鄭州大學知識庫建設和實施的方法

〔摘 要〕機構知識庫是一個大學或研究機構通過網絡來收集、存儲、管理、檢索其產生的學術成果并提供開放服務數據庫系統。在促進大學學術成果的保存、傳播與利用及為大學的學術成就樹立品牌方面起著重要作用。本文探討了“鄭州大學知識庫”系統平臺建設和實施方法，并提出自己的建議。

〔關鍵詞〕鄭州大學；知識庫；實施步驟

〔中圖分類號〕Ｇ２５０.７６ 〔文獻標識碼〕Ｂ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２００９）０５－００６９－０４

Institutional Repository Construction and

Implementations of Zhengzhou UniversityYang Xiaonong

（Department of Information Management，Zhengzhou University，Zhengzhou 450052，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Institutional repository is a database platform built by the special institution，which is used to save the resources produced by the people of the institution for a long term，and on which any body can obstain any resource by free.The paper aimed at researching the initial model of institutional repository of Zhengzhou university.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕Zhengzhou university;institutional repository;IR;process

在學術開放獲取運動(Open Access Movements)的推動下，機構知識庫(Institutional Repository)作為新型的學術交流方式成為國內外學術界與高校圖書館、科研院所圖書館關注的焦點。據2007年3月的統計數據，國內已有7所高校構建了自己的機構知識庫。鄭州大學作為河南省惟一的國家“211工程”重點建設高校，也應積極投入到機構知識庫的建設中來，搭建“鄭州大學知識庫”系統平臺，促進鄭州大學學術成果的保存、傳播與利用，為鄭州大學的學術成就樹立品牌。但由于各方面因素的現狀，鄭州大學知識庫的建設還沒有引起各方足夠的重視。本文從鄭州大學的實際出發，構建了“鄭州大學知識庫”系統平臺的初步模型，并提出了具體的實施步驟，試圖為推動鄭州大學知識庫的建設做一點貢獻。

１ 機構知識庫的概念及國內研究情況

機構知識庫(Institutional Repository)概念來自于SPARC(The Scholarly Publishing Academic Resources Coalition)2002年關于機構知識庫的一個研究報告(The Case for Institutional Repositories：A SPARC position Paper)。關于IR的定義，目前還沒有形成一致認識，但通過對有關機構知識庫各種版本定義的解讀，我們不難發現這些定義基本上可歸納為兩類：一類側重于對機構知識庫是一種服務體系的論述，代表人物為美國網絡信息聯盟(Coalition for Networked Information)的常務董事Cliford A.Lynch。他認為“機構知識庫是由大學向其社區成員提供的一整套服務，并對其機構內和社區內所產生的數字資源進行管理與分發”。另一類則側重強調機構知識庫的機構性、學術性、累積和持久性、開放性、互操作性。代表人物為SPARC組織的高級顧問Raym Crow。他認為機構知識庫是對一個機構內院系成員與學生所產生的智力成果進行收集保存的數字知識庫，可被機構內外的終端用戶所獲得而不存在獲取障礙。

隨著國外機構庫相關研究的深入，國內從事機構庫研究的人越來越多，近幾年機構知識庫的研究已成為圖書情報學的熱點問題，不斷有研究人員撰寫文章進行探討，闡述論著者自己有關機構知識庫的觀點和看法。通過對2004年至今的中國期刊全文數據庫、人大復印資料全文數據庫、萬方數字化期刊等3個數據庫進行綜合檢索，檢索到與IR相關的研究論文共37篇，集中于IR的基本理論研究、IR的實踐與技術研究、IR的構建研究、國外IR成果的研究等。但對IR內容建設問題、IR建設單位和資金問題等IR建設中的具體問題論述較少，尤其是實證研究的成果更少。針對這些問題，我們以“鄭州大學知識庫建設模式研究”為題申請了河南省教育廳社會科學項目予以研究。我們認為，機構知識庫的含義不能簡單照搬國外現有的概念，而應該從實際出發，從學術開放獲取運動的意義來理解機構知識庫。因此，我們理解的機構知識庫，不僅是一個服務系統，而且是一個特定機構的信息展示和服務平臺。

