我國企業協同商務應用問題及對策研究

文燕平

摘要:協同商務從理論到應用,已走過了10年時間,研究我國企業在應用協同商務的過程中處于什么樣的狀態、存在哪些問題、未來將如何發展,對于更好地推進企業協同商務具有重要的意義。文章分析了協同商務在我國企業中的應用層次、存在的問題,并提出了相應的對策。

關鍵詞:協同商務;企業應用;對策研究

協同商務是基于現代管理技術、信息網絡和共贏理念的一種商務模式。其基本思想最早由Gartner Group在1999年提出的,Gartner Group對協同商務的定義是:將具有共同商業利益的合作伙伴整合起來,通過對與整個商業周期中信息進行共享,通過對各個合作伙伴的競爭優勢的整合,共同創造和獲取最大的商業價值以及提供獲利能力。隨著企業信息化建設的不斷推進,企業內部與外部信息交流逐漸達到了無障礙的境界,各種資源可以在全球的范圍內被優化組合。協同商務逐漸從理念、愿景這些理論上的追求向具體實施、應用的實踐上的推進,協同商務已成為各企業在電子商務后的又一種商業目標。在協同商務提出10年后的今天,了解我國企業在應用協同商務的過程中處于什么樣的狀態、存在哪些問題、未來將如何發展,對于更好地推進企業協同商務具有重要的意義。本文就企業協同商務的應用現狀、存在的問題及對策進行分析。

一、協同商務應用層次分析

就協同商務的涵義而言,其目的不僅是管理企業內部的資源,還需要建立一個統一平臺,將客戶、供應商、代理分銷商和其他合作伙伴也納入企業信息化管理系統中,實行信息和資源的高效共享及業務的一系列鏈接。從現階段來看,我國企業應用協同商務的層次主要有:企業內部協同、企業間協同、企業與客戶協同以及企業與社會各部門的協同。

(一)企業內部協同

企業內部協同可以劃分為流程式協同、任務式協同、項目式協同等主要模式。流程式協同關注規范、明確的工作程序,例如,需要定期性的月報、季度提交流程、年度經營計劃和預算流程等,需要通過規范化的流程E化手段來支撐。而任務式協同通常工作內容隨機性大,通常表現為工作任務安排、任務協商以及執行跟蹤的過程。項目式協同也是很多企業通常采取的工作模式,針對一個較大的特定主題,需要組建跨單位、跨部門的聯合項目團隊來共同解決問題。

為了提高各個部門的有效溝通,降低工作成本,企業各部門通常是通過建立內部信息系統來實現,但隨著系統越來越多,信息收集和發布的管理變得復雜,各個系統的整合兼容變得困難重重。企業內部協同的一個最大目標,即要解決這些問題,進行徹底的整合,以達到理想的應用效果。

(二)企業間協同

經濟的全球化,競爭的激烈化,使企業逐漸走向雙贏的合作。一個企業依靠自己的能力很難在各個方面與競爭對手抗衡。從宏觀上來看,競爭已不僅簡單存在于企業之間,而是擴展到供應鏈與供應鏈,甚至是價值鏈與價值鏈之間。在網絡和協同技術迅速發展的時代,企業的合作需要通過互聯網來完成協同式的商務。因此,如何協同企業之間復雜的業務往來關系,成為企業間協同商務的重要內容。

根據企業規模的不同,我國企業間的協同主要分為兩大類型:一是針對于大型企業的基于供應鏈的協同;二是針對于中小企業的商務平臺的協同。前者的實現方式主要是企業間信息系統協同。企業間信息系統(Inter organizational information systems, IOIS)是以信息和通信技術為基礎,嵌入在兩個或者兩個以上企業之內,能夠支持或者賦能企業間關系、交易和合作的信息系統。IOIS可以跨國界、跨地區、跨企業對企業提供信息技術支持,同時它又能利用其獨特的功能創造新的經營模式(Business Model)、新的組織形式和新的企業間合作、協調方式,甚至改變競爭規則。IOIS己經成為企業間電子商務和電子化企業中最重要的要素,正快速成為企業競爭成功的基本資源。后者則是在我國中小企業電子商務的發展過程中隨著電子商務應用的推進而形成的。我國企業在電子商務發展過程中,形成了大企業自建網站、中小企業借助平臺兩種形式。近年來,借助電子商務服務平臺從事商務活動的中小企業越來越多。絕大多數中小企業成為電子商務服務平臺的會員的初始目的是尋求商機,即期望運用電子商務方式拓展市場、獲取訂單。在這個階段,中小企業在電子商務服務平臺上的關系是圍繞訂單形成的單純的、短暫的關系,總體上是離散的。而隨著平臺上企業數量的增加,平臺的服務功能的增強,企業與企業間的交流變得越來越容易,相互之間的合作則成為一種提升各自市場競爭力的策略。如此一來,一種以“自組織”方式形成的相對穩定的聯系則在平臺上建立起來。企業間深化分工、網上協作乃至網絡化組織逐漸出現。這種基于網絡商務服務平臺的企業間組織聯系,弱于企業間并購,但強于單純的、短暫的企業間交易,這種企業與企業間的協同我們也稱之為商務平臺協同。

