大力推進三個創新 加強企業檔案管理

徐維玲

檔案工作在企業發展中的基礎地位十分重要,切實加強和改進企業檔案管理,充分運用檔案信息資源為企業改革發展服務,是企業檔案工作的主要任務。面對新時期企業經營管理對檔案工作提出的新要求,我們必須緊緊圍繞為企業服務這一主題,始終堅持解放思想、與時俱進,大力推進觀念、機制和管理創新,不斷增強和拓展檔案工作的綜合功能,更好地服務于企業改革發展大局。

一、推進觀念創新,推動檔案資源在服務中發揮效益

(一)要強化檔案是資產的觀念。在企業,無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案,無論是文字檔案還是音像檔案,都是企業生產經營實踐活動的結晶和智慧積累,是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。企業發展的歷史沿革,企業所有產品從設計、試制、正式推出到品牌的創立,無不包含著歷代企業員工的聰明才智和心血,無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,無不體現著企業每一代檔案工作者的辛勤勞動。比如,青海省鹽業股份有限公司茶卡制鹽分公司從其前身茶卡鹽廠于上世紀五十年代成立,直到現在的發展歷程,其艱苦創業、發展壯大的經驗,是難以用金錢買到的無價之寶。這些經驗和歷程,不僅真實地記錄著企業發展所走過的每一個腳印,具有重要的存史作用,而且同時具有重要的資政作用,對企業每一代建設者在深刻總結經驗的基礎上正確把握企業發展規律,創新工作舉措,推進企業不斷發展壯大具有不可替代的作用。可以說,檔案財富是一種非常重要的資產,而且是獨一無二的資產,我們一定要千方百計去管理好、保護好、利用好各種檔案資料。只有始終樹立這樣的觀念,才會在思想上高度重視檔案工作,增強工作積極性和主動性,勤勤懇懇、無怨無悔、盡心竭力地做好檔案工作。

(二)要強化檔案是企業獨有信息和知識的觀念。在當今瞬息萬變的市場經濟大潮中,各個企業特別是那些成立年代較早、具有悠久歷史的企業,其各自的檔案都是獨有的原始記錄,記載著未公開的、未申請專利的知識和技術,如各種設計資料、圖紙、數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果沒有這種意識,就不可能做好企業檔案管理工作,在市場競爭日益激烈和信息手段高度發達的今天,就很容易泄密,給企業造成無法挽回的損失。

(三)要強化檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物,它是在各種生產要素的配合下產生并不斷完善的。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的,實踐證明,許多企業技術革新、技術發明的問世和重大管理決策的出臺,都是在充分研究相關檔案資料,全面、準確了解掌握相關基本情況的基礎實現的,可見只要管理好、利用好檔案,就能產生好的經濟效益和社會效益。因此,檔案工作很重要的一項職能就是服務,它的服務性集中體現在檔案信息資源的開發利用上。就企業檔案工作人員來說,除了要認真負責地搞好本企業檔案材料的搜集、整理、保管等基礎工作外,其最主要的任務就是擴大檔案信息資源開發的深度和廣度,盡可能挖掘檔案信息的隱性化價值,積極主動地為企業各項工作提供及時有效的服務,這也是企業檔案工作最根本的服務方向。

二、推進機制創新,使檔案工作更加適應企業發展要求

企業的檔案工作要適應現代企業的發展要求,就必須對企業檔案工作實行機構創新、機制創新和制度創新。

(一)機構創新的核心是精簡。無論哪個企業,精簡、效能、統一都是必然趨勢,企業檔案工作也要按照這一要求,擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內涵,整合力量和資源,把過去只是單一管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”,負責企業機關及所屬各部門、車間各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,并以計算機網絡系統為平臺,實現各種信息資源的聯合開發和資源共享,真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣,既符合現代企業精干、高效的原則,又有利于增加企業檔案管理的自主性、便捷性和靈活性。

