檔案是科研事業可持續發展的保障

鄭彥平

科學發展觀的基本要求是全面協調可持續,農業科研顯著的特點是連貫性、持續性,科學發展觀自始至終貫穿在農業科研工作中。檔案在科研工作中起到了舉足輕重的作用,保障了科研工作的可持續發展。

河北省農林科學院是河北省唯一綜合性農業科研機構,現轄12個專業研究所。我院主要開展以作物優良品種選育和高產高效耕作栽培技術體系為主的應用研究,以區域開發、試區建設和新產品研制為主的應用研究,以抗逆生理、生物技術為重點的應用基礎研究和高新技術研究,以畜牧業研究和農產品加工為發展方向,開發推廣科研成果和實用技術,著力解決全省農業生產中的重大科技問題。

我院自1958年建院以來,積累了大量的科學研究經驗與成果,形成了一批具有科研價值的科技檔案,成為我院檔案資源的重要組成部分,為我院科研事業的可持續發展提供了重要保障和理論指導。

一、檔案是科研事業發展的基礎和保障

檔案記錄了人們在各種活動中的思維過程和實際反映,是歷史、事實、知識和經驗的真實寫照,在每個業務領域中發揮重要的憑證和參考作用,成為科研、生產、服務等各種業務活動的支持和保障,是生產力發展的重要因素。檔案工作在科研事業單位中的科學研究、科技開發、基本建設、儀器維修和各項管理工作中,起到了文獻參考、資料依據和歷史憑證的作用。特別是科技檔案是科技生產、試驗、管理等活動的真實記錄,它生動載錄和說明了整個科學研究過程的全部活動和科學事業發展進步歷程。主要體現在兩個方面:一是科技檔案記述和反映了科學研究發展的歷史,為新時期科學研究領域的學科發展及建設提供借鑒和依據;二是科技檔案管理是科學研究事業發展的重要組成部分,它以知識為載體,集中體現了科研人員在實踐中發明創造的具有自主知識產權的新成果、新經驗、新思路最終使科技檔案的科學價值在實際運用中得以實現。例如,在進行一項科研項目申報,特別是在擬訂科研報告時,參考、借鑒前人的成果及科研試驗數據、經驗、總結材料,以此來實現科研項目的申報。我院科研工作從1986年開始,實行課題立項論證。當年,全院有152項院級研究課題利用科技檔案撰寫了論證報告。1986年,棉花研究所申報河北省棉花抗病品種區域試驗和河北省棉花常規品種區域試驗兩項成果時,查閱了1979年—1985年有關檔案,撰寫了申報材料,順利地完成了成果獎勵申報工作。另外,在進行科研試驗工作時,檔案也是科研工作可持續發展和研究的延伸載體。我院2005年的棉鈴蟲低齡幼蟲天敵——中紅側溝繭蜂人工繁殖與利用技術獲得河北省技術發明二等獎,此項目組1979年在進行農田昆蟲天敵調查時首次在我國發現了一種棉鈴蟲低齡幼蟲寄生蜂——中紅側溝繭蜂,并發現這種寄生蜂能控制當代棉鈴蟲的危害。在以后的20余年中,對該寄生蜂的自然發生規律、生物學特性、寄主范圍、人工大量繁殖技術、對棉鈴蟲的控制作用以及田間釋放技術等方面進行了系統研究,并獲得了重大發現和創新。檔案記錄著科研事業單位發展的過程,具有重要的參考和憑證作用。利用檔案資源,完成了《河北省農林科學院志》和《河北省農林科學院年鑒(1986-2008)》編撰。其中《院志》獲院科技成果二等獎,登記為省級成果,1998年由河北省科技出版社出版。2008年我院建院50周年,利用檔案資源制作了《河北省農林科學院簡介》宣傳冊、《為了大地的豐收》光盤和《河北省農林科學院1958年至2007年重大科技成果匯編》。我本人一直在農業科研單位工作,先后擔任科技處長、研究所所長、副院長等職務,30多年的農業科研管理工作使我深深體會到檔案管理對科研事業單位有著十分重要的意義,檔案是開展科研工作必不可少的載體條件,是開展科研工作的前期基礎,是科研成果、技術發明轉化為生產力的橋梁和紐帶。

