淺談高校教師業(yè)務檔案的建立與管理

趙劍波

[關鍵詞]高校師生;業(yè)務檔案;建立與管理

一、教師業(yè)務檔案的價值

教師業(yè)務檔案是指教師個人在業(yè)務活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。教師工作是一項重要的社會分工。教師所從事的業(yè)務活動,如教育、科研等是社會所賦予的一種實踐活動,從而也就成為學校這一社會組織活動的組成部分。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定和教學工作需要,應建立教師業(yè)務檔案。

一份完整的教師業(yè)務檔案動態(tài)地反映了教師的思想狀況、學習進修、教學科研、業(yè)務能力、學術水平和工作實績,反映了社會對教師的評價和承認等基本情況。這些業(yè)務信息為學校進行職稱評審、工資晉升、年度考核、評優(yōu)選優(yōu)等提供可靠的依據(jù)和憑證,也為學校揚長避短、知人善任、合理使用現(xiàn)有師資提供重要的決策依據(jù)。

全體教師的業(yè)務檔案是學校的人才信息庫,為學校正確評估教師隊伍,嚴格學校管理,尋找辦學路子,明確改革方向提供信息。

教師業(yè)務檔案是科技、教學資源儲備的重要形式。教師的科研成果、教學成果、先進事跡、論文著作等,經(jīng)過檔案人員的收集整理,成為學校的一筆珍貴財富供后人開發(fā)和利用,是學校建設發(fā)展的基礎。教師業(yè)務檔案無論對學校還是社會都具有現(xiàn)實參考價值、歷史查考價值和科學研究價值。

二、教師業(yè)務檔案的特點

教師業(yè)務檔案與學校的其它門類檔案相比,有許多共同之處。但作為一種專門檔案,可以有效地防止教學、教改等方面一部分重要檔案資料的流失,彌補人事檔案的不足,形成了它自身的特點。

1.檔案內(nèi)容的多樣性。教師教務活動領域廣泛,專業(yè)多樣分工細。一名教師往往擔任學生管理、教學、科研、行政等多項職務,有的教師同時擔任幾門學科的教學、科研工作。教師從事多種活動,就形成了十分豐富的業(yè)務檔案。

2.檔案收集的從屬性。作為專門檔案,教師業(yè)務檔案是以人物為對象建立的,但教師活動形成的檔案實體不可能全部歸入業(yè)務檔案。教師教務活動所形成的檔案具有重要性。它既是個人活動的記錄,也是某種組織的活動記錄。教師從事不同性質(zhì)的活動,就產(chǎn)生不同種類的檔案,記述反映不同性質(zhì)的活動。按照檔案分類的原則,應將同一性質(zhì)活動形成的文件材料歸為同一類以保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。建立教師業(yè)務檔案,要服從學校檔案全宗。組織活動檔案和按性質(zhì)歸類的檔案應優(yōu)先于教師教務活動而形成的文件材料教師業(yè)務檔案是收集人事檔案未收集到且有保存利用價值的教師活動記錄,是人事檔案的補充。

3.檔案利用的現(xiàn)實性。教師業(yè)務檔案的現(xiàn)實參考價值是檔案利用的突出表現(xiàn)。隨著教育教學改革的深化,教師業(yè)務檔案為使用人、評價人提供真實的依據(jù)材料,為教師專業(yè)技術職務評聘提供原始憑證。它反映了教師個人的業(yè)務能力、學術水平和工作實績,反映了學校師資素質(zhì)、隊伍結構和辦學水平,對學校的管理和改革都具有不可替代的重要參考作用。在考核教師時,要防止主觀評論,注重工作實績,做到客觀公正。我校利用教師業(yè)務檔案進行年度考核制訂了《教師考核規(guī)定》,實施定量化考核,取得了較好的效果。

三、教師業(yè)務檔案的管理措施

教師業(yè)務檔案有它的特殊性,檔案材料的收集對象主要是教師本人,由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保管可靠性的懷疑,給檔案收集和管理增添了一定的難度。為了使教師業(yè)務檔案規(guī)范化、科學化,保證材料收集管理安全可靠,充分發(fā)揮利用和開發(fā)價值,必須嚴格管理措施。

