緊扼采購環節實行戰略管理

【摘要】控制采購成本對企業經營目標的完成至關重要。對采購成本進行控制，必須建立完善的采購制度，做好采購成本控制的基礎性工作，同時要采取行之有效的降低采購成本的方法和手段，從戰略的高度加強對采購成本的控制。

【關鍵詞】淺論；企業；采購成本；控制

市場經濟時代，產品競爭十分激烈，產品價格不斷下滑，而物資采購價格卻居高不下，嚴重影響了企業盈利的增加。在這種情況下，企業要想生存、發展，除了努力開拓市場、擴大產品銷路之外。最主要的是要緊扼采購這一重要環節，把采購成本控制住。控制采購成本對企業經營目標的完成至關重要，采購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在產品成本的下降、利潤的增加，以及企業競爭力的增強。因此加強采購成本的管理與控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降，對企業提高經濟效益是非常重要的。汾西礦業租賃設備配件采購在過去的幾年里，創新模式，加強控制，實行戰略管理，配件成本差異率一直保持在-5％～－8％之間，而且大大降低了使用單位儲備資金占用，取得了良好的經濟效益。本文結合汾西礦業租賃設備配件采購的一些具體做法，論述如何對采購成本進行控制。

一、建立完善采購制度，做好采購成本控制的基礎性工作

采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道。因此，如果企業不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。物質采購中“暗箱操作”會給企業造成很大的損失，往往一個采購員得到1000元的回扣。企業就損失10萬元，甚至幾十萬元。所以企業必須花大力氣建立完整的物質采購監督保障體系。完善采購制度要注意以下幾個方面：

(一)必須建立嚴格的采購制度

建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動，提高效率，杜絕部門之間的責任推委，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物料的計劃，授權人的批準、物料采購的流程、相關部門(特別是財務部門)的責任和關系，各種材料采購的規定和方式，報價和價格審批，付款計劃等。比如：汾西礦業集團公司對租賃設備配件采購建立了一套完整的采購制度。下發了“汾西礦業集團公司租賃設備配件管理辦法”的通知、《配件超市管理標準》、《租賃設備配件管理辦法的補充管理標準》等文件；制定了《配件付款辦法》、《倉庫管理制度》、《合同管理制度》等制度。并且簽訂合同、付款實行領導會簽制，配件出入庫實行財務簽單、稽核制，合同實行法律顧問審核制。

(二)建立供應商檔案和準入制度

對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格地審核才能歸檔。企業的采購范圍必須在已歸檔的供應商中選擇，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。供應商必須經有關職能部門聯合考核后才能進入檔案。汾西礦業集團公司租賃設備配件建立了嚴格的供應商準八機制，供應商必須是主機生產商及其授權的代理商，且經過競標產生。另外，企業要制定嚴格的考核程序和指標，需要的話還應實地到供應商生產地進行考核，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商，從而避免中間商混水摸魚。

(三)建立價格檔案和價格評價體系

企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價應首先與計劃價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過計劃價格，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由企業有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的計劃價格進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次，如遇特殊情況，也可按需要進行。建立的材料標準采購價格。財務部門要嚴格把關執行，促使供應部門積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。這一點非常重要，現在許多企業的財務部門的監控作用沒有更好地發揮出來，使預算監督有名無實，財務部門應對供應部門進行嚴格的價格控制。

(四)建立采購人員的考核評價體系

企業對物質供應部門的考核應建立明確的采購質量、數量、價格考核指標體系，并實施“采購成本、采購質量”否決制，分評考核到每一個采購員，凡質量和采購成本沒有達到要求的，視情況按比例否決其工資。并對采購人員進行評價，制定《采購人員業務評價管理》和規定，建立采購人員業務檔案，采購員的每一筆業務執行情況都記入微機，編制成個人檔案，以備抽查考核。除按月考核采購物資質量、價格等指標外，還應由紀委監察部門與采購人員簽訂廉政責任書，規范采購人員的行為。實行采購人員末位管理，年終業績評價排名最后的采購人員要實行換崗。對不稱職或嚴重違紀、違法的采購人員實施調崗、下崗或開除以至追究法律責任，使企業采購業務人員的責任心得到明顯加強。

