戰略導向下的企業信息化管理

湯孟飛

從企業戰略導向和管理創新的角度看,充分利用信息技術能夠促進企業決策層、管理層及時、充分地掌握信息;促進企業經營觀點、管理手段的更新和管理結構扁平化,推動企業優化資源和業務流程;利用信息技術還能增加供求信息透明度和時效性,以及高質量地發布自己的宣傳信息;迅速接受和反饋用戶的意見等。隨著企業對信息溝通速度和質量要求的不斷提高,企業信息化必須在良好的管理方法下進行運作。因此,對當前企業信息化管理進行一些探索,找出其存在的問題,加強認識,從而使企業更好地運用信息技術,促進信息化管理,使企業在激烈的市場競爭中求得更好的發展。

一、企業信息化管理須遵循的原則

信息化管理是企業為達到其經營目標而須借求的一個重要工具和手段,因此,在進行企業信息化管理中須遵循以下原則:

1.要把企業信息化作為企業的戰略目標和工作重點。在經濟全球化進程加劇的大背景下,企業面臨的環境也變得更具復雜性和多元性,從而使得企業的管理僅停留在內部管理層面是遠遠不夠的。企業必須站在戰略的高度,從企業的宗旨、發展目標和競爭態勢出發,緊緊圍繞組織的使命和宗旨,分析內外部條件,通過戰略規劃和戰略分析,充分利用信息化技術,大力促進本企業的發展。因此必須做到:

(1)要改變企業的傳統管理模式,要將多層次從上到下的金字塔型的管理系統進行扁平化、內部網絡化。重新設計和優化企業的業務處理流程,使企業內部的信息傳輸更便捷,實現信息資源的共享,使管理者與員工、各部門之間的交流和溝通更直接,提高管理效率,降低管理成本。

(2)徹底改變傳統管理的思維方式,積極施行“以人為本”的管理理念。隨著信息技術的發展,未來穩定的、機械性的、重復性的工作,基本上將被機器所取代,最終只剩下腦力的、創造性的工作。這就要求企業從組織的整體出發,在重新設計和優化企業的整體業務流程的基礎上,重建每個員工、每道工序的數字化基礎,并達到規范化、標準化的要求;對員工的管理從控制轉向支持,從監督轉向激勵,從命令轉向指導;提倡信任員工、尊重員工、消除等級、鼓勵個人發揮的“以人為本”的管理理念。這樣,在新的管理思想基礎上建立起來的新的數字化管理基礎和人性化管理才能使企業真正實現信息化。

2.在既懂經營管理又懂信息技術的企業信息化領導下,建立既懂業務又懂信息技術的企業信息技術部門。企業信息化最重要的是將業務流程與信息系統進行緊密結合,從企業戰略、管理機制、業務流程、績效考核以及員工素質和企業文化等方面進行切實地轉變和整合。企業信息化領導人必須既懂經營管理又懂信息技術。其主要任務是:參與高層決策,從信息資源和信息技術的角度提出未來發展方向的建議,保證企業決策符合信息競爭的要求;領導信息化委員會,負責管理企業信息技術部門和信息服務部門,制定信息系統建設發展規劃;統一管理企業的信息資源;負責協調信息系統部門與企業其他部門之間的信息溝通和任務協作。企業信息技術部門一定要是直接匯報給企業總裁,而不能從屬于任何一個業務部門。信息技術部門負責各業務部門系統的骨干人員一定要既是業務流程的專家又是信息技術的專家。

3.從企業戰略目標出發制定符合企業實際情況的信息系統整體規劃。信息系統整體規劃是協助企業管理層明晰信息系統對企業經營和發展的價值所在,同時為企業有效計劃和實施信息系統提供整體綱領和指導。必須根據每個企業的經營戰略需求做好信息化的長遠整體規劃,并以解決最迫切和急需的問題作為企業信息化的切入點,從了解企業發展戰略和組織架構、理解和分析企業業務需求出發,建立企業信息系統架構,選擇解決方案,確定實施時間表。這樣才可以避免脫離目標而進行實施的困境,也才能真正指導企業的信息化發展,保證企業的整體發展方向。

4.以經濟效益作為開展信息化建設工作的出發點和歸宿。作為企業生存和發展的必要條件和限制因素的經濟效益,不僅是企業乃至整個社會發展的源泉,也是信息化管理的內因和動力。有了效益,信息化建設和管理才能進入良性發展,才能得到業務人員的支持和擁護。效益不僅是評價信息化建設工作是否成功的唯一標準,也是開展信息化建設工作的出發點和歸宿。

二、企業信息化管理體系及運用

從發展的視角看,企業的信息化管理是對企業競爭的戰略選擇,需要與企業戰略發展相結合,信息化對于企業的發展是一個動態支持的過程,可著重從戰略管理、實施管理、運維管理、評估和信息化業務監察四個層面進行。

1.戰略管理。規劃是企業信息化工作的起點,信息化規劃必須服從于企業的總體方針和戰略。因此企業信息化規劃的一般過程可以描述如下:確定和評估企業未來發展的戰略目標;明確并評估公司業務流程框架及改善的關鍵措施;確定基于企業戰略目標和改善業務流程的信息化戰略目標;在信息技術發展應用情況調研基礎上確定其未來發展的體系架構和運營管理模式;企業信息系統和管理現狀進行評估;對已有的和未來的體系架構和管理模式進行比較分析;對如何在人力資源配備和軟硬件資源上實現目標進行分析;形成滿足未來需求的戰略和實施計劃。

