構(gòu)筑制約機(jī)制　強(qiáng)化責(zé)任管理

林桂云

摘 要：員工的責(zé)任意識(shí)決定企業(yè)的命運(yùn)。責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)不僅要靠員工提高自身素質(zhì)，還要有一個(gè)完善的約束機(jī)制作為基礎(chǔ)，有效保證不出現(xiàn)越權(quán)和缺位現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：制約機(jī)制；責(zé)任；基本原則；防線

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3198（2009）03-0037-02

1 約束控制活動(dòng)設(shè)計(jì)的基本原則

對于企業(yè)而言，約束控制是直接融入管理流程中的。在具體約束控制活動(dòng)設(shè)計(jì)和改進(jìn)時(shí)應(yīng)遵循以下具體的原則。

1.1 相互牽制原則

兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或部門無意識(shí)地犯同樣錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)是很小的；兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或部門有意識(shí)地合伙舞弊的可能性大大低于單獨(dú)一個(gè)人或部門舞弊的可能性。在相互牽制的關(guān)系下，幾個(gè)人發(fā)生同一錯(cuò)弊而不被發(fā)現(xiàn)的概率，是每個(gè)人發(fā)生該項(xiàng)錯(cuò)弊的概率的連乘積。因此，為降低誤差率，要遵循相互牽制原則，即一項(xiàng)完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須分配給具有互相制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門（或崗位）分別完成。做到在橫向關(guān)系上，至少要由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或人員辦理，以使該部門或人員的工作接受另一個(gè)部門或人員的檢查和制約；在縱向關(guān)系上，至少要經(jīng)過互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。

1.2 授權(quán)控制原則

授權(quán)控制原則，是指企業(yè)根據(jù)各崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)和人員要求，相應(yīng)地賦予作業(yè)任務(wù)和職責(zé)權(quán)限，規(guī)定操作規(guī)程和處理手續(xù)，明確紀(jì)律規(guī)則和檢查標(biāo)準(zhǔn)，以使責(zé)、權(quán)、利相對應(yīng)。授權(quán)體系包括：授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、授權(quán)層次、授權(quán)責(zé)任和授權(quán)批準(zhǔn)程序。

企業(yè)所有的經(jīng)營活動(dòng)一般都應(yīng)當(dāng)納入授權(quán)批準(zhǔn)的范圍。授權(quán)要適度，授權(quán)不是放棄領(lǐng)導(dǎo)，不是把所有的權(quán)力都下放。在授權(quán)過程中應(yīng)該以明確的目標(biāo)責(zé)任為前提，沒有目標(biāo)責(zé)任的授權(quán)，是無原則的授權(quán)，無濟(jì)于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和風(fēng)險(xiǎn)的控制。

授權(quán)應(yīng)當(dāng)區(qū)別不同情況分層次授權(quán)。根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性水平和金額大小確定不同的授權(quán)批準(zhǔn)層次，同時(shí)考慮連續(xù)性，將可能發(fā)生的情況全面納入授權(quán)批準(zhǔn)體系，避免出現(xiàn)真空地帶，保證有關(guān)人員有權(quán)有責(zé)，權(quán)責(zé)適宜。同時(shí)要明確指揮關(guān)系。建立信息反饋制度，規(guī)定下級應(yīng)匯報(bào)的時(shí)間、匯報(bào)的內(nèi)容及匯報(bào)形式等；規(guī)定每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批程序，以便按程序辦理審批，避免越級審批和違規(guī)審批的情況發(fā)生。

企業(yè)要把握好授權(quán)和控制之間的平衡點(diǎn)，保持授權(quán)的適當(dāng)性，在保證責(zé)任者有效實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的前提下，調(diào)動(dòng)部屬的積極性，提高部屬的素質(zhì)和能力，增強(qiáng)其應(yīng)變能力。

1.3 成本效益原則

企業(yè)設(shè)計(jì)約束控制活動(dòng)時(shí)要貫徹成本效益原則，實(shí)行約束控制活動(dòng)花費(fèi)的成本和由此而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益之間要保持適當(dāng)?shù)谋壤?/p>

企業(yè)的最終目標(biāo)是價(jià)值最大化。約束控制活動(dòng)的實(shí)施應(yīng)該服務(wù)于企業(yè)價(jià)值最大化目標(biāo)。它的建立和完善應(yīng)該與企業(yè)的財(cái)力狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要相適宜，不應(yīng)對工作效率或獲利能力產(chǎn)生不利影響。企業(yè)要平衡成本與效益之間的關(guān)系，避免過度強(qiáng)調(diào)先進(jìn)性而投入過多的人力和財(cái)力而影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。如果建立或?qū)嵤┠稠?xiàng)內(nèi)控措施的成本大大超過了其預(yù)期能獲得的效益，那此項(xiàng)內(nèi)控就沒有多大意義，應(yīng)該重新思考，重新設(shè)計(jì)內(nèi)控措施。

