淺議中職校學生檔案管理的問題與對策

朱 明

當代中職生正處在一個充滿競爭與變革的時代，人人都渴望擁有自己美好而亮麗的人生。同時，由于中職生閱歷和社會經驗的局限，往往對自我和社會缺乏全面的認識，導致在就業的過程中會產生迷茫與困惑。如何在就業大軍的夾縫中占有一席之地，實現順利就業，形成學校、用人單位和畢業生三方多贏的局面，除了職業學校要切實抓好內涵建設，畢業生自身的不懈努力之外，中職學校的學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，也有著不可替代的作用。

學生檔案是學生在校期間政治思想品德、學習和社會生活等方面的真實記錄。它是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，也是學生就業及用人單位在錄用、接收畢業生時的重要參考依據。因此，做好中職學校學生檔案管理工作，對于準確、完整地提供學生信息，促進學生就業，有著十分重要的現實意義。

一、中職學校學生檔案管理存在的問題

(一)對學生檔案管理的認識不到位，思想上存在偏頗。學生檔案是學校學生管理的一個分支，但是，學校往往只重視教學和其他門類及載體的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到重要議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查、監督和指導。總認為學生畢業了，與學校就沒有關系了。這樣一來，從事學生檔案管理的部門和工作人員思想上會有所懈怠，工作中也缺乏積極性、主動性和創造性，使得學生檔案管理工作沒有創新。不見起色。

(二)學生檔案的收集整理不規范、不完整。《江蘇省職業學校學生管理規范》中對學生個人檔案的歸檔內容有明確的規定，即使這樣，我們的學生檔案管理還是采取以前的老辦法，按部就班。學生檔案中存在著班主任鑒定千篇一律、材料缺失、內容單一、信息量不足等方面的問題。檔案工作人員在收集整理歸檔材料時，僅限于學籍表、學生登記表、成績記載表、畢業生登記表及入黨、入團等方面的材料，而忽略了能夠全面反映學生專業技術水平、實踐能力以及創新能力的材料，使得用人單位難以全面掌握和了解畢業生的綜合素質。用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉畢業生是否具有從業需要的知識和技能，是否具有良好的職業適應能力和開拓、進取、創新的精神；是否具有吃苦耐勞的精神、腳踏實地的作風、強烈的事業和責任感。而當前的檔案中往往缺少這些記載，即使有，也缺乏個性特征，與用人單位的期望值相距甚遠。

(三)管理模式落后，技術陳舊。現在學校里的文書檔案、教學檔案、會計檔案、人事檔案等都已實現了計算機管理，檔案電子化、信息化日趨成熟。而我們的學生管理檔案還是采取原始的、傳統的模式，其管理體制、管理模式以及技術手段都明顯滯后，不符合時代的要求，也給檔案利用工作帶來了諸多不便。

(四)學生檔案功效發揮不夠。目前，學生檔案在畢業時大都是由人才交流中心或由學校自行保管。這樣一來，學生檔案整天躺在檔案柜里睡大覺，檔案的憑證和參考作用就得不到有效發揮。

由于學生在最后一學期面臨就業問題，多數時間花在了找工作上，他們不急于提取檔案，這樣用人單位也就不能及時掌握畢業生的材料。為了找到適合自己的崗位，畢業生會挖空心思，在自我推薦材料上濃墨重彩，甚至于提供虛假信息，蒙蔽用人單位，而用人單位有時為了用工需要，也會招收、錄用一些紙上談兵的學生。一旦發現有出入，用人單位和學生之間的協議要解除，還要影響到用人單位和學校的長期合作，最終影響到學生的就業問題。

二、中職學校學生檔案管理的對策與措施

(一)提高檔案意識，創新管理理念。對于職業教育，當前正面臨著前所未有的發展機遇。黨的十七大報告中指出，要大力發展職業教育。溫家寶總理也提出，職業教育就是就業教育，是面向人人，面向社會的教育，要大力發展。這無疑給我們這些學生檔案管理工作人員注入了新的活力。這就要求我們也要融入到學校的教育教學工作中去，融入到學生管理工作中去。以更加積極的姿態，創新管理理念，把教書育人、服務育人、管理育人和學生就業緊密結合起來，把學生檔案管理與學生職業生涯發展緊密結合起來。

(二)加強學生檔案的規范管理，不斷豐富和完善檔案內容。要像重視其他門類的檔案一樣重視學生檔案。一方面，要樹立現代化的管理思想，加強檔案意識與法律意識；另一方面，要制定統一的標準，完善管理制度。在收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞移交等各個程序都有明確的管理職責、規章制度，做到有章可循、按章辦事。

(三)運用現代化管理手段，提高學生檔案管理水平。隨著信息化社會的發展，電子檔案被廣泛運用于各個領域。學生檔案管理也應像其他門類的檔案一樣，運用計算機進行管理。把檔案內容輸入計算機，定期進行數據維護。為保護檔案內容的安全，可進行加密處理。而在利用時，也可采取必要的技術措施，加以監控和限制，防止重要信息被惡意侵害，確保學生檔案的完整性和真實性。

(四)變被動服務為主動服務。在當下嚴峻的就業形勢面前，學生檔案管理依舊沿襲過去用人單位或畢業生憑單位介紹信提取檔案的做法顯然不能適應時代的要求和市場的需要。學生檔案管理部門工作人員可積極參與到學生就業部門的工作中去，配合就業部門做好學生的就業服務工作；和人才市場、用人單位之間互通有無；和用人單位及時取得聯系，掌握用工需求；了解學生在單位的表現，做好畢業生信息反饋工作。以此來不斷豐富和完善學生管理檔案的內容，充分體現職業學校以就業為導向過程中的“以人為本”，強調人與環境的協調與互動，這也與時代和社會發展的要求相吻合。