對成人高校學籍檔案管理的幾點思考

吳　珊

[摘 要]隨著社會發展和科學技術的進步，檔案越來越引起人們的重視，對于高校學生檔案管理工作而言，機遇與挑戰并存。要做好高校學生檔案管理工作，必須增強檔案意識，完善管理制度，加大審查力度，進行現代化管理，以適應新時代的要求。

[關鍵詞]成人高校 學籍檔案 管理

“學籍”專指通過入學考試、符合招生規定條件被正式錄取，并按照學校規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業(或結業)整個培養過程中以學籍的取得、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案主要包括學生錄取通知書、考生報名登記表、招生錄取花名冊、成績表、獎懲材料、畢業生登記表和畢業生驗印名冊等。成人教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作。相對于普通教育而言，它具有自己的特點，這些材料內容豐富，形式多樣，可利用性和服務性強。正如一些專家所指出的：“重視學籍管理，明確成人教育學籍管理的基本原則和內容，進一步完善管理體制，加強學籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質量，具有重大的現實意義。”

綜觀近20年來各高等院校成人教育學籍管理規定，無可否認，有它存在的價值與功績。但是，我們又不得不承認，現行的成人教育學籍規定，又明顯落后于形勢，趕不上時代的發展，尤其是網上招生模式的出現，更顯示出自身的無奈與弊端。如此看來，成人教育學籍管理改革是迫在眉睫了。目前成人教育學籍管理主要存在以下三個方面的問題。

一、思想觀念上的認識模糊

成人教育盡管在近20年發展迅速、成就巨大，但是，在相當一部分人們的心目中，仍把它當作正規教育的補充與附庸，甚至還有少數的人把它看作是創收的渠道。由于不能擺正成人教育的位置，不能認識到成人教育工作的重要地位，所以對學籍的管理，也沒有當作重要的工作來做，具體表現在成人教育學籍管理上的“四重四輕”：即重普通教育學籍管理，輕成人教育學籍管理；重學歷教育學籍管理，輕非學歷教育學籍管理；重校本部學籍管理，輕函授站學籍管理；重目前(學生在校學習時)學籍管理，輕后期(學生畢業后)學籍管理。

二、管理制度不完善、缺乏科學性和一致性

目前由于歸檔材料范圍不夠明確，致使有些檔案材料如論文只存入本校的文書檔案，而學籍檔案中很少有存檔的現象，這就給用人單位對人才的考察和使用帶來諸多不便。筆者在實際操作中經常發現一些紕漏，如有些該有單位負責人簽字蓋章的欄目，出現了只有蓋章或是只有簽名，有些連時間都漏填，失去了考察了解干部的時效性和實效性；有的畢業論文甚至連題目都沒有，只有成績一項等等；有的在學籍檔案的傳遞過程中，不按規定辦理，檔案袋不密封，甚至不裝袋直接讓本人遞交，發生泄密現象。做任何事情都必須講究科學性，學籍管理亦然，盡管近些年各個高等院校都有一套完整的成人教育學籍管理規定，但是這些規定是不甚科學的。各院校成人教育學籍管理基本上是各自為政，從普通教育學籍管理變通而來的。而普通教育與成人教育無論在教學目的、教學方法以及教學管理等方面都有著極大的不同，尤其是學籍管理，更有它的特殊性，如果照搬普通教育的管理模式，可謂削足適履、張冠李戴。縱觀各高校的成人教育學籍管理，其內容與實施細則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有作出明確規定。而事實上，相對于普通教育，考勤是成人教育學籍管理最具特色，又最難把握的一個管理項目。成人教育學生成分復雜，思想認識與知識水平差別很大，考勤既是一件特別困難的工作，又是保證教學質量一項非做不可的重要工作，怎樣做，按什么樣的標準去處理應該要有科學性的尺度，更應該有統一的尺度。再比如學號的問題，也同樣缺乏統一的科學管理。學號是學生入學之后的編碼代號，是系統管理最為關鍵的一個類別。在普通教育那里，學號的編排是一個統一的整體，但在成人教育方面，學號的編排是最為頭疼又最為混亂的。各個高校在成人教育中的學號編排是五花八門，各盡其能。有的按錄取順序編排，有的按專業次序編排，有的把本部與函授站分開編排，有的則按辦學形式、層次編排，等等，沒有一個統一的標準。如果說在過去還可以對付，到了今天數字科學管理的時代則無論如何要進行變革了。

三、審查監督機制缺乏，學生檔案資料殘缺不全

在填寫畢業生登記表時，經常出現這樣的現象：填寫畢業生成績、鑒定、組織評語等方面流于形式，表格收回后也沒有按照相關的程序進行嚴格的審核即予以歸檔，一切“從簡”。整個過程缺乏有效的檢查、審查和監督。另外，成人教育學生檔案資料殘缺不全可能是各個高校存在的最大問題。其原因主要是辦學者的思想不重視，當然也有學生檔案比較齊備的院校，但較之普通教育，的確相形見絀。