2.實施管理。企業信息化的實施管理所應包含的內容有軟件開發、軟件實施、硬件部署等方面的內容。因此在實施管理中項目管理是重要的管理方法。為了適應系統化的管理需要,必須嚴格按計劃和管理方案實施運行控制,采取必要的監控和測量,使企業充分認識到自身的發展階段及信息化水平所處的層次,發現問題,實施改進,實現管理體系的持續有效運行。

3.運維管理。運維管理的重點是保障已經實施的項目發揮其應有的作用,保障各種系統能夠正常、穩定和安全運行。在系統出現各種故障的情況下能夠盡快恢復系統到正常的工作狀態下。人力資源管理是運維管理的基礎,要確定需要什么樣的人,確定每個人在信息化運維過程中的角色,做到各司其職,人盡其責。

這里需要強調的是各企業需要根據企業的現狀,確定如何分步實施,切不可盲目地追求完美,導致由于人們主觀上的抵制而導致最佳實踐運維管理流程的失敗。

4.評估和信息化業務監察。在企業信息化管理體系中重要的一環是評估和信息化業務監察。評估一般是在企業內部執行,業務監察可以是企業內部的也可以是企業外部的。信息化規劃管理可以考慮每季度評估一次,而實施和運維管理的評估可以每月一次。信息化業務監察頻率可以為每年一次,業務監察最好由經驗豐富的外部機構進行,這樣可以防止企業內部“熟視無睹”的現象發生。

三、企業信息化管理中應處理好的問題

1.處理好管理軟件的引進吸收與自主開發的關系。作為一個企業,面對激烈的市場競爭,必然希望從管理技術手段上搶占制高點,以便迎頭趕上國際先進企業。而眼前的現實是國內中小企業占企業總數的90%以上,企業基礎管理薄弱,內部控制不強,虛假數字猖獗,各部門溝通不暢,信息的采錄、傳輸速度慢,時效性差,運用信息進行決策與管理的能力受到限制。很顯然我們必須立足現實,向先進學習,在對先進的管理軟件進行必要的引進基礎上,加強消化吸收,并逐步走上自我開發之路,最終擁有自主版權的管理軟件。

(1)必須把創新作為企業發展和成功的關鍵貫穿始終。在瞬息萬變的信息時代,企業要生存和發展,關鍵因素就是要不斷創新。而企業管理的每一項創新,包括組織結構的創新、技術創新、經營策略的創新、核算創新等等都需要自己的管理軟件能及時跟進,甚至要求在博采眾長的基礎上首先將管理軟件進行創新,這樣管理實務的創新與管理軟件開發的創新,在企業發展的過程中互相啟發、互相支持,將創新融合在企業發展壯大過程的始終。只有這樣的管理軟件才能使企業在數字化、網絡化、信息化的過程中不至落伍,并發展出中國特色、企業特色。

(2)以國際市場和其標準作為發展的方向和目標。對企業而言,這不僅僅是要緊跟國際標準,更是要求在不斷創新基礎上具有中國特色的管理軟件能與國際標準兼容,在一定的條件下,向國際市場推銷我們自己的管理軟件。

2.處理好企業信息化管理所需人才的自身培養與外聘的關系。今天我國正處在工業經濟和知識經濟同時發展的歷史時期,因此,企業必然要擔負起創造更多物質財富的責任,同時又要不斷汲取世界先進科學知識來促進我國從工業經濟最終走向知識經濟時代這樣雙重的歷史使命。因此,我們必須充分認識到隨著知識對發展經濟的作用越來越大,在勞動者中從事知識工作的知識工人也在不斷地增加。作為企業管理者必須從思想上首先改變對知識工人的看法,不再是把他們看作是自己的屬下,而應該看作是使企業走向網絡化、信息化,不斷發展壯大的共同管理者,不再把對知識工人的勞動支付的報酬看作是“成本”,而應將擁有知識工人看作是企業的一份“資產”,使他們在自己的工作崗位上不斷創新,推動企業的發展。

(1)立足企業自身人才的發掘和培養。每一個企業都需要一批熟悉本企業生產、經營各方面情況的員工,他們對自己業務的熟悉是他們積極參與企業信息化管理的優勢所在,但是他們缺乏新的理論和知識,對企業信息化管理的要求不甚明了,因此,對他們加強培訓,特別是進行創新意識的培訓,使新的信息理論知識、創新思維與已有的自身業務的熟悉相結合,對整個的生產、經營、管理的流程進行創新、優化,則必將收到事半功倍的效果。

(2)放開心胸大膽聘用更高層次的人才。高層次的、各方面的專家在自己鉆研的某一方面的知識和技能畢竟不是企業自身所能培訓得出來。因此,適時地迎請他們為企業信息化管理進行目標導航、出謀劃策、技術指導、培訓員工將是企業不斷自我提高的又一重要手段,迎請專家與加強培訓相結合,將是企業不斷走向成功的重要法寶。

企業信息化從深層次觸動企業進行管理變革,而企業信息化管理處在紛繁復雜的各種關系處理之中,只有處理好這些關系,時刻以企業戰略目標為導向,企業信息化管理才能健康發展;利用信息技術,以及先進的管理思想、方法重塑企業,也才能使企業成為未來的佼佼者。

(作者單位:廣東白云學院)