如何做好高職院校教學檔案工作

馬榮娟

1、真正把教學檔案工作作為教學工作與教學管理的重要組成部分。堅持實行教學檔案工作的“三納入”、“四同步”原則。教學實踐與教學管理的過程，實際上是教學檔案資源的建設與利用相結合的過程，既在大量利用教學檔案資源，發揮教學檔案資源的重要作用的同時。又在形成產生各類教學檔案，對其進行收集整理、立卷歸檔與管理。

教學檔案的建設不僅是檔案工作部門、檔案工作人員的事，而且是學校和各相關單位的各級領導與廣大師生的共同職責。不能把它作為一項可有可無、邊緣化的工作。如果將教學檔案工作作為教學評估的指標之一，對其進行考核、評估，將有利于檔案工作發揮積極作用，更能有效地促進高校教學檔案的建設。

2、建立健全教學檔案建設的良好機制。首先要科學界定教學檔案的歸檔范圍與保管期限。教學檔案建設，包括每一份教學文件的形成積累、收集整理、立卷歸檔和保存等環節的工作。由于每一份教學文件的價值和價值的時效不一樣，這成為確定教學檔案歸檔范圍和保管期限的主要依據。教學實踐改革及各種教學活動的持續開展，使形成的教學檔案內容和數量經常變化，也會引起對不同教學檔案利用需求的變化。但現有的《高校教學檔案歸檔范圍與保管期限》，因形成于多年前，與今天高職院校的建設發展和教學工作的實際需要不相適應。一些有長久保存價值的教學檔案沒有納入歸檔范圍內，有必要根據實際情況進行修改完善，使各種有長久保存利用價值的教學檔案都納入歸檔范圍，實行集中歸檔保存。其次要切實堅持文件材料形成部門、課題組立卷制度。各形成單位負責教學文件材料的形成積累、收集整理、立卷歸檔工作以及部分教學檔案的保存利用。檔案工作部門對歸檔單位檔案工作進行督促管理與業務指導及負責歸檔范圍內的教學檔案統一保存、開發利用。同時，由于教學檔案類別、數量多，由多個單位分別形成處理或多個單位共同形成處理，因此應對各單位負責收集整理、立卷歸檔和保存的教學檔案以制度的形式予以明確，進一步強化各自的具體職責，防止和避免實際工作中缺位或錯位現象出現，確保各類教學檔案完整齊全、來源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。

3、提高教學檔案質量和加快教學檔案信息化建設，實行現代化管理。教學檔案的質量關系到教學檔案價值與效用的實現，影響教學工作和教學管理的水平。衡量教學檔案質量高低以是否利于價值的存在和實現、保存安全和利用方便等為準則。教學檔案來源于各類教學文件材料，教學文件材料的質量決定著教學檔案的質量。因此，要重視教學文件材料的形成處理，把好教學文件材料形成歸檔的質量關。首先，教學文件材料形成要確保內容的真實性。其次，各種教學文件材料形成、整理要有相應的規范標準。從載體的選取，格式、書寫形式的確定，到整理、立卷的原則都要規范化。操作程序要嚴謹、正規，各種手續要齊全。再者，各種教學文件材料歸檔要完整。充分利用計算機和現代信息技術管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，更是提高檔案工作水平和檔案工作效率的必然措施。加快教學檔案信息化建設，實行現代化管理，首先，對紙質載體的各種教學檔案，從實行案卷級、文件級的計算機錄入保存和檢索利用，到加大全文數字化處理力度，建立完善各種教學檔案信息數據庫，逐步向數字化儲存利用的方向轉變。其次，抓好電子載體類教學檔案的歸檔管理工作，對大部分教學檔案實行紙制和電子載體的雙軌制歸檔與雙套制儲存，充分利用教學管理系統與檔案管理系統進行教學檔案信息傳輸實行教學檔案文檔一體化管理。第三。教學檔案閱讀利用全面實行計算機檢索，建設好檔案網站，加大教學檔案信息公開上網力度，運用網絡實現教學檔案資源共享，實行教學檔案信息遠程服務。第四，建立教學檔案專庫，以適應教學評估的需要。教學評估推動和促進教學檔案建設，而教學檔案建設又應適應教學評估的需要，以服務教學評估為出發點，建立教學檔案專庫，集中保存原由各形成單位分散保存的而教學評估需要的那些保存期短、數量多的教學檔案，統一為教學評估提供利用，從而規范這部分教學檔案的管理與利用。數量眾多的教學檔案因其性質內容的不同，具有不同期限的保存利用價值。檔案部門只負責保存具有永久、長期保管期限的教學檔案。但教學評估需要的教學檔案大部分是具有短期保存利用價值，且數量多。如各科目考試試卷、畢業生論文等，一般不在歸檔范圍之列，沒有由檔案部門集中保存，這樣限制了檔案部門在教學評估中發揮作用，同時也使教學評估所需的教學檔案沒有保障。建立教學檔案專庫，使教學評估所需的教學檔案由形成單位分散管理變為由檔案部門集中管理，能促使這部分教學檔案及時收集與整理并得到規范管理。同時，將以往評估時準備教學檔案的大量工作分解在平時，既為相關單位減輕了工作負擔，節約了成本，更能及時發現和解決這些教學檔案在數量與質量方面所存在的問題，確保其完整齊全和具有較高質量。而統一提供利用使這些教學檔案的利用更方便、更有保障，更能體現這些教學檔案價值效用的嚴肅性與公信力。