淺析房屋權屬檔案的數字化管理

梁書玉

摘要：由于房產檔案的存儲、查閱需求，數字化管理的新的優勢功能，對房屋權屬檔案進行數字化管理已勢在必行。房屋權屬檔案的數字化管理應該以實用性、安全性、真實性原則為指導，從四個方面具體實施。但是，數字化管理并不是萬能的，其也存在弊端。最可取的做法是，將紙質檔案與電子檔案管理結合起來，共同為房產事業服務。

關鍵詞：數字化管理查閱開放式管理

房地產檔案是房地產管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。所謂房產檔案信息化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。為了更好地分析房屋權屬檔案的數字化管理，本文擬從數字化管理的必要性、原則、具體實施以及對數字化管理的反思等四個方面加以闡釋。

1、數字化管理的必要性

傳統的房產檔案管理模式越來越不能適應社會的發展需求，對房產檔案的數字化管理已迫在眉睫。這可以通過以下三個方面的論述加以證實：

1.1房產檔案的大量存儲需求。當前，全國各城市的房屋權屬檔案、房屋證書都以紙質檔案為主。隨著城市建設的飛速發展，房地產業呈現出強勁勢頭。特別由于諸如城市規劃、道路的擴寬、拆遷重建、房地產開發事業的迅猛發展以及人們消費增長趨旺等因素，房產檔案的數量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統的以手工處理為主的房產檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發展的需要。因此，利用現代化的電子技術，對房屋權屬檔案進行數字化管理已顯得越來越必要。

1.2更為方便快捷的查閱需求。由于房產交易投資較大、涉及面廣、專業性強，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準確地掌握更多的房地產產權信息。以商品房銷售為例。開發商希望隨時掌握樓盤銷售情況，以便調整市場策略；購房者希望盡可能地了解商品房的相關信息及交易情況，以便迅速做出準確決策，傳統的紙質檔案管理方式，主要進行手工查閱，已很難滿足此種需求。而電子文件存到計算機網絡上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進行查閱和利用。同一個電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以在網上連續存放，而且分布于不同地理位置，具有獨立性能。為此，有必要進行房產檔案的數字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。

1.3數字化管理可產生新的優勢功能。通過數字化管理，建立準確的房地產檔案數據分析系統，與傳統的紙質檔案管理相比，可產生新的優勢功能：一是預警預報功能，即通過對房地產交易信息的分析，在宏觀層面上對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確地判斷，以便政府職能部門能夠及時運用相關調控手段，使市場需求保持基本平衡、結構基本合理，確保房地產市場能夠健康有序地發展；二是市場分析功能，即通過建立分析模型，對房產交易信息進行綜合分析，從而在微觀層面上尋找房地產市場各項業務的現狀及發展前景。并及時向社會發布市場供求信息，引導房地產開發企業進行理性投資，達到科學決策、回避風險的目的。

綜上所述，為了更好的為社會主義現代化建設服務，為當今劃時代迅猛發展的房產事業服務，方便權利人的查閱，為權利人在生產、生活中保駕護航，有必要與時俱進盡快進行房產檔案的數字化管理，并發揮其新的迅捷優勢功能。

2、數字化管理的原則

2.1實用性原則。所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩定、與現有房產運行系統相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產檔案館(室)現有業務和未來發展的需求。實用性原則的本質要求在于新建系統能夠長久穩定地運行、使用。為此，在實踐中不能為了片面追求高新技術而使新系統與房產管理的實踐脫鉤，致使新系統長期癱瘓或經常出錯。

2.2安全性原則。安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面，甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產檔案信息外漏或必要的房產檔案信息毀損，使房產權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館可能還要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統的更新換代可能產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換等問題，電子檔案本身又具有不穩定性的特點。為此，必須采取一系列的措施，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密等。

2.3真實性原則。真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾。并可能導致檔案管理部門民事、行政責任的承擔。因此，在實踐中必須貫徹真實性原則。從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求，建立權、責、利相結合的制度。避免產生失真檔案。

3、數字化管理的具體實施

3.1數據庫選擇。建立房屋產權數字化檔案館(室)是一項龐大：復雜的系統工程。為此，對于房產權屬電子檔案數據庫建設。應盡量采用目前最為先進的、基于全光纖(Fiber)架構的SAN存儲系統，該系統采用全冗余／容錯結構及高性能FC通道接口(2Gbps／300MB／s)，充分保證了系統的高性能和高可靠性。針對產權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存儲系統的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統。以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份／恢復系統采用智能化調度機制。可實現定時、定量(全備份／增量備份)的自動化操作。另外，應建立動態更新機制。與其它靜態的檔案不同，產權檔案隨時因房產權屬的改變而發生增量變化，構成一個面向業務的動態電子檔案系統。通過在數字化檔案館系統中內置權屬檔案異動的動態更新機制，并為房產測繪應用和房產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房產的權屬變化(轉讓、變更、抵押、查封、滅失等等)。動態更新電子檔案的狀態和內容，保證了電子檔案與房產權屬現狀的同步和一致。

3.2人員培訓。人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員。并明確其相應的工作內容、責任后果。

3.3錄入、掃描及備份。對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。

第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態度和熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意。確保所輸產權檔案

內容的真實性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中。不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁材料，不得造成因在這個工作程序中房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案材料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變為電子檔案最后一道關鍵環節。檢查人員要對房屋權屬檔案中每一個信息的真實性負總責。并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態度，每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作。不能松懈、馬虎，要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。

3.4開放性管理。所謂開放性管理，是指按照法律法規的規定，以公開方式對房產信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內容：一是權利人對房產信息的公開查閱。根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息。單位和個人可以公開查詢。”但是，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，只能在權限范圍內查閱。未經特別委托許可。原則上不得查閱他人的房產信息。為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規定。二是權利人對房產信息的變更。變更與查閱的性質不同，直接涉及了當事人的權利義務內容。因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，要求當事人提供相關的原始憑證。否則。由于房產檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產部門還可能承擔賠償責任。

4、結束語：數字化管理的反思

房屋權屬檔案的數字化管理已勢在必行，然而與傳統紙質檔案的真實性、穩定性、可靠性及原始性相比。電子檔案要遜色不少，并且由于以下三方面的原因，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤。即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤：二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全；三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性。其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是要求一方面加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意；另一方面，建立責任追究制度。追究錄入、審核人員的工作責任。二是加強電子檔案的使用管理。安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑。另外。建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限。更改文件屬性。不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。

盡管數字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是。房產檔案的重要性需要我們慎之又慎。在完善數字化管理的同時，對傳統的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是。將紙質檔案與電子檔案管理結合起來，共同為房產事業服務。