山東省市級檔案網站調查報告

曾凡斌

摘要：文章從檔案網站基本信息、內容和功能三方面入手，對山東省部分市級檔案網站建設進行調查，以掌握其建設的基本狀況，從而便于提出具有針對性的對策。提高檔案網站質量。充分發揮檔案網站效用。

關鍵詞：山東檔案網站調查報告

調查城市：濟南、青島、菏澤、臨沂、威海、濰坊、日照、泰安、東營、煙臺。調查方式：網站瀏覽：電話咨詢。調查時間：2007年9月25日——2008年4月30日。

1、檔案網站基本信息

1.1網站名稱及域名。在調查的城市中。檔案網站的名稱呈一定的規律性。主要包括以下四種：①**檔案網，如中國煙臺檔案網、菏澤檔案網。②**市檔案信息網，如日照市檔案信息網。③**市檔案局(館)，如林沂市檔案局(館)。④**檔案信息網。多數檔案局(館)采用此模式，如青島檔案信息網等。由此可以看出，檔案網站的命名較為突出檔案和信息兩詞，既體現了其獨特專業性，同時也反映出檔案是信息大家族中重要的成員之一，檔案信息化是檔案事業發展的趨勢，檔案工作者都極為重視檔案信息資源的開發。

域名是internet網絡上的一個單位、組織、機構或個人提供服務的站點名稱，它是一種高于邏輯、便于記憶的internet地址。一般而言，網站的域名能夠反映網站的性質或特征。從所調查檔案網站中的域名分析看。主要特征如下：①有3個網站的域名中沒有www。這說明它們不是自己獨立注冊的域名，而是地方政府、地區門戶網站分配的子域名。如臨沂市檔案局等。②申請政府域名的有9個檔案局(館)，即二級域名為gov,只有菏澤檔案網二級域名為com。

1.2網站導航系統。網站導航系統能為瀏覽者提供便捷，方便其在最短時間內了解網站的布局及主要內容，以最快的速度找到欲搜尋的信息，達到節省利用時間、提高利用效率的目的。在所調查的10個檔案網站中。只有濟南、青島、威海檔案信息網提供了導航系統。其中青島檔案信息網稱網絡地圖，威海檔案信息網稱快速導航通道，均設置在一級欄目下的醒目位置中，并提供了詳細的資源布局；濟南檔案信息網導航系統則位于其網頁的最底端，利用者不易察覺。

1.3訪問率。網站訪問率的統計是基于各網站提供的訪問人數，從訪問率可看出各網站的運行情況，促使其加強管理、完善結構和內容。在所調查的10個網站中，有6個網站提供了訪問人數統計，其中威海檔案信息網底端有訪問統計字樣，但沒有任何數據。按訪問率(人／天)=(訪問人數2-訪問人數1)／兩次訪問間隔天數計算。各網站訪問統計見表一：

1.4版本設置。在所調查的所有網站中。均無繁體、外文版本的設置。檔案信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，各國間的檔案學術交流必將得到進一步加強。檔案資源同樣得實施走出去戰略，在保守國家機密、商業秘密、個人隱私的前提下，應最大限度地提供檔案信息的開發利用，其中同樣包括國外人員的合理利用。在我國。北京、上海、南京等檔案信息網已經領先一步，均設置了檔案信息網的英文版本。因此各檔案局(館)應充分認清檔案信息化的形勢，加快檔案網站外文版本的設置。豐富其內容。

1.5更新速度。網站內容更新速度和維護頻率能夠一定程度地反映檔案局(館)對網站建設的重視程度，也一定程度地說明網站建設的質量。檔案網站內容的更新應以事件為契機，不定期進行。調查的網站更新時存有不在首頁標注日期問題，讓人無法立即了解更新的是何時的新聞，如臨沂、東營檔案信息網。在所調查的10個檔案網站中，更新比較迅速的有濟南和青島。如表二所示。

1.6響應速度。響應速度是計算機專業術語，指從瀏覽器發出請求至網站服務器響應的時間差，是衡量網站建設質量的重要指標。受計算機配件、網絡等因素影響。響應速度越短，能節省利用者時間，提高利用效率。調查的檔案網站中，總體響應速度較快，其中青島、威海、日照、濰坊較為突出，但也有臨沂、泰山等反映較慢，有待于進一步提高和完善。

