現代企業制度下檔案管理模式的構建探討

中圖分類號:C931 文獻標識碼:A文章編號:1673-0992(2009)12-192-01

摘要:檔案是企業重要的信息資源,檔案資料是與企業同步發展的無形資產,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式需要進行發展和改革。本文在分析現代企業制度下檔案管理特點的基礎上,闡述了企業檔案管理模式的構建,包括分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。

關鍵詞:檔案管理;現代企業制度;管理模式

在信息技術飛速發展的知識經濟時代,信息的重要性日益凸顯,已經變成與有形資產同樣重要的戰略資源。企業管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業重要的信息資源,是企業科研、技術、生產、經營的一項基礎性工作和真實記錄。檔案資料是與企業同步發展的無形資產,發揮著應有的重要作用。對檔案進行科學化、標準化的管理,是一項基礎性工作。在企業中建立一套體現公司科學管理水平的標準化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業發展,將為企業的各項工作的開展創造必要條件,也為企業抵御和規避經營風險發揮一定作用。應該看到,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式與體制已經顯得滯后,需要對脫離企業實際的檔案管理工作進行發展和改革。

一、現代企業制度下檔案管理特點分析

我國企業隨著改革進程的逐步推進,受到了極大的沖擊,為不斷適應這些變化,檔案的管理也做著相應調整。在這些變化的沖擊下企業檔案管理表現出的變化具體有:

1.集中管理模式向集中-分散結合管理或分散管理轉變

在計劃經濟的背景下,我國企業的檔案管理采用集中統一管理模式。在積累和控制企業檔案資源的要求下,集中統一的管理模式發揮了極大作用。隨著計劃經濟向市場經濟的轉型以及我國社會的改革開放,我國不斷加大腳步融入世界經濟,加上民營經濟的不斷崛起以及國外企業的進入,國內企業受到越來越大的沖擊,傳統的在國家規劃下對檔案進行集中統一化管理的單一模式也變得無法適應企業的實際需求。作為企業管理必不可少的一部分,必須構建更加適合的檔案管理體系以維持企業的高效運行。在這樣的情況下,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發展。作為獨立法人機構,企業自主擁有檔案資源,加之隨著企業管理模式向橫向扁平化管理演進,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業效率的提高。

2.由手工管理向計算機網絡化管理轉變

根據實際企業狀況,企業檔案管理模式結合特定思維與特定環境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計算機網絡的檔案管理方式。基于網絡的集成化檔案管理通過網絡連接起獨立的管理終端,整合企業各類軟資源,融業務知識管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現代化的管理模式。基于網絡的集成化檔案管理有很多優勢,有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數據,也有利于企業統一管理各類資源。因此,網絡化管理是企業檔案工作未來的發展趨勢。

3.企業檔案管理部門由星型結構轉向復合型結構

所謂星型結構,指的是檔案管理部門受公司級檔案管理機關的直接領導,檔案部門與機關之間是領導與被領導的關系。檔案管理部門對公司檔案管理的運作進行負責,在其領導下,各部門進行檔案移交和負責,呈現出典型的直線職能式企業檔案管理模式。而所謂的復合型的網絡結構,指的是分布式的企業檔案管理體系。各個部門對自己檔案管理效力負責,之間沒有行政領導關系,在企業管理向扁平化進展的情況下,復合型結構是適應企業管理發展趨勢的檔案管理方式。

4.加強了企業檔案社會化協作

當前,企業經濟效益是企業的主要關注點,因此企業傾向于外包管理非現行檔案。目前社會上出現了專業型檔案保存中心的機構,為企業檔案的外包提供了可能。社會化協作可以降低管理費用,緩和企業檔案保管的壓力,符合政府轉變職能的需要,實現非行政職能社會事務的分離,有利于集中精力進行宏觀管理。在制定基本目標和標準,政府督導的前提下,企業檔案形成了管理的社會化競爭,由此產生的社會化競爭激勵機制,將使檔案事業充滿活力,促進檔案管理效益的提高。

二、現代企業制度下檔案管理模式的建構

綜上所述,本文作者認為,當前企業在檔案管理方面應當采取的管理體制與模式為:堅持社會化與市場化的有機融合,依照企業自身管理特點,企業自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。

1.企業檔案的分布式集中管理模式

所謂分布式集中管理企業檔案,指的是企業檔案管理形式采取事實上分散、形式上集中的管理形式。事實上分散,是指由企業檔案形成部門對企業檔案具體事務進行具體管理,企業檔案的利用、保存,制定均由企業各職能部門負責。形式上集中,是說由企業一級管理層總負責完善檔案管理流程、制定企業檔案管理制度、進行企業檔案管理,但是企業一級管理層只對文件形成版本進行授控,而不參與企業檔案具體管理事務。上文所提及的分布式集中管理從核心來講其實還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業法規的約束,意即遵循形式上的約束。

2.企業檔案的信息一體化管理模式

企業檔案的信息一體化管理是從系統論的角度出發,借助計算機和網絡技術,以文件生命周期理論為基礎,對檔案進行統籌和管理,使之發揮各自以及總體的最大效能,實現系統化和規范化,企業檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內在聯系的必然結果。有利于最大限度地對文件和檔案信息資源進行開發。企業檔案的信息一體化管理模式具體內容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術支撐是網絡技術何計算機為代表的信息技術。這些數字化技術的推廣和應用檔案管理的工作效率,簡化了工作程序,改變了檔案的載體性質和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術基礎。

3.企業檔案的標準化管理模式

企業檔案管理工作的發展方向就是實現管理標準化,規范化與標準化的管理可以加速檔案工作的發展,把新的先進的管理方法與管理技術引入檔案工作。具體的方面包括:企業檔案工作名詞術語標準化、企業檔案代號代碼標準化、企業檔案著錄標準化、企業檔案標引語言標準化、企業檔案的收集、整理、鑒定標準化、企業檔案的統計、提供利用標準化以及企業檔案編篡及出版格式標準化等。

三、結束語

企業檔案的管理模式與管理體制是動態發展的,需要結合先進理念和具體實際去對其加以充實,從而推進企業檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。

參考文獻:

[1]宗培嶺.試論現代企業檔案管理制度[J]檔案與建設,2008,(08)

[2]宗培嶺.現代企業檔案工作運行機制的建立[J].北京檔案,2008,(09)

[3]宗培嶺.民營企業檔案管理模式研究[J].浙江檔案,2009,(02)

* 作者簡介:白彩芹,女,現為延長石油集團西安延煉工貿有限責任公司檔案管理員。