２ 鄭州大學知識庫系統平臺建設方法

２.１ 明確目標和建設單位

制定一個計劃，最開始就要明確計劃的目標，這樣才能有的放矢。如果沒有目的性，就談不上效率，更會浪費大量的資源。

２.１.１ 鄭州大學為什么建設IR

對于任何一個希望建設機構知識庫的研究機構而言，一個明確的目標是必不可少的，鄭大也是如此。明確的目標可以指明方向，提高工作效率，節省人、財、物等各類資源。對處于前進中的鄭州大學而言，建設機構知識庫可以提升學校及老師的學術能力、學術地位，促進學術交流，還可以彌補期刊資源不足的問題，讓學校師生可以更加便利的使用身邊的高質量學術資源，不必浪費時間、精力，舍近求遠。

２.１.２ 鄭大哪個單位應負責IR的建設

鄭州大學圖書館作為鄭州大學的文獻信息中心，其主要任務是為教學和科學研究提供切實有效的文獻信息保障，同時還是大學自身生產的學術文獻的收藏機構，因此鄭州大學IR的建設是鄭州大學圖書館責無旁貸的任務。

由于鄭州大學的IR的建設對整個學校和師生都有著重要的意義，因此鄭州大學圖書館在負責鄭州大學IR的建設時，首先要努力爭取學校和相關部門的支持，比如研究生院、科技處、教務處等職能部門。他們直接負責學校的教學和科研的管理，可通過行政方式要求師生或科研人員將他們的研究論文、成果報告等作品提交到IR倉儲中；其次，要制定出好政策或提供其他一些有吸引力的服務，勸導師生或科研人員主動地將其作品提交到IR倉儲中。

２００９年５月第２９卷第５期現?代?情?報ＪｏｕｒｎａｌｏｆＭｏｄｅｒｎＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＭａｙ，２００９Ｖｏｌ.２９ Ｎｏ.５２００９年５月第２９卷第５期鄭州大學知識庫建設和實施的方法Ｍａｙ，２００９Ｖｏｌ.２９ Ｎｏ.５２.２ 制定政策和原則

政策和原則的制定有助于解決IR建設過程中遇到的各種性質不清、責任不明的問題，也有助于IR建設中及建成后的各種權利與義務關系問題的解決。主要的政策與原則包括以下幾條：

２.２.１ 制定館藏政策

由于學術的不斷發展會產生新的學科，而部分衰老的學科將被淘汰。因此，IR的建設首先要制定出相應的館藏政策，也就是建設該IR的目的及保障措施。

２.２.２ 制定收錄原則

IR的內容可以是預印本、期刊、聲頻文件、視頻文件等多種形式，這些形式可能是純粹的學術性資料，也可能包含管理或其它內容。對于這些內容的組織也可以呈現多種格局，可以按科學、項目、研究課題、課程等組織。因此，首先需制定內容的收錄原則，明確IR中的產品及其種類。

２.２.３ 制定提交原則

包括制定提交者、審核的限定者、提交的程序、提交的文件類型及其格式等限定：

（１）對提交者的限定：為了能反映一個學術機構的整體實力，IR的提交者應是該機構的成員。為了保證IR的質量，并不是一個組織中任何人的任何作品都可提交到IR中。

（２）對審核者的限定：在院系主任、學科專家或知識管理人員中確定誰有權利來判定合格的內容提交者。

（３）對提交程序的限定：提交者的文獻可以直接上傳至管理部門，也可以在獲得專家或同行許可后進入，這兩種方式會直接影響IR中文章的總體質量。IR中文章的總體質量直接關系到學術機構的聲譽，由于IR中存在眾多未發表過的學術論文，因此其質量控制不能完全采用專家評審或同行評議機制；須根據不同的資源類型擬定相應的質量控制和評價機制，包括如何評價，在何種水平上評價等問題。

