關于檔案管理的認識與思考

朱金鳳

[關鍵詞]檔案管理

檔案工作是行政管理工作的一部分。特別是在市場經濟條件下。檔案工作與企業的開拓發展緊密聯系。息息相關。而就園林綠化的檔案而言，蘊含著企業經營管理、組織施工、技術應用等過程中直接形成的、以備查考的各種文件和信息資料，其管理工作非常值得重視。

隨著信息產業飛速發展，科學技術不斷進步、傳統的檔案工作既面臨嚴峻的挑戰，同時又存在著全新的機遇。這就要求檔案工作者必須樹立創新意識，提高創新能力，運用創新手段。使檔案工作適應和服務于社會各項事業的需要，保持檔案工作的生機和活力，促進檔案事業可持續發展。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。在實際工作中，要把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

眾所周知，公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發得怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。筆者以為，要注意以下幾點：

一是公文用紙質量要好。幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限。公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

與此同時，不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集得是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

精品定位的服務形式是檔案工作的更高要求。精品定位的服務形式，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。一般地說，檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前傳統的手工檢索占有很大比重的各檔案部門，在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。但實踐證明，有一些檢索工具是重復的或者編制不科學、用起來不方便。不僅利用者不常用，就是檔案人員也不愿用。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，出現了一個誤區。認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。但事實正相反，正因為編制了一些不科學、不易操作的檢索工具而浪費了人力、物力、財力，影響和限制了其它利用工作的開展，反而降低了服務質量。針對這種情況，檔案部門應轉變觀念，在服務形式上樹立“精品”意識。要在計算機檢索上多做文章，不斷研究探索計算機檢索的有效途徑。開發編制標準統一、利用者易操作、高質量、全方位的計算機檢索途徑，逐步取代手工檢索。為利用網絡技術提供檔案信息實現信息資源共享創造條件。在信息開發及編研工作上，要根據利用規律及社會各項工作發展的趨勢、目標，提前作出預測，有目的地進行選題，突出重點，使開發的信息及編研的成果具有特色，積極利用現代化的開發編研手段，加快開發編研的進度，縮短開發編研的時間。多出“精品”，通過最快捷的檢索途徑把最優秀、最有價值的檔案信息傳遞給利用者。