政府信息公開為檔案館公關提供機遇

曹興華

《中華人民共和國政府信息公開條例》(以下簡稱《條例》)第十六條規定“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。”《條例》以立法的形式明確了檔案館開展已公開現行文件利用服務的合法性和合理性地位。從公共關系學的角度來講，《條例》規定了檔案館提供政府信息服務功能，為檔案館更好地融入社會、提供信息資訊和查閱、服務于社會公眾、重塑良好形象提供了一個更好的機會，也為檔案館開展公共關系活動提供了一個嶄新的平臺。政府信息公開背景下檔案館如何開展公共關系活動，筆者認為主要應做好以下工作：

1、更新觀念。抓住機遇。積極參與政府信息公開活動，重塑檔案館形象

檔案館工作人員應該更新觀念，統一思想，堅定信念。抓住機遇。充分發揮其優勢，積極介入到當地的政府信息公開工作中，充分利用開展現行文件利用服務的實踐經驗，積極拓展檔案館的職能。為政府信息公開工作服務，消除檔案部門的神秘感。增強社會對檔案部門的認識，真正地推進“政府型”檔案館向“公共服務型”檔案館的轉變，提高檔案館的社會地位和影響力。

2、利用新聞媒介，做好宣傳工作

2.1宣傳《條例》，提高公眾信息權利意識，推動公眾去檔案館查閱政府信息。《條例》作為我國第一個公開政府信息的立法項目，它的出臺是我國民主法制建設中的一件大事。標志著我國的政府信息公開制度建設發展到一個新的階段。它對規范政府的信息披露行為，不斷提高政府信息公開的效率和水平，切實保障人民群眾的知情權、參與權和監督權，為全面推行政府信息公開制度。建設規范化的服務型政府奠定了良好的制度基礎，對我國構建和諧社會具有重要意義。檔案館可以通過標語、廣告、報刊、電臺、電視等各種途徑對政府信息公開和《條例》的重大意義進行宣傳。同時，檔案館也要對其開展的政府信息公開查閱的準備情況、信息公開查閱進程、公眾查閱政府信息效果等工作進行及時、客觀的追蹤報道。特別是對公眾查閱政府信息產生的積極作用和重大意義的案例要進行及時客觀的報道宣傳，從而引起公眾的關注，以此提高公眾的政府信息查閱意識，提高公眾的認知度、參與度，提高社會整體信息意識，在全社會形成一種良好的、廣泛的、深入人心的信息民主觀念，使公眾積極主動地參與政府的信息公開，發揮他們的作用。增進公眾對檔案館開展這項活動的認識，推動公眾到檔案館查閱政府信息的進程，從而提高檔案館的知名度和美譽度。

2.2利用政府信息查閱之機，通過多種渠道宣傳檔案館信息咨詢服務功能。提高公眾的檔案信息意識，擴大檔案信息資源利用者的隊伍。長期以來，檔案館的工作得不到社會各界的理解與支持、關心和承認，原因就在于缺乏對檔案館信息咨詢服務功能的介紹和傳播。檔案館可以借助這次政府信息查閱的東風，開展豐富廣泛的公共關系活動。借助新聞、廣告等媒體的宣傳。向社會公眾宣傳其信息咨詢服務的功能，與社會公眾進行有效地信息溝通，讓公眾了解檔案館在社會中所處的地位，消除公眾長期以來對檔案館的誤解，以點代面，從而推動豐富的館藏信息資源的開發利用工作。例如檔案館可以通過公益廣告的方式把自己能夠為公眾所提供的服務形象生動地展現在公眾面前：此外，檔案館還可以通過節假日在公共場所向公眾發放介紹檔案館功能的宣傳資料，或是舉辦免費的檔案館使用培訓講座等方式，吸引公眾對檔案館的注意力。增加公眾對檔案館的了解，并使其從心理上認可、接納并支持檔案館的工作。只有公眾真正地從心里接納了檔案館，更多的潛在的檔案利用者才能轉變為真正的利用者。

3、重視公眾的反饋信息。與公眾進行有效地溝通

檔案館公共關系是管理的一種重要職能，檔案館公關的實質是進行信息溝通，為檔案館管理提供有效可靠的信息，成為檔案館管理的一種重要手段。因此，檔案館要重視政府信息公開查閱和檔案信息資源開發利用過程中的反饋信息，實施全程監控。通過反饋控制的途徑來廣泛、靈活地收集公眾政府信息查閱和檔案資源開發利用的反饋信息，調整信息公開服務戰略。常用的基本途徑有設置用戶意見箱、召開用戶座談會、開通用戶咨詢熱線、建立利用情況登記制度等，也可通過大眾傳媒以及采用用戶專戶專訪、用戶利用狀況跟蹤、網上調查問卷等途徑。檔案館要想真正走出去變被動服務為主動服務，就應該主動與公眾取得聯系。只有檔案館所提供的服務與公眾的需求一致。公眾才會主動走進檔案館，查詢利用自己所需要的檔案信息。檔案館還可以根據公眾所提出的利用需求，編制方便公眾查詢的快速有效的檢索工具，使利用者可以更方便地查詢利用政府信息。快速有效的信息檢索工具，會使公眾認為檔案館可以為他們提供網絡所解決不了的問題，檔案館也因此可以樹立其在社會公眾心目中信息咨詢服務機構的良好形象。