1.4 全面性原則

2004年9月美國COSO委員正式頒布的《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理整合框架》將內(nèi)部控制劃分為八個(gè)相互關(guān)聯(lián)的要素：內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)設(shè)定、事項(xiàng)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控。這八個(gè)控制要素貫穿于各業(yè)務(wù)循環(huán)。約束控制活動(dòng)的設(shè)計(jì)在層次上應(yīng)當(dāng)涵蓋企業(yè)董事會(huì)、管理層和基層員工，在對象上應(yīng)當(dāng)覆蓋企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)，在流程上應(yīng)當(dāng)滲透到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)，避免“真空”地帶的出現(xiàn)。

2 構(gòu)筑約束機(jī)制六道防線

委托人與代理人之間的信息不對稱性，合同的不完全性，會(huì)產(chǎn)生代理人的道德風(fēng)險(xiǎn)。為了防止和克服代理人的道德風(fēng)險(xiǎn)，必須設(shè)計(jì)一個(gè)有效的約束機(jī)制，用約束來規(guī)范代理人的行為，使其行為不至于偏離正軌。

恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用內(nèi)部控制，有利于減少疏忽、錯(cuò)誤與違紀(jì)違法行為；有利于改善經(jīng)營活動(dòng)，以提高工作效率與經(jīng)濟(jì)效益；有利于安定人心，激勵(lì)進(jìn)取，使公司健康地發(fā)展。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，樹立良好的企業(yè)形象，打造企業(yè)核心競爭力，全面提升品牌效應(yīng)，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建起全員參與、內(nèi)外監(jiān)控的六道約束控制防線，切實(shí)有效地保障內(nèi)部控制制度的落實(shí)。

（1）第一道監(jiān)控防線：堅(jiān)持一線崗位雙人、雙崗、雙責(zé)。

內(nèi)部控制并不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)、管理層的事，它與每位員工的切身利益緊密相關(guān)。只有當(dāng)管理層和其他員工都認(rèn)為內(nèi)部控制是公司日常業(yè)務(wù)不可分割的一部分，而非日常工作的額外負(fù)擔(dān)時(shí)，內(nèi)部控制才最為有效。企業(yè)首先要強(qiáng)調(diào)以人為本的思想，強(qiáng)調(diào)溝通和感情的交流，消除管理者與被管理者之間的隔膜，調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的積極性。其次，制定詳細(xì)、操作性強(qiáng)的制度、辦法和規(guī)定，并將“雙人、雙崗、雙責(zé)”為基礎(chǔ)的內(nèi)部控制措施融入其中，實(shí)行不相容職務(wù)分離，重要業(yè)務(wù)實(shí)行雙簽有效的“四眼原則”，為防范和化解經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（2）第二道監(jiān)控防線：夯實(shí)部門主管對本部門業(yè)務(wù)監(jiān)督制約。

明確部門主管及領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)、權(quán)、利，對部門主管及領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行考核激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)其責(zé)任心。以部門主管及領(lǐng)導(dǎo)為主，加強(qiáng)各部門的工作指導(dǎo)與管理，防止“一道防線”可能出現(xiàn)的事故和差錯(cuò)，對各自主管的業(yè)務(wù)工作定期或不定期地開展各種形式的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)或制止出現(xiàn)的問題和隱患，提升公司防范和化解經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）第三道防線：強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督部門對各部門、各崗位各項(xiàng)業(yè)務(wù)全面監(jiān)督反饋。

設(shè)立稽核、審計(jì)等內(nèi)部監(jiān)督部門，并以制度的形式規(guī)定其對一級法人負(fù)責(zé)，保證其獨(dú)立地行使綜合性的內(nèi)部監(jiān)督職責(zé)，并及時(shí)將檢查評價(jià)的結(jié)果反饋給最高管理層。配備與業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督部門人員，充分發(fā)揮其監(jiān)督反饋?zhàn)饔茫ㄆ诨虿欢ㄆ诘貙Ω鳂I(yè)務(wù)部門進(jìn)行全面、綜合的稽核，開展部門責(zé)任人離任稽核、目標(biāo)責(zé)任制稽核等專項(xiàng)稽核，對內(nèi)部控制的狀況及時(shí)做出評價(jià)。切實(shí)發(fā)揮黨政工團(tuán)以及公司監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督作用，積極創(chuàng)造條件讓其參與到企業(yè)監(jiān)督中來。建立審計(jì)檢查制度和審計(jì)處罰制度，督促各項(xiàng)內(nèi)部管理措施和規(guī)章制度的貫徹實(shí)施，確保各項(xiàng)內(nèi)部控制措施得到有效實(shí)施。把企業(yè)所有員工在各項(xiàng)業(yè)務(wù)、各個(gè)環(huán)節(jié)中的活動(dòng)都置于有效的監(jiān)控之下，做到既防患于未然，又及時(shí)糾正偏差，消除或降低風(fēng)險(xiǎn)。

（4）第四道防線：優(yōu)化治理結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對高層管理人員的監(jiān)督。