針對以上問題，筆者提出幾點改善學籍檔案管理工作的對策：

（一）增強檔案意識

1．增強領導檔案意識

做好高校成教學籍檔案管理工作，實現學籍檔案工作的科學化、規范化和現代化，需要有物質、人員、技術的保證。因而，各級領導的重視尤為重要，應該首先增強領導的檔案意識，提高領導對檔案工作重要性的認識。“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。”檔案是反映人類社會實踐活動的原始記錄，是人類文明史的見證。檔案是重要的信息資源，是對已經展開的社會活動過程的真實記錄，這些真實、可靠的檔案信息又可以為新的管理決策提供依據。學校學籍檔案的產生、積累和保存有利于學校工作的承繼，反映了領導任內的真實業績，是學校一個時期辦學工作的真實寫照與客觀實據，也是繼任領導做出科學管理決策的重要依據。因此，各級領導要對學籍檔案管理工作高度重視。要選拔優秀人員管理學籍檔案，并進行必要的檔案法律法規和業務知識、技能的培訓，建立一套有效的培訓管理辦法。對檔案工作中出現的困難與問題盡量給予及時解決，在財力物力上盡可能給予支持，為學校的學籍檔案管理工作走上系統化、規范化的運行軌道，提供思想、人員、設備和工作環境與條件的必要保證。

2．增強工作人員責任意識

要完善學籍管理，還要有一支政治覺悟高、責任心強、工作踏實、甘當無名英雄的學籍管理隊伍。以優質的服務確保工作的順利進行。其次，應歸檔的材料要及時歸檔。發揮學籍檔案的參考，利用功能，有效地實現檔案的社會價值。在明確檔案的重要性的基礎上，認真學習《 檔案法》及有關政策法規，加大檔案法規的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性。

（二）完善管理制度，提高管理的科學性和一致性

1．建立一支人員相對穩定，知識結構較為合理的管理隊伍

要根據學籍檔案管理工作開展的需要合理進人。從年齡結構、專業知識結構、計算機技術應用能力等方面考慮，合理配備管理人員。充分考慮工作人員自然流動的可能性，避免因斷檔給工作造成損失，因為學校的學籍檔案管理工作延續性很強，內容繁多，情況復雜，安排非專業人員從事此項工作時，必須先培訓后上崗。業務骨干要保持相對穩定，注重專業技術人員的梯隊建設，維護檔案管理工作的專業性、承繼性。

2．提高檔案管理人員素質

學籍檔案管理內容繁雜，業務量大，涉及的原則性，政策性強，事關學生的切身利益和學校辦學的社會聲譽。學籍檔案內容是具有保存價值的重要個人信息，是高校整個檔案工作的重要組成部分，每一位管理者對此應有清醒的認識。建立一支思想覺悟高、責任心強、業務技能過硬、愛崗敬業、熟悉本行業的法律、法規和業務標準、成熟穩重、心態良好的管理隊伍是做好檔案工作的必要保證。只有全面提高學籍檔案管理人員素質，才能實現學籍檔案的科學管理。

3．要加強管理者對新技術的學習和應用

計算機技術和通訊技術組成的現代高新信息技術的出現，使整個世界產生了巨大的變革。在信息技術廣泛應用的情況下，檔案的形成、管理、利用、保護都將發生巨大變化，檔案將構成信息產業的一部分，利用計算機等高新技術開發檔案信息資源將成為時代發展的必然。因此，檔案工作者要將接受新技術的應用教育放在重要位置。為提高高校成教檔案人員的現代化管理水平，高校和有關部門要有計劃地對管理人員進行計算機應用和相關專業知識的培訓，建立必要的崗位技能考核制度。通過培訓，使管理人員熟知和掌握計算機的基本操作技能與日常維護常識，提高檔案管理人員的技術水平和檔案的收集、整理、利用和提供服務的水平。

4．要通過學習、借鑒和工作研究，開拓視野，增長才干，提高管理水平

堅持參加繼續教育和業務知識、技能的學習和培訓，獲得新知識，跟上形勢，并具有堅實的業務知識基礎和技能。通過請專家搞講座，到檔案管理的先進地區，行業和兄弟院校參觀學習和交流，開拓視野，增長見識，取人所長，補己之短，努力開展檔案事業的新局面。鼓勵管理人員在做好本職工作的同時，積極開展工作研究，提高個人素養，迅速成長為專業思想牢固，業務素質全面的管理者。

（三）加大審查力度，確保檔案的真實性

為保證檔案質量，成人教育主管部門應定期檢查，加大審查力度，及時糾正出現的問題。 特別要抓好學生畢業前學籍檔案的檢查審核，確保檔案材料真實、完整和規范。切實把好質量關。要根據學籍檔案管理工作標準要求，明確工作責任，納入目標管理考核，以保證學籍檔案質量。

（四）進行現代化管理

面對新形勢，新要求、高校成教學籍檔案管理工作必須改變以往的手工操作，進行現代化管理。近日，國家教育部要求從2004年開始對2001年以來的所有畢業生證書檔案實行網上管理，同時對2001年以前的畢業生也實行十年回登，即把十年前所有的畢業生的新生錄取庫與畢業生庫進行核對并上網。要嚴格按此要求執行，對高校成教學籍檔案管理工作實施科學化、網絡化管理。

新的時代和教育發展的趨勢，對我們高校成教學籍檔案管理工作者提出了新的要求和挑戰，順應新形勢，進一步調整，建立和完善學籍檔案管理制度，并注重管理制度的貫徹執行，勢在必行。我們一定要突破原有落后觀念，努力學習，與時俱進，以高度的敬業精神，加強自身各方面的綜合修養，通過構建自身合理的素質結構認真做好學籍檔案管理工作，為穩定學校的正常教學秩序、提高教育質量、推動學校的健康發展提供重要的保證。

參考文獻

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