2、檔案網站主要內容

2.1機構和部門職能信息。在調查的所有網站中，均設立了局館簡介用于介紹本館資源及組織機構職能，有館藏介紹、本館指南、局館概況等名稱之分。其中除濟南的綜合概述、內設機構設立在一級欄目政務公開的二級類目外，其余的均設立在一級欄目中，可見對這一欄目的必要性和重要性的充分認識，特別在建立檔案網站的初期，以文字說明為主，用于介紹組織機構及館藏資源的局館概況是必不可少的項目。

2.2一級類目設置。任何網站都通過一級類目來反映它的主要內容及方便利用者使用，檔案網站也不例外。一級類目的數量可一定程度上體現出網站內容的翔實程度。

從調查結果看，各網站的一級類目數量不一，總體來說。類目設置數量偏低。同時在一級類目的設置中存在諸多的不合理，有些網站設置得較為樊籠而顯得不系統，不少類目可以歸為一類，如青島檔案信息網中照片銀行、琴島風情、島城覽勝都是照片展示，完全可以歸納為照片檔案。相反，有些網站一級類目設置得過于簡單。致使二級類目繁瑣，如濟南檔案信息網。多數一級類目中都有四五個二級類目。

2.3檔案政策法規。檔案政策法規是檔案事業的指南，依法治檔是法制社會發展的必然要求。在所調查的檔案網站中，均設立了檔案政策法規，但部分設置在一級類目。部分設置在二級類目。并且名稱不一，如設置在一級欄目中的東營稱法規標準，日照稱檔案法規，臨沂稱政策法規；設置在二級欄目中的濟南稱檔案法規，青島稱政策法規等。我們從中可以看出，檔案法規的設置缺乏統一的標準，帶有較大的隨意性，同時還有不可忽略的一點就是檔案政策法規的內容普遍單一，如臨沂的政策法規中只有檔案法一項內容，青島的檔案政策法規只包含青島市一級制定的法規，像威海一樣具有國家、省、市三級檔案政策法規的還只是少數。

2.4特色檔案。特色檔案一般是指檔案館所藏的具有很高的歷史文化價值的獨一無二的檔案材料，如有關地區歷史史實的介紹，有關自然、地理、人文、社會等諸多特色的展示，有關當地著名歷史人物和當代名人的檔案等。它反映了當地的民俗風情和歷史地理，具有極高的歷史文化價值。但由于各種原因，各地的特色檔案并未為廣大市民所了解，其價值也沒有得到實現，因此利用檔案網絡加強特色檔案的宣傳就顯得極其必要。特別是在市一級的檔案中，應發揮擁有得天獨厚的特色檔案來吸引利用者，要求檔案部門做好特色檔案的宣傳。打出品牌，提升知名度；同時特色檔案還可以提升檔案部門地位，樹立檔案部門親民的形象，讓市民了解城市的歷史，游歷于歷史當中。在所調查的檔案網站中，除東營檔案信息網沒有任何特色檔案的內容外，其余的均或多或少設置了特色檔案的內容。

2.5利用服務信息。檔案網站是檔案館的外在形象，是宣傳檔案及檔案工作的窗口。利用服務信息一

般包括聯系方式、查檔指南、查檔時間、查檔手續、利用收費等事項。在所調查的10個檔案網站中，利用服務信息名目不一，如濟南稱查檔指南。臨沂稱檔案服務，但仍有菏澤檔案網沒有提供任何服務信息，濰坊檔案信息網只在網站不顯眼位置設立“聯系我們”，并沒有實質性的相關內容。而且從設置的內容看，大多比較單一、簡單，如威海檔案信息網雖設置了服務中心，但內容是有關威海檔案技術服務中心檔案中介的介紹，并沒有相關的檔案利用服務信息。因此，各檔案網站有必要加強檔案服務信息的宣傳，提升檔案形象，方便利用者了解查閱檔案信息。

2.6網上展廳。在調查的10個網站中。菏澤、威海、東營、臨沂四市檔案網站沒有任何有關網上展覽的設置，濰坊雖在館藏介紹中有檔案展覽，但并沒有任何內容，煙臺則在正文中有全國勞動模范圖片展少數內容，其中網上展覽辦得較好的有濟南和青島檔案信息網，它們內容翔實豐富，形式多樣。從調查分析看，很多檔案館對網上檔案展覽缺乏充分的認識，同時也從一側面反映出檔案館對檔案展覽的重視程度，而檔案展覽恰恰是提高市民檔案意識的重要途徑，這要求我們必須轉變觀念，增強宣傳和自我推銷意識。