二、降低采購成本的方法和手段

(一)通過付款手段的選擇降低采購成本

如果企業資金充裕，或者銀行利率較低，可選擇現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對于大宗材料占用資金太多的，通過訂立協議。可采用延期付款、分期付款的方式來緩解資金緊張。也可降低材料成本。比如，開具銀行承兌匯票或商業承兌匯票，既能使客戶給企業價格折扣，又可緩解企業流動資金的不足。

(二)把握價格變動時機

價格經常會隨著季節、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規律，把握好采購時機。如有些原材料，煤炭企業用的木材，國家沒有頒布禁采條例以前，價格相對低廉。國家限制無限開采、實施有計劃采伐以來，市場木材價格便上漲了很多。如果采購部門能夠把握好時機和采購數量，會給企業帶來很大的經濟效益。

(三)以競爭招標的方式來牽制供應商

對于大宗物料采購，一個有效的方式是實行競爭招標，對于零星用的材料也可采用此種方法，那便是將一階段如一個季度或半年用的材料或辦公用品匯總起來，使其成為一個金額大的采購單位而實行競爭招標，這樣做往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料應多找幾個供應商，通過不同供應商的選擇和比較，使其互相牽制，從而使企業在談判中處于有利地位。汾西礦業集團公司租賃設備配件的采購推行競標方式，現已基本形成了一種產品至少有兩到三個供貨商的良好競爭格局。

(四)向制造商直接采購或結成同盟聯合訂購

向制造商直接定購，可以減少中間環節，降低采購成本，同時制造商的技術服務、售后服務會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可結成同盟聯合訂購，以克服單個廠家訂購數量小而得不到更多優惠的矛盾。比如租賃設備配件由集團公司集中采購，就可獲得不少優惠，從而降低采購成本。

(五)選擇信譽佳的供應商

選擇信譽佳的供應商并與其簽訂長期合同。與誠實守信的供應商合作不僅能保證供貨的質量和交貨期，還可得其付款及價格方面的關照。特別與其簽訂長期合同，往往能得到更多的優惠。

(六)進行充分采購市場的調查和信息收集

一個企業的采購管理要達到一定水平，就應充分注意對采購市場的調查和信息的收集、整理。只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業可設專人從事這方面的工作，定期形成調研報告。

三、加強戰略管理來指導采購成本控制

(一)創新采供模式，推行新型物流采供體系

引進全新的物流模式，實行超市化管理。與各供應商及代理商開展代儲代銷業務，及時滿足生產需要，協調好供需雙方的關系，實現供需雙方合作共贏。代儲物資在未使用前所有權歸代儲廠商所有，不擠占企業的儲備資金，各二級單位或車間根據需要自行選擇所需材料，提貨使用后按實際使用量結算，并且要求供貨商“三包”，實現隨用隨提，用后付款。

(二)估算供應商的產品或服務成本

汾西礦業(集團)公司以前的采購管理過多強調了企業內部的努力，而要真正做到對采購成本全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解。只有這樣才能在價格談判中占據主動地位。可以通過參觀供應商的設施，觀察并適當提問以獲得更多有用的數據。甚至為了合作，明確要求供應商如實提供有關資料，以估算供應商的成本。在估計供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后。可安排一些使自己在價格上有利的談判。并盡可能加強溝通和聯系，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應商建立長期的合作關系，就不能在談判中把供應商逼到賠錢的地步。在委托供應商加工物料的業務中，采用此種方法，絕對可將采購成本降到最低。

(三)對競爭對手進行分析

對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態勢如何。我方的優勢在哪里，優勢和劣勢的根源是什么，是源自于我方與競爭對手戰略上的差異，還是源自于各自所處的不同環境，或是企業內部結構、技術、管理等～系列原因。然后從消除劣勢、保持優勢入手，制定在競爭中戰勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。

同時，單一從采購環節控制了采購成本，但是如果忽視了領用環節，無論多么低的采購成本也控制不了材料成本的攀高，所以和材料采購相輔相成的材料領用，也應該用動態的手段來管理。應把住材料領用這一關，有計劃、有限制地使用原材料，這樣才可從各個環節控住材料成本。