(二)機制創新的關鍵是高效。近年來,青海鹽業不斷深化內部改革,以使企業運行的體制機制更加適應市場經濟的需要,高效合理運作,增強企業活力,以創造最大的經濟效益和社會效益。按照這一總體要求,企業檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新,始終堅持與時俱進,始終堅持沒有創新就沒有發展的管理理念,深入分析研究工作存在的薄弱環節和突出問題,敢于否定自己,善于完善自己,真正從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換,提高辦事效率,讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造和管理創新的動力源之一。

(三)制度創新的實質是要增強內驅力。回顧多年來的檔案工作實踐,領導支持固然非常重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力,推動檔案工作制度創新關鍵是要發揮檔案工作人員的工作積極性和主動性。目前看來,茶卡制鹽分公司的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案仍然比較分散,管理不夠規范,降低了利用率,必須制定較為細化、規范,更加針對性和可操作性的管理制度,明確規定檔案工作的目標任務,以及各職能部門、各車間兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任,評價檔案工作效果的方式、方法,以及月考核、年評比的相關辦法,職責明確,獎罰分明,有效地調動起全體專兼職檔案人員的工作積極性,推進檔案工作規范化、制度化。

三、推進管理創新,全面提升檔案工作整體水平

(一)在提高工作效率上下功夫。堅持從檔案工作的每一個環節做起,切實改進不符合、不適應工作需要的薄弱環節,以每一項具體工作的改進促進整體工作效率的不斷提高。比如,在立卷環節,要盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟,從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟,做到既不影響日后調檔利用,又能盡快完成歸檔程序,盡量縮短立卷歸檔周期。又如,目前計算機已廣泛應用于檔案管理,但大多僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索,而在檔案資料編研、檔案信息交流以及檔案業務管理等方面應用則較少,應不斷創新工作方式,加強電子文件歸檔管理工作,充分發揮現代化信息設備在檔案管理中的重要作用,進一步提高工作效率和服務水平,使檔案工作真正成為企業靈敏、準確信息系統的重要組成部分。

(二)在提高人員素質上下功夫。隨著電子計算機在檔案中的廣泛應用,隨著辦公自動化水平的不斷提高,隨著無紙化辦公的推行,今后企業許多崗位都能形成電子文檔,這就要求這些崗位上的每一名員工都要懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質文件和電子文件歸檔的關系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任,更好地實現信息資源共享。為此,要對企業各級專兼職檔案人員加強包括辦公自動化、電子政務知識在內的業務培訓,提高檔案人員的綜合業務能力,在企業內部加快建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。

(三)在加強信息安全管理上下功夫。現代化信息設備和網絡在公文處理和檔案管理中的應用,既提高了工作效率,但同時也使得重要文件資料失密泄密的途徑增多、機率增大。為此,要圍繞既提高檔案信息利用效率、又確保檔案資源保密,通過建立健全管理制度和管理方法,建立嚴格的權限管理機制,加強對檔案資源特別是企業核心機密的管理,確保檔案信息資源安全。

(四)在增強綜合服務功能上下功夫。著眼于把企業檔案室建成為企業生產經營管理、質量管理、設備管理、人事管理、財會管理等方面檔案信息的匯集中心,進一步增強工作主動性,加強信息搜集,把好檔案鑒定關,不斷豐富館藏內容。在此基礎上,加快提高檔案的現代化管理水平。一方面,要完善管理制度,包括保管制度、保密制度、統計制度、立卷歸檔制度、利用制度等,促進工作規范化、制度化。另一方面,要利用現代化的信息處理和分析工具,抓緊制作開發利用檔案必備的檢索工具,多途徑多形式地開展檔案信息咨詢,始終使檔案工作與企業的發展創新保持同步,使檔案工作人員的努力與企業提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,更好地為企業領導者進行科學決策與管理提供信息支持,為企業科研設計工作創造必要條件。

(作者單位:青海省鹽業公司茶卡制鹽分公司)