公文語言如何做到精練簡明

[摘要]公文的性質決定了公文語言的特點，而語言作為一種表述工具，就要為公文服務。精練簡明是公文語言的重要特點。

[關鍵詞]公文語言；精練簡明

公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。公文語言是指機關、團體或單位在公務活動中所形成的書面語言運用系統。公文是講求現實效用和辦事效率的，有其嚴肅的一面，所以公文的語言不能像文學作品那樣鋪張揚厲、洋洋灑灑，它必須具備精練簡明的特色，這是由公文本身的性質及其現行效用決定的。要使公文的語言精練簡明，這就要在準確、鮮明、生動的基礎上做到以下幾點。

首先，要深刻了解各種公文的常規樣式并且牢固掌握。我國的公文，從古發展至今，每個不同的時代都有與其相適應的公文程式，而公文的固定程式的存在有其合理性，因為它們都是以簡練見長的，體現了最科學最節省的方式。例如：法規體中的條款型。法規體應用于公約、法規、制度、條例、守則等，很少有敘述和議論部分，一條一款，簡明扼要。

其次，要精心選擇材料，合理安排材料。這是公文語言能夠精練簡明的前提與基礎。文章并非越長越有水平，也并非越多越有分量，解決實際問題的作用的大小才是公文寫作的關鍵點。所以不能把所有相關的材料都寫出來，而是要選擇最典型、最有說服力的材料來支撐我們所寫的東西。公文是在已有材料的基礎上寫出來的，材料中沒有反映的內容不能寫，也決不能憑主觀意志去編造；在材料中所有體現的東西一點也不能遺漏。在擁有大量的材料時寫作公文，容易泛泛而談或者不著邊際，這就需要結合本機關的真實情況選擇最適合、最典型、最有說服力的材料，這樣，公文中的信息含量才會增多，內容創新才隨處可見，公文所體現的處的精神面貌才符合健康文風的要求。

選擇好典型材料之后，還要注意安排材料的順序。中國古人寫作 “以序求約” ，就是指依靠闡述的先后排列求得文字的精練。材料是有機組合的整體，體現出來的意義決非把它們簡單相加的意義，我們就是要利用這一點，用最少最恰當的材料表達最準確的意思。

再次，開門見山，字斟句酌，惜墨如金。毛澤東提出公文要開門見山，直書不曲。《中共中央關于糾正電報、報告、指示、決定中的文字缺點的指示》規定，除簡短者外，一切較長的電文，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極短的文句，說明全文的目的或結論，然后再做必要的解釋。現在的許多公文不管主要內容是什么，先套上黨中央的有關重大決議及表述中央精神的文字，才要講述真正的內容。這使得許多公文往往拘囿于大量空洞無物的教條語言和固定模式，聽起來費力，學起來困難，起不到應有的作用。比如：強調社會主義初級階段時，什么文章、什么講話都往這個筐子里裝；宣傳“三個代表”重要思想和“科學發展”觀時，又是所有的文章都套上這幾句話，使公文言不及意、空洞無物。甚至覆蓋了真正的用意，使人讀來不知所云。

除了省去這些套話之外，公文還應錘煉字句，選擇最恰當最簡潔最能體現準確意思的字詞，這一點，應該學習我國古人寫詩的精神。我國古人寫詩，非常講究字詞的錘煉，白居易“春風又綠江南岸”一句，一個“綠”字，反復推敲十幾遍才最終定下來。如果能夠做到這樣，何愁公文寫作不能達到精練簡明呢。

還有，應該注意學習與此相關的知識，培養嚴密的邏輯思維。學習漢語語法知識，能夠幫助我們提高遣詞造句的能力，保證文章少犯語法錯誤；學習修辭學，能夠使我們的表述更加準確達意，有事半功倍的效果；學習心理學，使得我們能夠抓住寫作對象的心理，從而選擇最準確的詞句；學習邏輯學，培養嚴密的邏輯思維是保證公文信息準確的重要因素，也是避免公文寫作中多余內容與詞句的重要因素，對外延過寬的概念加以適當的修飾限制，對專業術語、行業用語等要仔細辨別使用。嚴密的邏輯性，使公文顯得更加練達。

此外，公文寫作時，還可以使用規范化簡稱以及圖表、公式等非語言要素來使公文更加簡潔明了。規范化簡稱又叫略語，例如：普法、高考、調研、雙百方針等，還有像國家教委、政協、民盟、婦聯等這樣的簡稱，更是在公文中屢見不鮮；圖表和公式能夠把語言難以表達的意思清楚而又簡潔地表達出來，使人看了一目了然，所以非語言要素在適當的時候比語言文字更能清楚地表達特定的意思。

最后，文稿草就后要反復修改，修改文中的病誤，刪去可有可無的和與公文內容無關的字詞，做到無字可刪。劉勰《文心雕龍·指瑕》篇說：“古來文才，并世爭驅。或逸才以爽訊，或精思以纖密。而慮動難圓，鮮無瑕病。”（劉勰《文心雕龍·指瑕》）這就是說，自古以來，不管是誰，也不論其有多么好的才華，在他們的寫作實踐中，由于種種原因，很難處處周全，因此作品很少沒有毛病。所以文章修改就顯得相當的重要，它是文章寫作過程中的有機組成部分，而不是畫蛇添足。文件的初稿起草好了，只完成了事情的一半，另一半必須在修改上多下工夫。這是把文件寫得盡可能短而精的關鍵環節。

公文修改還要求作者要提高自身的公文語言修養，當然，這并非一朝一夕就能夠做到的，需要長時間的學習和努力。

作者簡介：宋莉娜，女，甘肅蘭州人，西北師范大學碩士研究生，研究方向：漢語文字學。