2.7其他信息。檔案網站信息的充實度是衡量其質量的重要指標。所調查的10個網站中，有些欄目的設置增添了網站的可瀏覽性，值得推薦。如青島、日照、煙臺檔案網中的“檔案征集”，其中煙臺檔案網詳細規定了征集的范圍、方法、相關政策、權益保護、價格標準等內容。還有不少檔案網站設立的“檔案學會”用于檔案學術交流。特別值得一提的是，在青島和濟南檔案信息網中設立有“視頻青島”、“視頻點播”等聲像檔案欄目，值得各網站借鑒。

3、檔案網站功能

3.1文件檢索。檔案館提供利用包括歷史檔案和現行文件資料，檔案網站的提供利用則體現在檔案的檢索功能上。將已開放的歷史檔案數字化是檔案信息化的重要內容之一，也是檔案提供利用的發展趨勢，我國民主政治建設和社會進步迫切要求政府信息公開，在檔案館設立現行文件中心是檔案館緊跟信息化步伐的重要舉措。也是新時期檔案館功能擴展的必然要求。所調查的檔案信息網站中，除菏澤檔案網外，都設立了開放檔案和現行資料查閱欄目，但欄目質量不一，特別是跟北京、上海、南京檔案信息網相比存在較大差距，只有青島檔案信息網現行文件資料提供全文檢索，余的都只提供目錄檢索，具體調查情況如表三所示。

3.2友情鏈接。作為評價網站質量的標準，友情鏈接為廣大網站所重視，是網站提高點擊率的重要舉措，在調查的10個檔案網站中，均設立了鏈接。但設立的數量和質量有較大區別。有些網站對鏈接進行了分類，大類中分了檔案類、便民熱線等，同時又將檔案類分為國外、國內省級、市級，如濟南、臨沂檔案信息網。還有如威海和濰坊信息網中添加了部分大學檔案館，在威海信息網中還有兩個城建檔案館鏈接，這些都值得借鑒和推廣。但也有部分鏈接不理想，如何澤檔案網中的省內鏈接的部分網站是山東省檔案信息網中提供的檔案館介紹，并不是真正意義上的有效鏈接，另外從總體看。鏈接個數及鏈接有效率都較低，有待于進一步提高。

3.3信息反饋。檔案網站應該是交流信息的互動平臺，網站信息反饋包括檔案論壇、在線答疑、留言板、電子郵件、局長信箱等。通過與用戶的交流溝通，可以為用戶答疑解惑、解決實際問題；還可以了解用戶的需求、及時發現問題，使網站和服務的質量得以完善，為檔案網站注入新的活力，提高網站點擊率。在調查的10個檔案網站中，均設置了一定的信息反饋機制，一般都為局長信箱、檔案論壇。其中檔案論壇作為當今主要交流平臺。作用發揮得并不強，在設立了檔案論壇的青島、濰坊、泰安檔案信息網中，濰坊與泰安的論壇無法打開，青島檔案論壇的人氣也并不旺盛。因此在設立了這些機制后，應該發揮機制的作用，使其成為檔案館與利用者的鏈接紐帶。其中煙臺檔案網除設置了局長信箱外。還有咨詢投訴、請你獻策兩欄目，值得同行借鑒。

4、總結

4.1 強化檔案信息化意識，緊跟時代步伐。山東是我國的經濟強省，但我省檔案網站建設狀況跟其經濟地位不符，還有部分檔案局(館)的檔案網站尚未建設。特別是檔案信息化是檔案事業發展的必然趨勢，各級檔案部門都必須堅持統籌規劃、分步實施的原則，強化檔案信息化意識。實現館藏信息網絡化、社會化，方便廣大利用者。

4.2加強對檔案網站的管理，制定切實可行的管理制度。大部分檔案網站普遍存在點擊率低、更新速度慢、視覺效果不理想等問題，因此網站建設必須實行“制度先行”，在大量調研的基礎上制定完善切實可行的規范、標準、制度；還要求配備專門技術管理人員負責網站維護，從而提高網站利用率。

4.3國家和省級檔案主管部門加強宏觀指導，明確檔案網站定位。目前各網站各自為政、名目不一、目標不夠明確，缺乏統一的規劃。不利于檔案網站的健康發展。各檔案部門應建立強有力的組織機構，實施強有力的組織領導，政府部門應將其納入政府規劃。對檔案網站建設進行督促檢查指導。

4.4完善網站結構，豐富網站內容。目前不少網站欄目單一、內容簡單、結構設置不科學，應逐步豐富上網信息，強化網站功能，使網站真正成為檔案局(館)的代言人。