淺談辦公自動化在高校辦公室秘書工作中的利與弊

葛愛英

[摘 要]辦公自動化的秘書工作是新時期高校發展的需要，是秘書工作規范化、標準化和科學化的基本要求。本文從辦公自動化在秘書工作的重要作用和辦公自動化給秘書工作帶來的負面影響兩方面進行淺議，力求對辦公自動化在秘書工作中的利與弊有一個清醒的了解和認識。

[關鍵詞]辦公自動化 秘書工作 利弊

辦公自動化是現代科學技術發展的成果之一，它的出現使秘書工作發生了前所未有的變化。對高校秘書工作而言，辦公自動化的內涵是辦公室秘書人員利用先進的計算機技術、通信技術、信息技術和軟科學技術，通過各種辦公設備和人機信息系統來完成領導交辦的任務和職能部門與教學部門之間的聯系工作。它的實現不僅使高校辦公室秘書人員的工作流程規范化、標準化，提高了工作效率，而且要求秘書人員必須具有現代化科學管理方面的知識和相應的辦公室業務知識，這就促使秘書人員在工作的同時要不斷積累經驗，提高業務素質。

一、辦公自動化有利于提高秘書人員擬辦公文的效率

擬辦公文是辦公室秘書最基礎的一項工作。通常，高校辦公室要收到來自上級不同單位的發文，這些文件需要秘書及時、準確無誤地傳給領導批閱，并立即遵照領導指示向學校各部門傳達文件精神。在傳統的方法中，秘書人員要通過擬辦單，登記收文時間、收文流水號和擬辦時間后，再傳到領導手中，這樣文件在“路上”逗留的時間就顯得長一些，還有一些文件到了領導手中已經過期。而采用辦公自動化，秘書人員可以在掃描上網后，利用特定的辦公軟件發送給領導。這樣，即使領導離開辦公室，也可以在異地對文件進行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，并且最大的優點是不會因為文件過多而造成丟失情況，同時秘書人員可以對文件進行規范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質量。

二、辦公自動化有利于秘書人員收集資料的及時性、準確性和廣泛性

通常，領導會交代辦公室秘書人員寫調查報告或講話稿，這就需要秘書人員廣泛收集相關內容的資料并對其進行篩選。傳統的信息收集工作費時費力，收集的信息還少而不全，但是辦公自動化系統可使秘書人員快捷方便地獲取大量相關資料，特別是互聯網技術，為秘書人員提供了一個更加快捷有效的渠道和廣闊的空間，秘書人員只需要在互聯網計算機中輸入要查資料的關鍵詞，與之相關的信息就會顯示在屏幕上，秘書人員把這些資料存儲到計算機中就可在寫報告時，隨時調出來進行使用和參考。辦公室也要向上級部門呈上請示或者報告之類的公文，這些公文的格式要求統一而且精確，雖然一些書本上也有這些公文的統一格式，但需要秘書人員去花大量的時間和功夫去查閱，查閱到后，再輸入到計算機中進行模版的設置，直到達到要求為止，而如果秘書人員利用計算機直接獲取所需公文的模板文件，輸入公文的要素，如發文字號，簽發單位等，再根據需要輸入正文內容，這樣即節省了時間，又保證了公文的規范性和正確性，為秘書人員減少了大量不必要的繁雜事務。

三、辦公自動化是秘書人員溝通信息的重要渠道

辦公自動化是一種綜合性的多功能技術，它不僅可以收集資料，傳遞文件，還可以建立內部郵箱，學校因業務需要往往要在部門與部門之間進行信息傳遞，例如一些緊急通知能在幾秒鐘之內就能讓對方收到，這就體現了辦公自動化傳遞信息的方便，為秘書工作的及時性提供了保證。

四、辦公自動化有利于提高秘書人員的業務素質

辦公自動化是知識經濟、現代化辦公室工作和較高素養辦公室工作人員的綜合效應，是高校辦公室進行一場思想、工作、技巧三大結合的革命，它對辦公室秘書人員的業務素質提出了嚴格的要求，時刻要求秘書人員進行業務知識的學習，不斷提高業務素質，否則就會應為不能適應辦公自動化的要求而被淘汰。作為高校辦公室的一個秘書人員，不僅要具備所在部門和行業的專業知識和秘書工作知識，而且還必須具備現代化科學管理方面的知識，并熟練掌握自動化的辦公設備和技術。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經常參加一些相關業務知識的學習和培訓，提高自身業務素養，這樣才能更好地適應現代辦公自動化的需要。

但是，從另一方面考慮，辦公自動化對秘書工作起積極作用的同時，也不可避免地產生一些消極作用。

五、辦公自動化有害于秘書的身體健康和生理健康

辦公自動化是借助各種不同的先進設備來實現的。比如計算機、復印機、打印機等自動化設備，雖然操作方便，速度較快，但是帶給秘書人員的負面影響也是不容忽視的，這些先進的辦公設備都帶有很強的輻射性，秘書人員長時間接觸這些輻射性的設備會產生各種疾病，造成身體上的危害。另一方面，秘書人員因工作的特殊性會長時間保持做姿，也難免會產生頸椎病等職業病情。

六、辦公自動化給秘書工作的安全性和保密性帶來隱患

辦公自動化系統作為一個用現代化設備裝備起來的復雜系統，主要通過網絡和軟件來實現信息的傳遞，這使保密工作的對象和范圍發生了極大的變化。比如電磁波輻射、網絡泄密信息存儲媒體、軟件技術方面缺乏保密措施或措施不嚴、秘書人員素質不高或管理觀念和方法的滯后均有可能造成泄密。

此外，秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。例如廢棄的打印紙和用過的磁盤上，可能留有秘密信息；在技術交流中，向無關者展示不該公開的數據；計算機送去修理時沒有及時清除掉硬盤中的數據；公用機器不加密碼等等，都可能造成泄密，這些都同工作人員的責任心和管理有著密切關系。因此，加強計算機保密工作，是辦公自動化中的一項不可忽視的工作。

七、辦公自動化會使秘書人員養成不踏實的工作作風

有些秘書人員寫各類報告時，借用計算機網絡的方便操作，通過互聯網隨便下載一些相關內容的資料來應付完成。而對于調查報告，沒有調查就沒有可信的資料，只有通過調查，才能使資料具有真實性。如果秘書過分依賴互聯網或相關自動化設備，會逐漸泯滅其工作的主動性和積極性，這樣日積月累形成不踏實的工作作風。

綜上所述，辦公自動化在秘書工作中的運用是新形勢和高校發展的需求，正確理解辦公自動化在秘書工作中的意義是充分發揮其重要作用的基本前提，合理運用辦公自動化是保證秘書人員身心健康的必然要求，秘書人員既要充分利用辦公自動化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動化給秘書人員帶來的負面危害。

參考文獻

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[2]湯明，辦公自動化在現代秘書工作中的職能，現代農業科技，2007，12，203－204