談基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)

王子肖

基層單位檔案工作是國家檔案事業(yè)不可分割的組成部分,是國家綜合檔案館工作的重要基礎(chǔ)。切實加強對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),對于促進(jìn)基層單位檔案工作建設(shè),提高檔案工作水平,保證檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義。

一、完善對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的機制

各級檔案行政主管部門應(yīng)依法履行監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé),根據(jù)本地檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,制定檔案工作發(fā)展計劃,推動檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)事前、事中、事后層層進(jìn)行,實現(xiàn)檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的階段化。

(一)完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機制

完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機制,即以監(jiān)督和指導(dǎo)工作為基礎(chǔ),對基層單位摸清家底,分門別類,明了監(jiān)督和指導(dǎo)的范圍,制定具體計劃,明確工作內(nèi)容。完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機制,要暢通溝通渠道,及時掌握檔案人員、檔案實體和檔案工作變化情況,實施動態(tài)管理。

完善事前監(jiān)督和指導(dǎo)機制是監(jiān)督和指導(dǎo)過程中的首要環(huán)節(jié)。首先,要對基層單位全面梳理,形成監(jiān)督和指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò),市、縣(區(qū))檔案行政管理部門每年要開展一次檔案工作調(diào)研,全面掌握本地區(qū)基層單位檔案工作情況,完善基層單位檔案工作臺賬;其次,對監(jiān)督和指導(dǎo)對象進(jìn)行分類,對監(jiān)督和指導(dǎo)內(nèi)容進(jìn)行分析,對監(jiān)督和指導(dǎo)人員進(jìn)行分工,對監(jiān)督和指導(dǎo)任務(wù)進(jìn)行分解;再則,制定年度檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)計劃,做到監(jiān)督和指導(dǎo)的對象、范圍、內(nèi)容、重點“四明確”。

檔案行政管理部門要以與時俱進(jìn)的精神,針對情況變化和問題,建立健全基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的長效機制,建立規(guī)范完備的監(jiān)督和指導(dǎo)檔案,排出重點單位和突出問題,該整改的及時整改,該查處的依法查處,加大檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)力度。

(二)完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機制

完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機制,即嚴(yán)格按照監(jiān)督和指導(dǎo)的內(nèi)容,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,一絲不茍,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地開展監(jiān)督和指導(dǎo)工作,不能走形式、走過場。完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機制,必須努力做到檔案工作到延伸哪里,檔案指導(dǎo)就跟蹤到哪里,檔案監(jiān)督就實行到哪里。

完善事中監(jiān)督和指導(dǎo)機制是監(jiān)督和指導(dǎo)過程中的必要環(huán)節(jié)。檔案行政管理部門必須做好三個方面工作:一是組織監(jiān)督和指導(dǎo)人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范;二是不斷擴大檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳領(lǐng)域;三是有計劃、有步驟地開展檔案檢查活動。當(dāng)前,各級檔案行政管理部門要嚴(yán)格按照檔案工作規(guī)范要求,堅持深入基層單位開展監(jiān)督和指導(dǎo)工作,幫助基層單位解決檔案工作發(fā)展中的管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)問題。結(jié)合檔案法制宣傳,抓好基層單位檔案工作制度的建立和落實工作;結(jié)合貫徹國家檔案局第8號令,抓好基層單位檔案工作規(guī)范的制定和實施工作;結(jié)合監(jiān)督檢查,抓好基層單位文件材料收集、歸檔材料齊全和檔案材料保管工作。

主管部門對本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),是《檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》賦予的法定職責(zé),有關(guān)主管部門在認(rèn)真做好本部門檔案工作的同時,要根據(jù)本部門的系統(tǒng)管理體制和行業(yè)特點,把本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)納入工作范疇,加大關(guān)注程度和投入力度,努力達(dá)到對本系統(tǒng)、本行業(yè)基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)全覆蓋。同時要有計劃、分步驟地推進(jìn)檔案進(jìn)館的基層單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)工作。

(三)完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機制

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機制,即對監(jiān)督和指導(dǎo)過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要責(zé)令限期整改,對整改中的問題要及時跟蹤,對整改結(jié)果要及時反饋。完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機制,旨在對事前的疏于防范和事中的不力整治進(jìn)行懲處和糾正,這一工作如果不能兌現(xiàn),監(jiān)督和指導(dǎo)就形同虛設(shè),其整體功能必將受到大大削弱。

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機制是監(jiān)督和指導(dǎo)過程中的重要環(huán)節(jié)。一要及時整改,要制定整改方案,明確整改內(nèi)容,落實整改責(zé)任,設(shè)置整改期限。二要及時跟蹤,對具備條件可以解決的問題,要馬上整改;對通過努力能夠解決的問題,要限期整改;對客觀制約暫難解決的問題,要逐步整改;對情況復(fù)雜不能解決的問題,要協(xié)調(diào)整改。三要及時反饋,要主動公布整改結(jié)果,組織交流整改情況,公開答復(fù)整改問題。

完善事后監(jiān)督和指導(dǎo)機制,還要建立基層單位檔案工作通報制度,利用工作簡報、信息等傳媒的宣傳報道,鼓勵先進(jìn),鞭策落后,樹立典型,以點帶面,推動基層單位檔案工作不斷發(fā)展。