(三)企業與用戶間的協同

Web2.0的出現,為企業了解客戶的特點與需求提供了一個機遇。以實時的客戶信息為基礎,企業除了可以更好地了解客戶需求、降低自己的經營風險之外,還促進了企業經營方式的變革:一方面,由于企業可以直接地獲得關于客戶的信息,實時知曉“客戶在哪里”,企業完全可以繞開以前不得不依賴的各種中間環節部門——包括批發商、零售商、廣告商、各類中介代理等,直接將其生產的產品和服務交付到客戶手中,從而減少市場周轉環節、縮短產品價值鏈、降低市場成本,如企業電子商務即屬于這種形式;另一方面,由于企業實時知曉最終客戶需求信息,企業可以根據不同客戶進行定制生產,生產更符合客戶個性化需求的產品,從而產生了“多規格、少批量、快速度”的精細生產和敏捷制造等新模式,改變了傳統經濟中“大規模、少規格”的工業化生產模式。

(四)企業與社會各部門間的協同

協同電子商務并非只是企業內部以及企業與企業之間的事,它還涉及到社會上的很多部門和機構,包括企業與銀行金融部門的網上結算、與政府部門的網上審批、網上審計、網上稅收等。

二、協同商務發展中存在的主要問題

(一)解決方案過于復雜

為了提升企業的協同效率,僅僅依靠部門內部或部門之間人們相互之間的良好合作已遠遠不夠,要高效地實現任務分派、項目協作、流程審批、及時溝通以及通過整合獲取EPR、CRM等系統的數據與應用,實現跨系統的信息、流程整合,離不開IT手段的有效支撐。20世紀末,由于信息技術的飛速發展,企業內部建立的信息系統越來越多,越來越多的應用系統服務于企業,用于解決企業的某些業務問題。但它們之間大多不能相互通信,橫亙于應用之間的是眾多不同的硬件環境、網絡環境、軟件環境、數據庫系統。應用系統的數據格式定義不同,使得信息系統間的數據交互無法順利實現。企業內部的信息資源無法有效共享,阻礙了整個企業的信息流轉,企業無法有效整合已有資源。許多IT軟件服務提供商紛紛開發了相應的協同商務軟件。而對于實施協同商務的企業來說,不能成功地推進協同商務的重要原因卻是由于目前市場上所提供的解決方案過于復雜,因此無法以明晰的方式使企業順利導入協同商務,這是目前企業在導入協同商務時所面臨的最主要問題。另外提供解決方案的廠商太多,也使企業有無所適從之感。自1999年Gartner提出協同商務的概念以后,協同商務迅速成為歐美發達國家研究的熱點。許多協同商務的解決方案陸續推出,知名廠商如IBM的lotus sametime、quickplace結合IB,的websphere Suite提出的解決方案。SAP提出的協同、集成的、功能強大的Mysap.com協同電子商務平臺。Oracle公司的基于門戶的協同商務系統將與SAP進行比拼。JDE公司提出的Freedom to choose Power to share的ONEWord XE系統。國內用友公司推出的以財務管理為特色的協同商務軟件,泛微軟件公司推出的e-cology協同商務系統等。

(二)成本高、風險大

實施協同商務,需要企業有一定的經濟實力,從軟件的購買、硬件的更新、人員的培訓都將是一筆不小的投資。而成本是企業在導入協同商務時主要考慮的因素之一,據調查,有三成多的企業認為協同商務的成本太高,使企業多導入協同商務猶豫不決。此外,由于協同商務系統牽涉到的部門多、人員多、流程多,而導致其比其他的信息系統的實施風險更大。具體來說,在產品的選擇上面存在著風險,是自己開發還是購買軟件、是使用國內的軟件還是國外的軟件;在流程的設計上面,因為流程設計不當也會帶來損失;在系統的使用上,因為運用或控制不當可能帶來的損失;在實施過程中,因為人員的流動所帶來的人員風險。由此可以發現,協同商務的成功運作仍處于在摸索中前進的發展階段中,雖然有很多的廠商宣稱有良好的解決方案,但是因為提供的系統太過復雜,而且建設成本也偏高,導致企業認為發展協同商務困難重重。