（４）對提交內容格式的限定：不同類型的知識產品可能具有不同的格式標準，如MS Word，PDF，PPT，Excel，Visit，Html等格式，所以需要對提交到的文獻內容、所采用的格式、文獻是否需壓縮處理、文獻占用計算機空間的大小等進行限定。

２.２.４ 制定版權政策

IR應保證在向用戶開放的同時盡可能地保護版權所有者(包括作者個人、商業出版者等)的權益。因此，要在提交系統中建立版權許可協議和數字版權管理機制，根據不同的資源類型對用戶的權限設置控制。

２.２.５ 制定元數據標準及其質量控制規范

由于IR中存放不同類型的資源，需要采用不同的元數據標準來描述它們，所以要制定出所采用元數據的標準，包括對數字作品提交者必須提供的信息、對可選擇性提交的信息做出明確的規定。規范性的元數據有利于促進資源共享。同時還要制定出元數據的質量控制方法，包括對元數據的加工、編輯、審核等的要求。

２.２.６ 制定服務政策

構建IR的目的是儲存、組織和保存學術型、數字化信息，提高學術機構的研究透明度和保障學術成果的合理使用。因此，需要制定相關的服務政策，比如：IR中內容是否要設立多種級別供不同“身份”的用戶使用；不同機構之間的IR如何建立服務；多個IR之間如何建立共享服務；甚至還包括IR中數據的備份和更新及服務時間等。

２.３ 組建工作團隊

在建立IR前，首先要建立知識管理部門并設置相關的專業人員(專職和兼職)，確定知識管理部門及其人員的職能。負責對IR的用戶分組和權限進行集中設置和統一管理，對各組用戶和單個用戶的注冊、行為、權限等進行監督和管理。建立機構知識管理的運作機制和管理準則。

在選定了IR的平臺之后，下一步是考慮負責啟動和維護IR的人選。參加機構知識庫建設的人員一個最重要的特征是要有熱情，尤其是對學術交流問題、對技術的應用、或是對推動機構知識資產使用方面的熱情。缺乏這種興趣，一些人就不能堅持完成項目。但只有興趣并不能實現一個IR，如果感興趣的人沒有必要的技術啟動和維護IR的技能，則必須從其他人那里獲得這種技術。如果圖書館中沒有人擁有下面強調的所有技術，那么需要從校園中其它部門或者招聘新的雇員來獲得這種技術支持。IR的建設需要物色需求調查與分析、服務模型構建、成本分析、資源評價、計劃制定的人員，組成一個IR實施計劃小組。一般地說，需要圖書館領導參與其中。

人選選定后，還需要從中選擇一個領導者，這一點也很重要。這可以保證項目的推進以及任務的合理分配。當參與者沒有從現有工作中脫離出來專門從事IR的建設時，會出現一些困難。然而，這種情況在許多IR的建設初期是十分普遍的(尤其是在高預算的時期)，這也是選擇參加IR建設的領導和員工時要考慮的一個問題。

建設IR時需要考慮的技能包括：學科專業知識；數據庫設計；元數據創建和開發；信息組織技能；校園環境中的交流技巧。學科知識有助于了解特定學科的出版文化以及辨別不同院系的校園資產。即使不是從零開始建立IR，數據庫設計的知識也是有必要的。信息組織、接口設計以及數據庫設計技術有助于確保以一種直覺的方式來建立機構知識庫中的關系型數據庫，使得用戶容易發現他們所需要的內容。在向員工和管理者推廣機構知識庫時，交流技巧就顯得非常必要了。