1.明確責任,規(guī)范集中管理機構。教學活動中的各類原始材料分別由本人所屬的系、教務處、科研中心集中管理,并由專人整理、保管。把材料收集上交作為每個教師或教研室的職責,對所提供的檔案材料的原始性、及時性、完整性納人考核內(nèi)容之一。有條件的學校可將重要的信息資源或文獻內(nèi)容輸人電腦,實行微機管理。

2.制定周密的收集計劃。要求教學主管部門配備專職管理業(yè)務檔案的人員,制定收集計劃,明確收集任務,規(guī)定收集時間。要認真保管好各系和有關教師提供的檔案材料,給教師的使用提供方便,使教師放心地把材料上交。

3.采用綜合收集辦法。根據(jù)學校內(nèi)部管理制度、機構設置和教師業(yè)務檔案的形成規(guī)律,制定具體的收集方法。由于教師業(yè)務檔案內(nèi)容的多樣性,采用單一的收集手段是不夠的,應根據(jù)學校自身特點,采用多種手段的綜合方法才比較適宜。一是常規(guī)收集法,就是各管理部門和教師本人,在教務活動中產(chǎn)生并處理完畢的檔案材料,按要求收集,整理立卷,規(guī)定時間向科研中心移交。二是零星臨時收集法。對收集渠道規(guī)定的部門和個人不能完成或遺漏的檔案材料采用跟蹤收集。三是超前導引法。是對某些檔案材料在歸檔前發(fā)生歸檔責任者變更時,超前導入到接替者方面,避免出現(xiàn)一個年度同一主題有兩個案卷。四是過程控制法。是在檔案材料形成過程中,對檔案材料數(shù)量、質(zhì)量的控制,以保證歸檔的案卷和文件全面、完整、真實,符合質(zhì)量要求。

4.合理正確地確定教師業(yè)務檔案內(nèi)容。主要包括下列幾種類型:一是教學任務書、教學計劃、教學大綱、教案、教改方案、教學總結、教學實踐報告、教學研究、教學教程、總結鑒定等基本業(yè)務檔案材料。二是專業(yè)技術職務評審的申報資料和組織評審資料。三是年度教育教學工作考核表、個人工作量統(tǒng)計表和組織考核意見評定等級等。四是學歷證明、進修培訓證明,如畢業(yè)證、肄業(yè)證、結業(yè)證、資格證等。五是各種榮譽證書。六是教師的創(chuàng)造發(fā)明、學術成果等,主要指教師在報刊雜志上公開發(fā)表的論文、課題、公開出版的專著,各類學術會議上宣讀的論文及編寫的教學用書等。

5.復制保護。對使用頻繁、易損壞的或重大科研成果等特殊材料進行復制保護,以延長其使用壽命,充分發(fā)揮其作用。

四、合理分類,科學整理

檔案整理就是按一定要求,對零散的檔案材料通過分類、組合、排列、編目,使之系統(tǒng)化的工作。檔案分類是人們根據(jù)檔案材料的某種屬性對其進行區(qū)分和綜合的過程。教師業(yè)務檔案發(fā)展還不夠完善,如何做到合理分類、科學整理,有待今后進一步探索。現(xiàn)行檔案整理分類要堅持“領域范疇”的分類標準,維護學校全宗的整理原則,兼顧載體特征,采用教師業(yè)務檔案信息集中、載體分散的整理方法,保持檔案信息、文件材料的有機聯(lián)系。把教師業(yè)務檔案的有關材料按人物、年代、屬性分類整理,單獨排架,在處理人事檔案和教師業(yè)務檔案內(nèi)容交叉的問題上,要在人事檔案改革中通盤考慮。堅持人事檔案優(yōu)先原則,按人事、組織部門的有關規(guī)定整理歸檔。利用信息分類,建立教師業(yè)務檔案專用的檢索工具和互檢系統(tǒng),保持業(yè)務檔案的完整性。

隨著計算機應用的普及,教師業(yè)務檔案管理也必須加速實現(xiàn)計算機輔助管理,以實現(xiàn)檔案信息管理科學化、現(xiàn)代化。(編輯/永安;實習編輯/景玉)