二、創(chuàng)新對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的手段

隨著市場經(jīng)濟(jì)秩序建立,體制改革不斷深化,新型經(jīng)濟(jì)模式相繼出現(xiàn),對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的一些老工作方法,已不能有效的履行檔案工作職能,更跟不上形勢發(fā)展的需要。各級檔案行政管理部門要轉(zhuǎn)變觀念,不斷創(chuàng)新,要結(jié)合檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題,不斷創(chuàng)新對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的手段,將檔案執(zhí)法檢查、檔案專項檢查和檔案年度檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,不斷完善基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)的形式和內(nèi)容,提高基層單位檔案工作整體水平。

(一)將檔案執(zhí)法檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

檔案執(zhí)法檢查是檔案行政管理部門對貫徹實施檔案法規(guī)的監(jiān)督檢查以及依法對違反檔案法規(guī)行為的查處。當(dāng)前,由于檔案法律法規(guī)不盡完善,各級檔案行政管理部門還不熟悉、不善于運用執(zhí)法檢查手段推動工作,基層單位對檔案執(zhí)法檢查的重視程度也存在著較大差異等原因,檔案執(zhí)法檢查有時顯得底氣不足、經(jīng)驗不多、力度不夠。檔案執(zhí)法檢查還需要建立在檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作基礎(chǔ)之上,才能避免盲目性,才能有效抓住檢查的重點,有的放矢。

將檔案執(zhí)法檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案執(zhí)法檢查為主要手段,結(jié)合對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),擴大執(zhí)法檢查的覆蓋面,增加頻度,強化力度。對基層單位檔案工作開展檔案執(zhí)法檢查,要以是否將檔案工作納入工作計劃、納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,是否建立檔案工作機構(gòu)、配備檔案工作人員,是否按國家規(guī)定將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全,分類保管,檔案保管是否存在安全隱患等內(nèi)容作為監(jiān)督和指導(dǎo)的重點,進(jìn)一步增強基層單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識和責(zé)任意識,為基層單位檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

各級檔案行政管理部門要堅持有計劃、有步驟地開展檔案執(zhí)法檢查活動。落實到具體的基層單位,每年上半年,檔案執(zhí)法人員可對上一年度檔案工作年度檢查中發(fā)現(xiàn)的突出問題進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查。而大規(guī)模的檔案執(zhí)法檢查,可會同本級人大、司法、政府法制辦及有關(guān)部門聯(lián)合進(jìn)行,形成整體聯(lián)動的工作態(tài)勢,一般每三至四年開展一次為宜。

(二)將檔案專項檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

檔案專項檢查是檔案行政管理部門為履行檔案監(jiān)督職責(zé),對有關(guān)部門和單位檔案工作的某一項業(yè)務(wù)專門組織的檢查。一般的檔案專項檢查應(yīng)把重點放在對檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范實施情況,以及檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)情況的檢查上來。

將檔案專項檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案專項檢查為重要手段,結(jié)合對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),把基層單位檔案的收集整理、安全保管、提供利用、現(xiàn)代化管理等業(yè)務(wù)工作是否符合國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作為專項檢查內(nèi)容,對基層單位檔案工作進(jìn)行重點檢查,不斷強化基層單位的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案專項檢查人員要與檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員加強溝通與聯(lián)系,要做好文字記錄,并建立備案制度,就專項業(yè)務(wù)問題,及時向有關(guān)的檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員通報,提請在工作中加以注意。檔案監(jiān)督和指導(dǎo)人員對日常工作中發(fā)現(xiàn)的主要問題也應(yīng)主動地向負(fù)責(zé)檔案專項檢查的人員反映,以幫助確定當(dāng)前檔案專項檢查的重點。

各級檔案行政管理部門在每年6-7月,開展基層單位文件材料歸檔檢查,促使基層單位全面收集和規(guī)范整理各類檔案,推動檔案現(xiàn)代化進(jìn)程,依法強化檔案業(yè)務(wù)工作;每年夏季和汛期,進(jìn)行基層單位檔案防高溫、防潮濕安全檢查,秋冬和旱季,進(jìn)行基層單位檔案防火災(zāi)、防沙塵安全檢查,督促各單位檔案保管條件不斷改善,確保檔案安全。

(三)將檔案年度檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合

將檔案年度檢查與對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)相結(jié)合,就是要以檔案年度檢查為主要手段,結(jié)合對基層單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo),根據(jù)每年確定的檢查范圍和檢查任務(wù),通過自查、互查、抽查、頒發(fā)年檢證、發(fā)放整改書等形式,表彰先進(jìn),鞭策后進(jìn)。在具體工作中,通過聽、看、查、問、答等方式,按照組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、保管條件、開發(fā)利用、重要活動等內(nèi)容,進(jìn)行綜合性的檔案年度檢查,有力地推動檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

各級檔案行政管理部門組建檔案監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)小分隊,分片包干,深入一線,服務(wù)基層;宣傳檔案法律,講解業(yè)務(wù)規(guī)范,傳授整理技能,做好對一般單位和一般業(yè)務(wù)的檔案指導(dǎo)工作,抓住重點單位和重點項目的檔案監(jiān)督工作,完成重大活動和重要領(lǐng)域的檔案管理工作。