在IR的建設過程中有兩類專業人員非常關鍵：一是用戶服務團隊；二是系統技術團隊。而其中最重要的是物色這兩支專業隊伍的主管。用戶服務人員主要負責與用戶的溝通和技術支持，特別是對向IR提供內容的用戶的技術支持，其主要職責是：

（１）負責IR系統的用戶管理，開發IR網站。

（２）負責用戶培訓，包括圖書館員、IR內容提供者和終端用戶的培訓，提供電話、在線或郵件的用戶支持服務，編寫與更新FAQ。

（３）協調管理IR內容的提交，與學科館員溝通，確定內容新類目的定義和設置。

（４）配合系統管理員，協調歷史數據批處理方式輸入IR系統。

（５）負責元數據創建、定制、評價和移植。

（６）負責IR內容管理和長期保存。

（７）負責與院、系、所的溝通，根據用戶和圖書館員的反饋意見，向系統開發員提出IR的新功能需求。

（８）負責宣傳推廣IR的服務。

（９）對學校制定工R服務的政策、規范、制度及其相關法律問題提供咨詢意見。

（１０）用戶服務的主管應當參與IR的有關決策計劃過程。

要完成這些工作職責，用戶服務人員特別是主管需要具備較高的圖書館學專業水平，能熟練運用相關軟件工具，尤其需要熟悉 Web發布工具，具有良好的語言文字功底和溝通能力，具有較廣的知識面。

系統技術人員主要負責IR系統的技術方面的工作，其主要職責是：

（１）負責IR系統各種技術問題的管理。

（２）負責系統技術培訓，協調IR系統與圖書館己有系統之間的關系。

（３）負責系統維護、Bug修復，并向系統開發商提供系統改進的意見。

（４）負責系統管理、監視、測試和調試。

（５）負責應用程序和中間件的監測、升級。

（６）開發系統延伸功能。

（７）管理IR服務器及其他硬件、合同、文件，記錄硬件運行中的問題。

（８）參與IR項目決策、計劃與服務活動。

系統管理員要求具備扎實的計算機專業功底，熟悉圖書館業務，熟悉Unix系統，具有Java編程的經驗，了解web開發技術，熟悉基本的系統管理技術，具有從事開放源代碼開發項目的經驗。

確定所需的工作人員及其職責，物色相應人員，組建IR建設工作團隊。這是保證IR構建計劃完成與服務效果的關鍵。

２.４ 制定項目計劃

計劃的制定對于按時、有效的完成項目任務具有極其重要的作用。所以在構建IR之前需要制定一個詳細的構建計劃。但在制定IR的構建計劃前，要進行需求分析。可通過正式或非正式的詞查，搞清楚鄭州大學當前學術論著、作品的發表和存儲方式，計算機網絡及其IT設備資源狀況，院、系、所和師生員工對數字資源存儲、利用及其存在問題的認知程度，參與IR建設的主要力量等等情況。非正式的調查一般通過與學院教師和管理人員的面談、郵件聯系、跟蹤web信息發布與服務情況進行；正式的調查需要設計問卷詞查表，通過發放詞查表或網上調查，分析所獲得的各種數據進行判斷。

在明確需求的情況下，制定IR構建計劃。計劃一般由開始階段、發展階段和成熟階段3個時期組成，對不同的階段有不同的建設目標和服務要求。一般開始階段應將目標限制在比較小和可控的資源內容、用戶對象和服務功能上。在取得成果、取得共識后逐步提升建設目標，增加建設內容，擴大用戶范圍擴充服務功能。

根據IR構建計劃，建立一個成本模型，確定構建IR的工作進程表和時間安排。建立內容提交、發布和維護管理的制度，確定對用戶是完全免費還是需要部分收費的政策。制定1R的短期目標和長期目標，確定優先的服務功能和服務對象。確定圖書館與鄭州大學各單位之間在IR構建中的責任。

