淺談文檔一體化管理

蔣　萍

摘 要:計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的文件管理和檔案管理模式受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，使文檔一體化作為科學(xué)的、規(guī)范的管理方式走入我們的日常工作中，文章對(duì)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)和管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

關(guān)鍵詞:文檔一體化 辦公自動(dòng)化 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)02-228-02

隨著我國(guó)信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，形成了辦公過(guò)程的文字載體由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)的轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來(lái)工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)，也為文檔一體化管理帶來(lái)了難得的機(jī)遇。近年來(lái)，文檔一體化管理受到了越來(lái)越多的重視，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理以成為廣大檔案工作者的共識(shí)。

一、理論基礎(chǔ)和作用

(一)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件的生命周期理論研究了文件從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久保管，是一個(gè)完整的過(guò)程，它分為三個(gè)階段：第一，文件的形成階段。它借助于撰寫(xiě)、印刷、錄音等信息記錄手段來(lái)固定文件撰寫(xiě)結(jié)果，形成具有法定效力的文本的過(guò)程；第二，文件的使用階段。是指文件在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)作、發(fā)揮作用階段；第三，文件的歸檔階段。即文件履行完現(xiàn)行效用，一部分有價(jià)值的文件被當(dāng)作檔案保存起來(lái)，而另一部分無(wú)價(jià)值的文件則被銷(xiāo)毀的過(guò)程。由此可見(jiàn)，文件和檔案只是同一事物在其不同運(yùn)動(dòng)階段上價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理就是對(duì)文件發(fā)生、發(fā)展、滅亡或永久保存三個(gè)階段實(shí)行的全過(guò)程管理。

(二)文檔一體化管理的概念

所謂文檔一體化管理，就是從文書(shū)和檔案工作全過(guò)程出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成到歸檔管理的全過(guò)程控制。它包括：文檔實(shí)體生成一體化管理，即對(duì)公文、檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案直到銷(xiāo)毀為止的整個(gè)生命周期進(jìn)行全面管理；文檔一體化管理，從管理體制、組織機(jī)構(gòu)、人員配備等方面保證管理的實(shí)現(xiàn)；文檔信息利用一體化管理，利用時(shí)不要考慮是文件信息還是檔案信息，只用一條檢索命令即可查到全部文檔信息，是對(duì)文檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)部運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程實(shí)現(xiàn)的有效體現(xiàn)。

(三)文檔一體化管理的作用

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用等環(huán)節(jié)來(lái)看，都有著實(shí)際的工作內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理后，檔案工作將滲透到文件的形成階段和文件的使用階段之中，形成一個(gè)不可分割的整體，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，保證了文件信息的不會(huì)被遺失或損耗，減少了重復(fù)勞動(dòng)，簡(jiǎn)化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件處理的前控性。文檔一體化管理通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采用有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，使文檔實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞，異地查詢(xún)和處理，節(jié)約了存儲(chǔ)空間和場(chǎng)地，有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、當(dāng)前我國(guó)文檔一體化方面存在的主要問(wèn)題

(一)管理體制方面

傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分開(kāi)的，分屬兩個(gè)職能部門(mén)各自負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者以立卷歸檔為工作界面，文件歸檔前屬于文書(shū)部門(mén)管理，歸檔后屬于檔案部門(mén)管理。在這種體制下，文件在兩個(gè)相對(duì)封閉的系統(tǒng)中各自運(yùn)行，文書(shū)處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量的不到可靠的保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象。文檔分離既不利于檔案部門(mén)信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門(mén)作用的發(fā)揮。

(二)技術(shù)方面

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。由于各行政部門(mén)的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類(lèi)別也不盡相同，在文書(shū)處理過(guò)程中，文件格式錯(cuò)亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規(guī)范，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門(mén)的成果不能被檔案部門(mén)直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動(dòng)浪費(fèi)了人力和財(cái)力。

(三)計(jì)算機(jī)硬軟件及安全性方面

文檔一體化管理軟件的研制和開(kāi)發(fā)比較少，價(jià)格比較昂貴。計(jì)算機(jī)硬軟件的技術(shù)生命周期比較短，電子文檔由于其本身對(duì)軟、硬件及載體的依賴(lài)性而容易丟失，對(duì)設(shè)備的依賴(lài)非常大，所以如何保管好電子文件是擺在我們面前的一大課題。計(jì)算機(jī)設(shè)備更新?lián)Q代很快，需要長(zhǎng)期保存的電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備依賴(lài)性造成的問(wèn)題會(huì)更加嚴(yán)重。一般的計(jì)算機(jī)設(shè)備5年左右就會(huì)被更新，而耐久性光盤(pán)載體可以保存更長(zhǎng)時(shí)間。若十年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問(wèn)題。電子文檔在提供了便捷的共享資源的同時(shí)，時(shí)刻面臨著計(jì)算機(jī)病毒的侵入、外來(lái)磁場(chǎng)的干擾以及人為地破壞的等，使電子文檔的安全性、可靠性遇到極大的挑戰(zhàn)。

三、文檔一體化實(shí)踐中的對(duì)策思考

(一)轉(zhuǎn)變觀念提高人員素質(zhì)

由于管理體制、思維模式上長(zhǎng)期存在著文件工作、檔案工作分家的局面，日前我國(guó)大部分檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化管理，檔案管理的需求并未納入其中。因此，檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，必須對(duì)文檔一體化有著客觀、充分的認(rèn)識(shí)，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹(shù)立宏觀和微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。文檔一體化是一項(xiàng)融文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識(shí)、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。開(kāi)展多部門(mén)合作，通過(guò)多層次，多渠道地培訓(xùn)來(lái)提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過(guò)崗位培使他們充分認(rèn)識(shí)文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺(jué)性，掌握文檔工作的基本知識(shí)和技能。與此同時(shí)要注重抓好領(lǐng)導(dǎo)者的培訓(xùn)，能否真證全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。

(二)全面推行辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公信息數(shù)字化，辦公自動(dòng)化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實(shí)地記錄下來(lái)，把文件產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程分類(lèi)整理，并準(zhǔn)確地將要?dú)w檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)了信息的在線查詢(xún)、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)人員整理核對(duì)后形成最終的電子檔案。由此可見(jiàn)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理中，真止實(shí)現(xiàn)了電子文件的形成、傳遞、查閱、存檔的一體化管理。檔案部門(mén)可以配合信息管理部門(mén)，建立和完善檔案信息管理平臺(tái)，做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無(wú)紙化辦公與檔案管理的無(wú)縫鏈接，成功的實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

(三)制定綜合管理文件、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基本前提就是要文件、檔案類(lèi)別的劃分和類(lèi)目設(shè)置要準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能順利開(kāi)展。國(guó)家教委頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與檔案工作規(guī)范》，把高校檔案分成黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)科目，就是按各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)劃分，分類(lèi)十分清楚。如果在文書(shū)處理時(shí)，把這種分類(lèi)原則運(yùn)用到分類(lèi)編號(hào)中，使每一個(gè)單位的文件、檔案類(lèi)目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個(gè)有機(jī)的整體，使各類(lèi)文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來(lái)，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會(huì)提供可靠的檔案信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

文檔一體化是未來(lái)檔案工作的趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化也是對(duì)檔案工作者提出了新的的要求，我們必須端正思想，刻苦鉆研，投入相當(dāng)?shù)木Γ覀兿嘈牛臋n一體化將引領(lǐng)我們走進(jìn)檔案管理的新階段。

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(作者單位:徐州工程學(xué)院 江蘇徐州 221008)

(責(zé)編:賈偉)