如何做好我省林權制度改革檔案的整理與管理工作

謝建波

1、林權改革檔案的整理

根據國家林業局、國家檔案局加強林權改革檔案工作的意見，結合我省實際，提出我省林權改革文件材料的收集范圍和具體的保管期限。

1.1林權改革文件材料收集范圍和保管期限

1.1.1綜合類：(1)林權改革工作會議文件材料；(2)林權改革政策性文件，如通知、辦法、意見；(3)林權改革工作機構設置、啟用印章、任職文件材料；(4)林權改革實施方案、辦法及批復；(5)林權改革工作計劃、總結及匯報材料；(6)林權改革檢查驗收文件材料；(7)上級、下級、同級機關有關林權改革重要問題的請示、批復、來函復函文件材料；(8)林權改革工作調研、宣傳材料。這部分材料，省、市、縣、鄉、行政村都有(行政村材料相對少一些),在整理時，保管期限的劃分，本單位的基本為永久(因為是一次大的林權制度改革，保管期限從長)。上級單位和下級單位一般為30年和10年(針對本單位的批復、批示除外)。

1.1.2資源調查類：(1)人口資源狀況材料，包括本行政區域內總戶數和總人口狀況、有集體林權的戶數和人口狀況、參加林權改革的戶數和人口狀況、落實林權的戶數和人口狀況；(2)森林、林木、林地資源狀況材料；(3)本行政區域內總資源狀況材料，包括林業用地面積、集體林中的商品林和公益林面積等材料；(4)本次林權改革開始和結束時的集體林中已改和未改的商品林、一般和重點公益林、宜林地狀況。特殊公益林、銀行抵押和爭議的森林、林木、林地狀況等材料。這部分材料，省、市、縣、鄉、行政村都有，整理時。保管期限的劃分同上。

1.1.3林權登記類：(1)經縣級以上人民政府批準生效的林權登記申請表；(2)森林、林木和林地權屬證明文件(含合同、協議、原林權證、勘界協議、林地四至位置圖)：(3)聯戶申請林權發證協議書、分戶登記表；(4)林權登記委托書；(5)申請人資格證明；(6)申請人身份證復印件；(7)其他能證明權屬關系的材料；(8)承包合同書；(9)林權登記臺賬，包括自留山臺賬、家庭承包臺賬等材料；(10)林權證發放登記表；(11)林地權屬勘察登記表、統計表；(12)林地資源調查測量圖表、清冊；(13)林權登記公示材料(30年)。這部分材料，縣、鄉、行政村和當事人都有，屬于自己權限范圍的都作為永久保管(林權登記公示材料除外)。

1.1.4林權糾紛調查處理類：(1)林權爭議與調解過程形成的原始記錄；(2)雙方當事人之間依法達成的協議書；(3)當地政府依法調解的意見、批復和有關機關的請示；(4)當地法院判決書、裁定書、調解書；(5)林權糾紛調解書；(6)林權界線確認書；(7)林權爭議的來信來訪材料。這部分材料，受理機關和爭議雙方當事人都作為永久保管。

1.1.5電子聲像類：(1)林權改革工作中形成的照片、錄音、錄像材料；(2)林權證管理信息系統數據：(3)林權改革工作中形成的電子文件(保管期限同紙質文件材料)。這部分材料。省、市、縣、鄉都有(個別行政村也有)，除電子文件保管期限同紙質文件外，其余作為永久保管。

1.2林權改革檔案的分類

林權改革檔案一般應作為文書檔案進行分類。分類方法不外乎組織機構分類法和問題分類法。在確定具體分類方法時。若按組織機構分類，可在單位內設機構中再增加一個“林權改革領導小組辦公室”類，將此次林權改革文件材料歸到這個臨時機構內：或者歸到掛靠的內設機構(業務處、業務科)中。若按問題分類，可將此次林權改革文件材料歸到“林業管理類”(鄉鎮機關是“農林水類”)。這樣歸類。到用時不太好找。從方便利用考慮，不如新設一個“林權改革類”，這樣方便利用，帶有明顯的時代特征。林權改革工作全面結束后，這個新設的類就自然取消。

1.3林權改革檔案盒內的排列

無論是按組織機構分類。還是按問題分類，檔案整理好裝盒時，都要依次按“綜合類、資源調查類、林權登記類、林權糾紛調查處理類”(實際上這是二級類目，應該去掉“類”字。本文是為了敘述的方便和便于理解，保留了一個“類”字。也可作為若干小類來理解)進行排列。一盒裝不完，可裝若干盒。另外，電子、聲像文件材料因載體特殊，不再敘述其排列方法，可單獨存放。

2、林權改革檔案的管理

我省各級檔案行政管理部門要積極配合林業主管部門，依照檔案管理的有關法律法規。規范和加強林權改革檔案的管理工作，建立健全林權改革檔案管理制度，派專人去林業部門開展業務指導：林業部門要指定專人負責林權改革文件材料的收集與整理；為了林權改革檔案的安全保管，可設林權改革檔案專柜。省林業廳、省檔案局要求，對行政村林權改革檔案的管理，強調要指定專人進行整理和保管：有些不具備檔案安全保管條件的行政村，其林權改革檔案可由鄉鎮代管。對縣級林權改革檔案的管理，要求縣林業局保存一套，同時將一套完整的原始的檔案材料交縣檔案館保存。