２.５ IR主體設計

２.５.１ 確定范圍

（１）定義IR系統目標

鄭大構建機構知識庫的其目標主要有：

①構建創新的學術交流模式：對于學校師生希望通過因特網以便捷的進行學術交流以及學習和科研，IR是一個很好的選擇。

②實現機構成果的記憶和展示：鄭大所構建的IR應保存各院系、實驗室等生產的各種科學信息，為這些信息的長期保存和傳播提供一個穩定的平臺。這樣，它就將承擔機構記憶的功能，同時它也允許機構創建一個展示窗口展示其研究成果，支持用一種新的方法評價科學研究并提供對這些成果的即時獲取。

③實現開放獲取：期刊價格的急劇上漲和出版者對版權的一些限制性政策破壞了對研究成果的廣泛傳播和持久穩固的訪問，開放存取可以在一定程度上緩和這些不利影響。

④實現教學的延伸：IR存放的資料不僅包括學術成果，也包括了課件及其它有利于學生學習的各類信息，是課堂教學的延伸，對于學生學術科研能力的提升和專業知識的獲取都有極大的幫助。

（２）識別需要接口的外部各系統

IR不是一個孤島，或多或少都與學校內部其他系統有一定的聯系，因此考慮IR與其它系統的接口需求是IR項目小組必需要考慮的一個問題。

（３）確定外部支持

外部支持是必不可少的，在建設IR前需要確定有哪些外部資源可以加以利用，并于相關部門積極聯系、協商，獲取他們的支持。

２.５.２ 系統分析

詳細理解接口；分析需求，定義、排列需求的有限順序。

２.５.３ 系統設計

選擇一個設計目標；確定需要的軟硬件；建立一個初步原型。

２.５.４ 系統實施

（１）開發、完善原型：由專業IT人員負責機構知識庫三大模塊的程序編寫工作。項目小組在開發原型的過程中還應不斷吸取反饋的意見，將改進加入原型中，以完善原型系統，適應不同的需求。此過程不斷循環，直至用戶滿意。

（２）獲得并安裝硬件：了解有效的運行IR所需的硬件設備和相關的外圍設備，依賴于所選擇的IR平臺以及IR要實現的功能。

（３）測試新系統：一旦軟硬件安裝妥當，項目小組的責任便會顯著增加。此時，就需要對新系統進行測試，保證其正常運行并滿足邏輯需求。我們可以在學校的某些院系進行試運行，尤其是那些資源類型比較多樣化的學院，這樣可以更加深入的測試新系統的性能。

（４）培訓用戶：確定系統可以正確運行后，就應當對使用系統的人員進行培訓。

（５）完整建立系統文檔。

２.５.５ 系統支持

（１）提供持續維護：系統的日常維護是保證系統能穩定、正常運行的重要條件。沒有良好的系統支持很難想象系統能夠長期的穩定運行，并且滿足用戶的各類需求。

（２）進行系統改進和升級：一個系統不可能一直能夠很好的滿足用戶的要求，因為用戶的需求可能發生相當大的改變，并且系統所屬的組織其戰略目標在未來也可能發生一定的改變，這就要求系統能夠隨之改進或升級以便更好的支持組織的戰略計劃。

２.６ 運行、反饋及建議

我們前面已經說過，IR就是一個開放機構自身學術資源的服務系統，它的運行情況及使用效果需要來自于用戶的不斷反饋。通過系統的反饋意見，可以發現IR運行中的各種問題，從而為知識庫的改進提供依據。另外，我們還應該注意到機構知識庫的設計不要脫離本單位的實際，即在對本機構現有信息管理系統正確評價的基礎上設計建設模式。如鄭州大學知識庫建設，應該首先考慮鄭州大學現有的信息管理系統（圖書館現有的系統是ILAS系統），這個系統的技術標準是否采用國際標準，性能是否先進？若達到了相應標準，那么知識庫在內容及軟硬件選擇上就必須與之對接，以避免重復和浪費。

參考文獻

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