條碼技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用探討

摘 要:隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院的固定資產(chǎn)越來越趨向于數(shù)量多、金額大、周期短的特點(diǎn)。在管理上對資產(chǎn)的盤點(diǎn)、統(tǒng)計信息的及時和準(zhǔn)確性的要求也越來越高。傳統(tǒng)的管理方式已不能解決資產(chǎn)管理過程中存在的問題。本文對醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中引入條碼管理系統(tǒng)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 固定資產(chǎn)管理 條碼技術(shù)

中圖分類號:F406.4文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

完善的資產(chǎn)管理，可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院的經(jīng)營成果和業(yè)績，減少資產(chǎn)流失，杜絕腐敗現(xiàn)象。如果管理不善，則會造成生產(chǎn)資料利用率低下，甚至造成資產(chǎn)大量流失。因此，固定資產(chǎn)管理工作是醫(yī)院必須認(rèn)真對待的工作內(nèi)容。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院的固定資產(chǎn)越來越趨于數(shù)量多、金額大、周期短的特點(diǎn)，在管理上對資產(chǎn)的盤點(diǎn)、統(tǒng)計信息的及時準(zhǔn)確性的要求也越來越高。傳統(tǒng)的管理方式已不能解決資產(chǎn)管理過程中存在的問題，引入高效率、低成本、高信息化的管理新模式顯得尤為必要。目前，條碼技術(shù)成為自動識別技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用的重點(diǎn)。使用條碼對固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)生命周期和使用狀態(tài)的全程跟蹤。標(biāo)識后的資產(chǎn)在進(jìn)行日常管理或清查時顯示出條碼技術(shù)最突出的特點(diǎn):方便、快速、準(zhǔn)確，大大提高了清查工作的效率，同時保證了信息流和資產(chǎn)實(shí)物流的對應(yīng)。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式的弊端

醫(yī)院傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式中，一般由資產(chǎn)管理部、財務(wù)部、資產(chǎn)使用單位共同對資產(chǎn)進(jìn)行管理，其分工職責(zé)是:資產(chǎn)管理部門通常負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的信息，制作標(biāo)簽，設(shè)立臺賬，登記資產(chǎn)的修理、借用、清理等情況，并在月末向財務(wù)部門報送資產(chǎn)狀態(tài)表，財務(wù)部門據(jù)此計提折舊和進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理，期末組織資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。資產(chǎn)使用部門則負(fù)責(zé)妥善保管好本部門的資產(chǎn)。

上述傳統(tǒng)管理模式存在的弊端是:工作量大、業(yè)務(wù)繁雜、信息反饋滯后、管理低下，且?guī)ぁ⒖ā⑽锊环Y產(chǎn)權(quán)屬不明、設(shè)備下落不清、閑置浪費(fèi)嚴(yán)重、流失損壞頻現(xiàn)，給管理決策帶來困擾。另外，傳統(tǒng)管理盤點(diǎn)往往需要耗費(fèi)大量人力、財力、物力，錯盤、漏盤現(xiàn)象卻依然難以避免，且人工匯總結(jié)果不能和ERP系統(tǒng)對接，無法及時查詢固定資產(chǎn)的資料。

這充分說明，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)“帳、卡、物”模式的管理弊端日益凸顯，無論從質(zhì)量上還是效率上，都難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理信息化的需要。

二、引入條碼管理系統(tǒng)，提升信息化水平

(一)設(shè)置合理的固定資產(chǎn)管理流程，解決賬賬不符、賬物不實(shí)問題。

由于內(nèi)部管理制度不健全，財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門與使用部門之間存在著管理脫節(jié)現(xiàn)象，造成固定資產(chǎn)信息不準(zhǔn)確。條碼管理系統(tǒng)在軟件定義與開發(fā)之前，充分考慮到用戶對固定資產(chǎn)管理的功能、性能、環(huán)境、可靠性和系統(tǒng)可擴(kuò)充需求，將內(nèi)部制度體現(xiàn)在系統(tǒng)流程中，既有效地執(zhí)行了各項管理制度，又規(guī)范了流程。引入條碼管理，能有效地解決固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分散采集的問題，為設(shè)置合理的、適合醫(yī)院使用的固定資產(chǎn)管理流程提供平臺。以前，醫(yī)院的固定資產(chǎn)由各職能部門分散管理，購入和維修也由這些部門承擔(dān)，相互制約不足，信息不能共享，各管理部門有不同的入賬方式，財務(wù)部門只能以各管理部門報銷憑證入賬，入賬標(biāo)準(zhǔn)不一致，而且一旦入賬，將不再改動，造成不能動態(tài)了解資產(chǎn)的使用及維修情況，也就不能真實(shí)反映固定資產(chǎn)的價值。針對這些問題，利用條碼管理系統(tǒng)，對固定資產(chǎn)管理流程進(jìn)行改造，具體措施如下:

1、統(tǒng)一管理系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、使用科室等與資產(chǎn)有關(guān)的所有單位分別安裝條碼管理系統(tǒng)，由財務(wù)部門確定各部門使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息共享。

2、規(guī)范流程。固定資產(chǎn)購入后，經(jīng)使用科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)，由管理部門錄入到系統(tǒng)中，為資產(chǎn)上“戶口”并打印入、出庫單據(jù)和條碼，財務(wù)部門對管理部門所錄資產(chǎn)進(jìn)行確認(rèn)、過賬處理后，予以報銷。

3、由管理部門將包含有固定資產(chǎn)管理部門、使用科室、資產(chǎn)名稱、型號、設(shè)備條形碼等基本信息的條碼貼于所購資產(chǎn)上，條碼使用專用的條形碼打印機(jī)打印出特殊介質(zhì)的防水、防油污、防撕裂的標(biāo)簽紙，以保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長期保存和清晰。這可解決各部門入帳標(biāo)準(zhǔn)不同、資產(chǎn)信息不唯一等問題，杜絕了管理部門、財務(wù)部門、使用部門各自為政的現(xiàn)象，各部門根據(jù)自己的使用權(quán)限通過對不同項目的檢索了解固定資產(chǎn)的詳細(xì)情況。

(二)利用條碼介質(zhì)信息，全程跟蹤固定資產(chǎn)，解決日常管理混亂問題。

條碼管理系統(tǒng)中，資產(chǎn)申購審批管理、資產(chǎn)清查管理、資產(chǎn)折舊管理、資產(chǎn)維修、轉(zhuǎn)移、報廢等各項工作流程順暢，資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中都有體現(xiàn)，并生成票據(jù)、報表，完全實(shí)現(xiàn)了管理部門對設(shè)備的全過程跟蹤管理。通過數(shù)據(jù)查詢功能，資產(chǎn)不同階段的基本信息、核算辦法、折舊情況、合同、付款、維修情況都能在同一界面中體現(xiàn)，處于不同狀態(tài)的資產(chǎn)以不同顏色的字體顯示，隨時提醒各部門對資產(chǎn)進(jìn)行管理。

(三)利用手持終端，解決盤點(diǎn)誤差率高的問題，提高資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。

盤點(diǎn)工作是固定資產(chǎn)管理中非常重要的環(huán)節(jié)，條碼管理系統(tǒng)利用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)場數(shù)據(jù)的采集和錄入，并隨時查詢資產(chǎn)相關(guān)信息，省去了手工方式下進(jìn)行的資產(chǎn)清查、財務(wù)核對、編制報表等工作。盤點(diǎn)時間大大縮短，整體工作效率得到極大提高。盤點(diǎn)先由各使用部門根據(jù)系統(tǒng)中的資產(chǎn)情況進(jìn)行自查，然后對自查結(jié)果進(jìn)行匯總、糾錯，再用條碼槍，抽查性掃描條形碼，以確定資產(chǎn)狀態(tài)，盤點(diǎn)誤差率大大降低。

總之，用條碼技術(shù)進(jìn)行固定資產(chǎn)的管理，有效解決了資產(chǎn)管理中帳、卡、物不符，資產(chǎn)不明設(shè)備不清，閑置浪費(fèi)、虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失問題，為醫(yī)院資產(chǎn)管理工作提供全方位、可靠、高效的動態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，全面提升醫(yī)院資產(chǎn)管理工作的工作效率與管理水平，使醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理變得輕松、準(zhǔn)確、快捷和全面。

(作者單位:荊州市中心醫(yī)院)