電算化條件下的會計檔案管理研究

鄭孝清

摘要：財務管理和會計電算化應用軟件不斷升級，這些都促使會計檔案向技術化、知識化和信息化發展。會計電算化的普及應用，對會計檔案管理工作提出了更高的要求，它推動了會計檔案管理工作的進一步發展。關鍵詞：電算化；會計檔案；管理ブ型擠擲嗪牛篏271

文獻標識碼：A

文章編號：16723198(2009)19019902

根據財政部、國家檔案局財會字(1998) 32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤、光盤以及其他磁性介質內的會計數據等形式的電子會計檔案。1會計電算化檔案的內容1.1計算機系統檔案ゼ撲慊系統檔案包括下列內容：(1)計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類型；(2)計算機操作系統(或網絡操作系統)型號；(3)會計軟件系統的編程語言、數據庫系統類型；(4)軟件系統名稱、版本號；(5)與軟件系統相配套的各說明書與使用手冊。1.2機制會計檔案セ制會計檔案包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬薄、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。1.3機讀會計檔案セ讀會計檔案包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式與計算公式)等數據和會計數據庫。2會計電算化會計檔案的特點(1)實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。(2)會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。(3)傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。(4)會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。(5)會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。3電算化會計檔案管理存在的問題(1)會計電算化檔案管理制度落后。會計電算化已經步入網絡時代，網絡技術應用領域的拓寬使電算化系統出現許多新的特征，過去的電算化檔案在管理內容、方法及管理目標上都顯得較為狹隘，影響了會計電子文檔的收集、管理和利用，導致電算化檔案管理出現簡單化、形式化的現象。(2)會計人員的電子檔案管理意識較弱，計算機操作能力較低。會計電子檔案從收集到歸檔的過程，離不開計算機操作。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足，以及操作人員的時間觀念不強等原因，以致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外儲器中保存，有時又不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，人為錯誤致使系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。(3)會計電子檔案尚未真正納入檔案管理范疇。會計電子檔案的管理缺乏明確的規章制度。檔案部門目前所執行的仍是《會計檔案管理辦法》和2003年5月開始實施的《電子文件歸檔與管理規范》，缺乏針對電算化會計檔案管理的制度規范。由于企業各部門之間的分工不同，相互交流、協調不夠，會計電子方案往往都是由財務軟件的系統管理員自行保存，由于財務人員不是專業的檔案管理人員，在保管過程中易使電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態。由于財務人員實行輪崗制，在頻繁的更換中更易造成電算化會計檔案的丟失。4電算化會計檔案管理的措施4.1建立電算化會計檔案的歸檔制度セ峒頻縊慊系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案加以保管；電算化會計數據在打印之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等應打印輸出，并按照稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。(1)現金日記賬和銀行存款日記賬應每天登記并打印輸出，做到日清月結。如果每天業務較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。(2)一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、季或年打印；如果業務較少，可滿頁打印。(3)如果所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。(4)在保證賬簿清晰的條件下，打印輸出的賬簿中表格線可適當減少。4.2嚴格按照財政部和國家檔案局的有關規定，管理和保存電算化會計檔案ザ緣縊慊會計檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作；對采用磁性介質保存的檔案，還應定期檢查，定期復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。電算化會計檔案必須與對應的財務軟件版本一致，因為不同的版本可能會使會計檔案不能被調閱，或產生某些預料之外的錯誤。除了備份之外，還應收集和保存以下相關信息：計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。4.3采取安全保密措施，防止存儲在硬盤中的會計檔案被修改コＳ玫陌踩保密措施有：(1)用戶識別控制：防止非法用戶接觸會計檔案。(2)操作日志管理：由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索。(3)數據存取權限限制：對于安全保密程度不等的數據，應賦予不同的使用人員以不同的操作權限，防止越權使用。4.4應對計算機環境中形成的會計檔案實行多重備份(1)在專用計算機上進行電子檔案備份。(2)在磁盤、光盤上進行電子檔案備份。(3)對電子檔案進行異地備份，以防止因事故而使電算化會計檔案遭受損失。(4)必須用優質光盤刻錄備份所有的電子檔案數據，以保證數據的實體和信息安全。年終要將當年形成的所有財務檔案信息整理歸類，并標明日期、內容目錄、備份人姓名等內容，用于存檔的盤片由系統管理員和財務處長簽名。4.5加大對電算化會計檔案管理的投入(1)注重硬件配置、軟件購買環節。優良的計算機硬件配置是實現會計軟件高效運作、信息共享、數據交換、良性循環的必備物質條件。(2)存放電算化會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內。強化系統的安全防護功能，并就信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權批準制度。為保證電算化會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒損壞電算化信息。定期進行補丁維護，避免因電腦或網絡安全隱患導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。加強計算機系統管理，一般操作人員的計算機不應安裝軟驅和光驅，所有需安裝的軟件都必須由系統管理員執行，從根本上消除病毒的威脅。〖HS1*3/4〗參考文獻[1]@董瑞芬.地方性高校電算化下會計檔案管理研究[J]蘭臺世界，2009，(2).[2]@王俊慧.淺談電算化會計檔案的綜合利用[J].甘肅科技縱橫，2008，(6).[3]@陳曉靜.對加強電算化會計檔案管理工作的思考[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2008，(8).