二、與時俱進,不斷提升檔案工作水平

河北省農林科學院檔案始于1942年,即它的前身華北農事場石門支場的基本建設檔案。科技檔案最早的是1943年棉花和小麥品種選育檔案。時至今日,已有檔案總數42624卷,23169件(文書),其中科技檔案10635盒,文書檔案16645卷,會計檔案17572卷。在1988年我院檔案工作實現了規范化。分別在1998年、2002年和2009年,遵照國家和省對檔案工作的有關規定,針對檔案工作中遇到的問題及工作需要,集中對檔案管理制度進行了重新修訂。目前已形成25項近6萬字的管理制度,這套制度涵蓋了我院檔案工作的各個方面,對各種門類、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、利用、統計和提供利用等都做了詳盡的規定,有力地促進了檔案管理工作的規范化、科學化。特別是院機關檔案管理工作發展蒸蒸日上,從1989年達到省三級標準,1990年晉升到省二級標準,1992年晉升到國家二級標準,直到2002年晉升到國家一級標準,我院檔案工作一直爭當行業排頭兵,走在事業發展的前列。院檔案科更是在多年的工作中受到領導的一致好評,先后多次獲得國家和省級的各項獎勵與表彰。

為了在工作中永求進步,我院很重視對檔案人員素質的培養。每年在檔案工作檢查或調研的基礎上,組織全院負責檔案工作的專職和兼職人員進行了一次檔案業務培訓。通過培訓、學習和交流,檔案工作人員的思想意識和工作水平不斷提高,檔案管理質量進一步提升。培訓中大家針對在檔案管理工作中遇到的疑難問題,進行認真分類、梳理,對駐石研究所檔案人員進行面對面切磋、對駐石以外的研究所進行電話講解;對于解釋不清、解決不了的問題向省檔案局咨詢了解,尋求解決的辦法和途徑。

河北省農業科學院檔案工作,現己實行了人工傳統管理與計算機管理相結合的檢索查詢方式,使科技檔案的信息資源得到更大的利用,為科技人員提供了快捷、準確的服務。同時,按照河北省“十一五”檔案發展規劃中的要求:省農科院機關紙質檔案要在“十一五”期間實現50%的數字化。為了配合檔案事業的良好發展,院領導都給予了很高的重視,2008年我院投資近四十萬元新購置了檔案信息數字化建設所需設備。同時,也得到了省檔案局大力支持,為我們安裝了檔案信息數字化軟件,指導我們如何操作使用,幫助我們解決在使用中遇到的問題。取得的成果也是顯而易見的,截至目前共完成紙制檔案數字化轉換365404頁,占室藏永久檔案的70%。檔案信息數字化工作的開展,將有效實現檔案信息資源共享,使檔案利用工作更方便、快捷、高效,從而促進我院科研工作的進一步發展。

三、在實踐中認知檔案的價值

檔案價值的體現在于開發利用,為本單位科研及各項工作服務。農業信息與經濟研究所建立省農科院成果查新數據庫,將全院歷年來科技成果檔案錄入到成果查新數據庫,為科研立項、科技成果的鑒定、評估、驗收、轉化、獎勵等提供客觀依據,為科技人員進行研究開發提供可靠而豐富的信息。2008年,我院將科技成果檔案中能夠在農業實際生產中實用的成果,編成順口、易于理解的手機短信,發布到河北省農林科學院手機短信平臺,為農民解答實際生產中遇到的問題,促進農民增產增收。這樣的例子不勝枚舉。

總之,檔案工作要面對發展現代農業、建設社會主義新農村的新形勢、新任務、新要求,為進一步提高檔案管理與開發利用工作,立足當前,著眼未來,切實為農業科研和技術推廣事業發展提供更好的服務,為全面落實科學發展觀、扎實推進現代農業和社會主義新農村建設做出新的、更大的貢獻。