(三)協同的目標需求不強烈

不管是企業也好,軟件開發商也好,對于協同商務的理解還是處在初級階段,很多人對協同商務含意還不明確,對于自身的需求也不是很明確,國內很多的企業存在協同商務的需求,卻希望通過OA軟件來解決。認識不清,是目前企業的較大的弊病。因此,當前還需要進一步深化對協同商務的理解,從觀念、組織和技術上進行必要的準備——中國企業必須對人員、流程和產品進行全面的轉變,重視對知識的管理和智力資本的累積,重視企業內外活動的敏捷和靈活性,重視顧客的體驗和滿意;只有這樣,企業才能從舊經濟圍墻的束縛中解放出來。

(四)觀念上的沖突

受傳統的企業經營觀念的影響,當前企業對于如何實現企業內部的協同具有較高的興趣和動力,協同商務在企業內部各部門的協同的實施取得了比較大的進展,而對于企業間的協同,則還是一種競爭第一、合作第二的格局,而造成這種局面的原因,主要是由于協同商務的出現代表著一種新的產權關系在虛擬組織中的確定以及一種協作的文化。所謂新的產權關系,是指對于企業來說,可以不必花費大量的成本與資源去獲取某些不必要資源的所有權,而僅僅具有使用權即可。協作的文化,是指通過技術的合理應用和建立真正的伙伴關系實現協作。正是由于這種新型的產權關系與協作文化與我國已有的傳統經營管理理念產生了一些沖突。最大的沖突來自于利益上的分配。例如,在基于供應鏈的協同商務中,一方面共享的信息主要來源于下游企業,而利潤的增加主要體現在上游企業,如果整體利潤的增加不能合理分配到各成員企業,必然造成部分企業的抵制,甚至由此破壞合作關系。另一方面下游企業向上游企業提供私有信息會增強上游企業在供應鏈內部的權威,使下游企業在談判中處于不利地位,這會損害信息共享企業的利益。因此信息共享中不平衡的利益分配會阻礙信息共享。協同商務只有建立在相互信任的基礎之上才能實現信息共享、收益的公平分配。而要在短時間內,在企業間解決這些利益上的分配、實現相互之間的信任仍比較困難。

至今,我們國家的電子商務法還不夠完善。所以在實行協同商務的操作環節中還有許多問題。協同伙伴可能出于對自身利益而有所保留,這就在很大程度上影響到了協同商務實施的效率。

三、發展協同商務的對策與建議

(一)推動企業間的互利和發展

在推動企業間的互利和發展方面,可以多管齊下。第一,協同商務軟件提供商方面,在系統功能中,將客戶、合作伙伴融入到內部的業務運作中,將業務集成起來,從技術上為企業間的協同提供保障。由于目前我國企業之間存在著不集成的狀況,企業之間的業務往來還沒有在一個集成的平臺上進行,有的還需運用傳統的手段,如傳真、電話、信件等進行傳輸,即使使用電子郵件的方式,也存在著不連續性,仍然需要對業務進行重復維護。這種分離的處理過程和復雜的更改,由于業務處理不集成和過多重復的步驟,既容易出錯,又無法實現對緊急業務的快速響應。這種分隔的、不集成的業務處理方式是協同商務實施中必須首先解決的問題。第二,政府盡快制定建設標準。目前協同商務正處在市場初級階段,確認一定的參考標準,企業對于如何建設,建設后的評估,目前還沒有依據或參考。因此,建立相應的建設標準,為協同商務的開發與應用提供依據,將很好地推動企業間的協同商務。

(二)培育協同商務軟件市場

目前在我國能夠真正提供協同商務系統的供應商不是很多,大部分是集中在國外廠商。國內的泛微軟件公司的e-cology比較有代表性,目前也有很多的企業實施了e-cology協同商務系統。國內眾多協同商務軟件系統是從協同辦公中發展起來的,從協同辦公這個層面區看,國內有很多供應商。主要是分為兩個方面:第一,基于IBM的lotus的OA,這也是由于歷史的原因,國內的OA大部分就是從政府機關的需求繁衍出來,大部分的OA廠商都是以收發文為主,加入了部分的知識管理功能。第二,基于微軟的.NET或Exchange的OA系統。以上兩類產品由于缺乏一定的深度,目前在企業中發揮的效益還很有限。因此,從功能、協同層次等方面開發出越來越多的適合我國企業實際情況的協同商務軟件系統,這是決定我國企業順利推進協同商務的關鍵因素。

(三)加強協同商務的宣傳

協同商務在我國還處于起步階段,不管是客戶也好,軟件開發商也好,對于協同商務的理解還是處在初級階段,很多人對協同商務的認識還不明確,因此,提高企業對協同商務的認識是目前不可忽視的工作內容,光是靠軟件供應商是完全不夠的,還需要政府部門在企業大力的加強宣傳,讓企業認識到協同商務對企業的重要性。

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(作者單位:上海師范大學商學院)