談加強(qiáng)基層事業(yè)單位衛(wèi)生檔案的管理

解俊霞

衛(wèi)生檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是建設(shè)過程的真實(shí)反映和記錄,又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù),也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。衛(wèi)生檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn),隨著社會信息化的飛速發(fā)展,衛(wèi)生檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化,特別是以衛(wèi)生技術(shù)職稱為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求,而一個(gè)完整的衛(wèi)生檔案要經(jīng)過整理、辦理等階段,給收集管理工作帶來很多困難,就此對衛(wèi)生檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

1. 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),建立檔案組織

抓好衛(wèi)生檔案工作,首先要從思想上重視衛(wèi)生檔案管理工作,提高認(rèn)識,從監(jiān)與管兩方面入手,分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障,用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作,建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識,注重收集與及時(shí)移交,防止檔案材料的散失;“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集,單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作,以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織,不僅是行政管理的重要組成部分,而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,因此,要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé),用制度管人,用制度辦事,將衛(wèi)生檔案工作作為硬任務(wù)列入日常工作來抓,將衛(wèi)生檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料,作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目,自歸檔開始,就積極介入。

2.建立健全衛(wèi)生檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則

制度要健全,執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料,應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn),在便于保管和利用的前提下,進(jìn)行科學(xué)分類整理,設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目,如它所包括檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求,制定本單位的衛(wèi)生檔案管理實(shí)施細(xì)則,細(xì)則應(yīng)主要明確本單位衛(wèi)生檔案的范圍,歸檔的基本要求和基本內(nèi)容,衛(wèi)生檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織衛(wèi)生檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn),增加衛(wèi)生檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全,內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求,應(yīng)該重視抓好資料的收集工作,堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步,堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合,編制分類方案,正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收及文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件等的分類工作,齊抓共管,進(jìn)一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時(shí),立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng),就要把基建檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,同步進(jìn)行,做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,按工程項(xiàng)目組卷,使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門,嚴(yán)格交接手續(xù),認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3. 加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)

一個(gè)單位基建檔案管理的好壞,不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān),更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分,它服務(wù)于今天,有利于未來,為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材,針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進(jìn)度等現(xiàn)狀,一是要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn),加強(qiáng)對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及建設(shè)施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款,將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來,引起參建單位的足夠重視,自項(xiàng)目建設(shè)開始,應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法,強(qiáng)化崗前培訓(xùn),要求做到統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式,嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān),要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進(jìn)行、工程建設(shè)與檔案材料的積累、整編、審定同步進(jìn)行,系統(tǒng)掌握項(xiàng)目開工前、項(xiàng)目進(jìn)行過程中、項(xiàng)目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn),既瞻前顧后,又緊抓過程;二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員,認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法,在各部門間形成檔案共識,不斷提高業(yè)務(wù)能力,自覺增強(qiáng)責(zé)任意識,做到主動(dòng)出擊、提前擬定計(jì)劃,實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量,同時(shí)要求檔案人員,要根據(jù)工程進(jìn)度,緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系,爭取配合,做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

4. 把依法治檔工作落到實(shí)處

缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個(gè)比較突出的問題。在基建檔案未形成時(shí),存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,把檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容,并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃,采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳,不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能,特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門,既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),又要做到定期或不定期抽查,做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面,推動(dòng)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。