黃河水利工程維修養護檔案的管理

門迎浩

黃河水利工程是黃河防洪的重要基礎設施，黃河基層水管單位具體負責黃河水利工程的管理運行，是保證黃河防洪安全的重要依托，長期以來，由于受“重建輕管”思想等的影響，黃河水利工程管理體制不順、機制不活、經費嚴重不足、工程老化失修、機構運轉困難、職工隊伍不穩定的問題十分突出。在水利工程管理體制改革后，實現了工程管理與維修養護機構、人員的分離，建立了職能清晰、權責明確、管理科學、經營規范、管養分離的新的黃河水利工程管理體制。隨著水管體制的轉變，黃河水利工程維修養護工作在管理模式、運行程序上都有了很大改變，這也決定了維修養護檔案在內容、范圍等方面與以往有了很大不同。筆者就如何做好新形勢下黃河水利工程維修養護檔案的管理工作談點自己的看法。

1、水管單位應對工程維修養護檔案的管理負總責

水管體制改革后，黃河水利工程維修養護工作由原來水管單位獨自承擔轉變為由水管單位、維修養護單位、監理單位和質量監督單位共同參與，參建單位較多。水管單位是工程維修養護的法人單位，對工程的維修養護工作負總責。黃河水利工程維修養護檔案工作是黃河水利工程維修養護工作的組成部分，水管單位應對工程維修養護檔案工作負總責。水管單位的領導要對維修養護檔案工作給予足夠重視，落實領導責任制，明確分管檔案工作的領導和專兼職檔案人員，建立健全維修養護檔案管理工作制度，把檔案工作納入相關的管理工作程序和有關人員的職責范圍。水管單位除做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作外，還應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。

2、要保證工程維修養護檔案的成套性

黃河水利工程維修養護檔案是在工程觀測、計劃編制、專項設計編報與審批、招投標、項目實施、項目驗收等過程中形成的各種原始記錄，是一個完整的整體。因此在對黃河水利工程維修養護檔案管理的過程中，要保證其完整成套，每個階段、每個參建單位的檔案都不能缺失。水管單位作為產權單位和法人單位，應保存一套完整的工程維修養護檔案。設計單位、維修養護單位、監理單位應向水管單位移交各自在維修養護工作過程中形成的檔案。

3、要明確歸檔范圍，確保工程維修養護檔案收集齊全

水管體制改革以后，黃河維修養護檔案的形成有了新的變化和特點，水管單位或其上級檔案主管部門應根據維修養護工作的特點和各階段、各單位文件材料的形成情況，制定維修養護文件材料歸檔范圍，明確各參建單位應歸檔的文件材料，使各參建單位能夠依據歸檔范圍收集各自在維修養護工作中產生的文件材料，保證檔案的齊全完整。水管單位亦可依據歸檔范圍檢查驗收各參建單位歸檔的齊全程度。

4、把檔案工作貫穿于工程維修養護工作的各個階段，確保維修養護檔案的質量

要保證維修養護檔案的質量，應把檔案工作貫穿于工程維修養護程序的各個階段。在簽訂合同、協議時，對維修養護檔案的收集、整理、移交提出要求；在檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查檔案的收集、整理情況；在進行階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收檔案的內容與質量。特別是在竣工驗收時，檔案人員要參加。對檔案達不到標準的，不能通過竣工驗收。這樣可以引起各參建單位對檔案工作的重視。能夠及時發現問題、及時解決，從而確保維修養護檔案的質量。

5、加強整理指導，確保檔案符合保管和利用要求

工程維修養護檔案屬于科技檔案，應進行立卷整理。根據有關規定，立卷工作由工程技術人員承擔，因為工程技術人員了解文件材料的形成過程和其之間的有機聯系。但現實情況是工程技術人員對檔案整理的規范不夠了解。立卷不夠規范，從而影響檔案的保管和利用。因此，水管單位的檔案人員應加強監督指導，根據科技檔案組卷規范，指導各參建單位進行分類組卷、文件排列、編寫頁碼、填寫卷內目錄、擬寫案卷題名、裝訂等，使整理好的檔案符合保管和利用要求。

6、科學分類，按項目進行管理

從黃河水利工程維修養護工作來看，分為日常維修養護和專項維修養護。日常維修養護和專項維修養護都是分項目、按合同進行實施和管理的。工程維修養護檔案管理也應結合維修養護工作特點，按日常維修養護和專項維修養護進行分類，按項目進行管理。

7、加強維修養護檔案數字化建設。提高檔案管理現代化水平

檔案現代化管理和數字化建設是檔案工作發展的必然趨勢。水管單位應加強維修養護檔案數字化建設，配置軟硬件設施，建立檔案目錄數據庫，利用計算機進行檢索，提高檢索效率；在加強現有電子文件管理的同時，對紙質文件有計劃地進行掃描，逐步實現全文檢索和網絡利用，提高檔案的利用效率。