一套完善的規(guī)章制度是一個(gè)企業(yè)能夠生存發(fā)展的根本，一套完善的規(guī)章制度不僅對員工是一個(gè)約束機(jī)制，對高層管理人員更是一種約束機(jī)制。企業(yè)要形成科學(xué)的法人治理結(jié)構(gòu)，明確股東、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和總經(jīng)理之間的權(quán)利、責(zé)任和利益，形成相互制衡的關(guān)系。明確監(jiān)事會(huì)按照我國《公司法》規(guī)定，監(jiān)督企業(yè)遵守財(cái)務(wù)制度，檢查企業(yè)賬目的真實(shí)性、合法性，監(jiān)督并及時(shí)糾正董事會(huì)、經(jīng)理的行為進(jìn)行監(jiān)督，為股東和政府主管部門提供有關(guān)企業(yè)的各種真實(shí)信息，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)和諧的環(huán)境。

（5）第五道防線：構(gòu)建應(yīng)急應(yīng)變措施的內(nèi)部控制。

各種內(nèi)部控制措施都有其固有的缺陷。受設(shè)計(jì)者知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)的限制，不可能制定出完全切合實(shí)際的內(nèi)部控制制度。即便是符合實(shí)際的，但隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，其相對滯后性也會(huì)逐漸顯露出來；再加上內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)要考慮重要性、成本效益原則，致使執(zhí)行中主要針對重復(fù)發(fā)生且具有相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)中的重要環(huán)節(jié)實(shí)施控制，而對突發(fā)事件的控制手段較少。同時(shí)，內(nèi)部控制制度無法杜絕管理層在決策上的失誤，也無法防范兩個(gè)或多個(gè)人的串通舞弊，甚至無法制約個(gè)別管理人員超越內(nèi)部控制體系的行為。

企業(yè)應(yīng)建立與業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)和集中的數(shù)據(jù)信息庫，并在此基礎(chǔ)上成立一個(gè)以內(nèi)部監(jiān)督部門為中心、各專業(yè)部門相互協(xié)作，及時(shí)完善內(nèi)部控制制度的異常信息反饋渠道，限時(shí)進(jìn)行前四道防線的修補(bǔ)與完善。將對突發(fā)事件采取的應(yīng)急應(yīng)變措施納入內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，建立有效的處理與糾正機(jī)制，使內(nèi)部控制覆蓋公司的方方面面。

（6）第六道防線：利用外部力量對內(nèi)部監(jiān)督工作進(jìn)行再監(jiān)督。

規(guī)范企業(yè)的約束機(jī)制，主要包括由公司法人治理結(jié)構(gòu)和規(guī)章制度形成的內(nèi)部約束和由市場形成的外部約束。

公平而充分競爭的市場是企業(yè)所有權(quán)和控制權(quán)分離可能產(chǎn)生的道德風(fēng)險(xiǎn)的外部約束。監(jiān)管部門在加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部制度約束的同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化人才市場、股票市場和商品市場對經(jīng)營者的約束。發(fā)達(dá)的、充分競爭的人才市場可以為企業(yè)提供較大的經(jīng)營者選擇空間，對在位經(jīng)營者形成優(yōu)勝劣汰的競爭壓力。規(guī)范的股票市場可以及時(shí)反映企業(yè)經(jīng)營的市場評價(jià)結(jié)果，若股票價(jià)格下跌，一些股票持有者就會(huì)轉(zhuǎn)讓手中的股票，有可能導(dǎo)致其他企業(yè)的接管，對公司經(jīng)營者形成壓力。發(fā)達(dá)的商品市場是消費(fèi)者選票結(jié)果的顯示屏，隨時(shí)顯示企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績，反映企業(yè)產(chǎn)品的市場占有率。通過消費(fèi)者理性的“貨幣投票”來約束企業(yè)家的行為，促使企業(yè)經(jīng)營者不斷開拓新產(chǎn)品，降低成本，提高質(zhì)量，為消費(fèi)者提供價(jià)廉物美的產(chǎn)品，保證企業(yè)的生存和發(fā)展。

企業(yè)產(chǎn)生和發(fā)展的過程是每個(gè)員工承擔(dān)和完成責(zé)任的過程。責(zé)任心是企業(yè)的競爭力，責(zé)任感是企業(yè)的凝聚力。企業(yè)應(yīng)該培育員工的責(zé)任意識(shí)，催生員工的進(jìn)取精神，強(qiáng)化員工履行使命的忠誠度，將責(zé)任作為一種文化，融入到約束機(jī)制的建設(shè)當(dāng)中，打造責(zé)任員工、責(zé)任班子、責(zé)任企業(yè)，建立員工對企業(yè)負(fù)責(zé)、企業(yè)對員工負(fù)責(zé)、企業(yè)與員工共同對國家負(fù)責(zé)、對社會(huì)負(fù)責(zé)的責(zé)任體系，把責(zé)任文化延伸、拓展到企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門、各個(gè)領(lǐng)域，為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

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