控，逐日審核住院現(xiàn)金收費(fèi)人員每天報(bào)送的現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表、預(yù)交金和收據(jù)的記賬聯(lián)、銀行繳款單，看報(bào)表數(shù)與銀行繳款單數(shù)是否一致；月末還應(yīng)與銀行對(duì)賬單核對(duì)，確保每一筆款項(xiàng)均已入醫(yī)院賬戶。如果憑證、手續(xù)不全，則應(yīng)退回記賬處補(bǔ)齊。

要加強(qiáng)票據(jù)領(lǐng)用存銷管理。收費(fèi)票據(jù)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)印制并設(shè)專人保管，住院收費(fèi)處領(lǐng)用，用后定期到財(cái)務(wù)部門銷號(hào)。財(cái)務(wù)部門要設(shè)立票據(jù)登記簿，并在HIS系統(tǒng)中設(shè)置票據(jù)的啟用、銷號(hào)功能，由票據(jù)管理人員負(fù)責(zé)控制。票據(jù)管理人員應(yīng)根據(jù)日?qǐng)?bào)表或收據(jù)存根聯(lián)銷號(hào)，發(fā)現(xiàn)跳號(hào)、斷號(hào)或聯(lián)次不齊的作廢票據(jù)要及時(shí)追查，防止空白收據(jù)流失或隱匿收入。

財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督一定要注意時(shí)效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

四、內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督是最后的防線

內(nèi)部審計(jì)部門是獨(dú)立于收費(fèi)和財(cái)務(wù)部門的科室，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督有著更強(qiáng)的獨(dú)立性，是住院收入控制中的最后、也是最重要的防線。

內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的重點(diǎn)是對(duì)住院收入內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)、實(shí)施的有效性進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，對(duì)收費(fèi)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，特別是不同環(huán)節(jié)之間的銜接點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，發(fā)現(xiàn)可能存在的控制缺陷，以進(jìn)一步改進(jìn)控制程序。

內(nèi)部審計(jì)部門要堅(jiān)持定期或不定期抽查住院收費(fèi)處現(xiàn)金管理。現(xiàn)場盤存現(xiàn)金，看實(shí)有現(xiàn)金是否與HIS系統(tǒng)報(bào)表數(shù)相符，有沒有白條充抵現(xiàn)金、挪用現(xiàn)金等現(xiàn)象。現(xiàn)金盤點(diǎn)要采取突擊抽查方式進(jìn)行，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)追查到銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)憑證和賬簿，確保現(xiàn)金流程安全性。

定期或不定期組織相關(guān)人員抽查病歷。結(jié)合住院費(fèi)用清單，必要時(shí)調(diào)閱原始收費(fèi)、記賬憑證進(jìn)行核查，醫(yī)技類收費(fèi)項(xiàng)目還應(yīng)與報(bào)告單核對(duì)。一查是否存在有醫(yī)囑無收費(fèi)記錄現(xiàn)象，防止少收、漏收費(fèi)用；二查是否存在無醫(yī)囑有收費(fèi)記錄情況，防止錯(cuò)收、多收現(xiàn)象；三查物價(jià)政策落實(shí)和其他違規(guī)收費(fèi)情況。抽查結(jié)果要反饋到相關(guān)部門、科室，并與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤。抽查病歷是一種綜合性的、“深度”監(jiān)督方法，雖然是“事后”監(jiān)督，但可以發(fā)現(xiàn)許多日常檢查中難以發(fā)現(xiàn)的深層次問題，能夠有效地堵塞住院收費(fèi)和其他管理中的漏洞。

以上內(nèi)部控制措施既互相銜接，又互相制約，事前、事中和事后控制相結(jié)合，形成全程、全方位立體防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，可以有效地防止住院收費(fèi)中舞弊現(xiàn)象發(fā)生，保障住院收入的安全完整。

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