淺談高校教師業務檔案的建立與管理

趙劍波

[關鍵詞]高校師生;業務檔案;建立與管理

一、教師業務檔案的價值

教師業務檔案是指教師個人在業務活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。教師工作是一項重要的社會分工。教師所從事的業務活動,如教育、科研等是社會所賦予的一種實踐活動,從而也就成為學校這一社會組織活動的組成部分。根據《中華人民共和國檔案法》規定和教學工作需要,應建立教師業務檔案。

一份完整的教師業務檔案動態地反映了教師的思想狀況、學習進修、教學科研、業務能力、學術水平和工作實績,反映了社會對教師的評價和承認等基本情況。這些業務信息為學校進行職稱評審、工資晉升、年度考核、評優選優等提供可靠的依據和憑證,也為學校揚長避短、知人善任、合理使用現有師資提供重要的決策依據。

全體教師的業務檔案是學校的人才信息庫,為學校正確評估教師隊伍,嚴格學校管理,尋找辦學路子,明確改革方向提供信息。

教師業務檔案是科技、教學資源儲備的重要形式。教師的科研成果、教學成果、先進事跡、論文著作等,經過檔案人員的收集整理,成為學校的一筆珍貴財富供后人開發和利用,是學校建設發展的基礎。教師業務檔案無論對學校還是社會都具有現實參考價值、歷史查考價值和科學研究價值。

二、教師業務檔案的特點

教師業務檔案與學校的其它門類檔案相比,有許多共同之處。但作為一種專門檔案,可以有效地防止教學、教改等方面一部分重要檔案資料的流失,彌補人事檔案的不足,形成了它自身的特點。

1.檔案內容的多樣性。教師教務活動領域廣泛,專業多樣分工細。一名教師往往擔任學生管理、教學、科研、行政等多項職務,有的教師同時擔任幾門學科的教學、科研工作。教師從事多種活動,就形成了十分豐富的業務檔案。

2.檔案收集的從屬性。作為專門檔案,教師業務檔案是以人物為對象建立的,但教師活動形成的檔案實體不可能全部歸入業務檔案。教師教務活動所形成的檔案具有重要性。它既是個人活動的記錄,也是某種組織的活動記錄。教師從事不同性質的活動,就產生不同種類的檔案,記述反映不同性質的活動。按照檔案分類的原則,應將同一性質活動形成的文件材料歸為同一類以保持檔案的系統性和完整性。建立教師業務檔案,要服從學校檔案全宗。組織活動檔案和按性質歸類的檔案應優先于教師教務活動而形成的文件材料教師業務檔案是收集人事檔案未收集到且有保存利用價值的教師活動記錄,是人事檔案的補充。

3.檔案利用的現實性。教師業務檔案的現實參考價值是檔案利用的突出表現。隨著教育教學改革的深化,教師業務檔案為使用人、評價人提供真實的依據材料,為教師專業技術職務評聘提供原始憑證。它反映了教師個人的業務能力、學術水平和工作實績,反映了學校師資素質、隊伍結構和辦學水平,對學校的管理和改革都具有不可替代的重要參考作用。在考核教師時,要防止主觀評論,注重工作實績,做到客觀公正。我校利用教師業務檔案進行年度考核制訂了《教師考核規定》,實施定量化考核,取得了較好的效果。

三、教師業務檔案的管理措施

教師業務檔案有它的特殊性,檔案材料的收集對象主要是教師本人,由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保管可靠性的懷疑,給檔案收集和管理增添了一定的難度。為了使教師業務檔案規范化、科學化,保證材料收集管理安全可靠,充分發揮利用和開發價值,必須嚴格管理措施。

1.明確責任,規范集中管理機構。教學活動中的各類原始材料分別由本人所屬的系、教務處、科研中心集中管理,并由專人整理、保管。把材料收集上交作為每個教師或教研室的職責,對所提供的檔案材料的原始性、及時性、完整性納人考核內容之一。有條件的學?？蓪⒅匾男畔①Y源或文獻內容輸人電腦,實行微機管理。

2.制定周密的收集計劃。要求教學主管部門配備專職管理業務檔案的人員,制定收集計劃,明確收集任務,規定收集時間。要認真保管好各系和有關教師提供的檔案材料,給教師的使用提供方便,使教師放心地把材料上交。

3.采用綜合收集辦法。根據學校內部管理制度、機構設置和教師業務檔案的形成規律,制定具體的收集方法。由于教師業務檔案內容的多樣性,采用單一的收集手段是不夠的,應根據學校自身特點,采用多種手段的綜合方法才比較適宜。一是常規收集法,就是各管理部門和教師本人,在教務活動中產生并處理完畢的檔案材料,按要求收集,整理立卷,規定時間向科研中心移交。二是零星臨時收集法。對收集渠道規定的部門和個人不能完成或遺漏的檔案材料采用跟蹤收集。三是超前導引法。是對某些檔案材料在歸檔前發生歸檔責任者變更時,超前導入到接替者方面,避免出現一個年度同一主題有兩個案卷。四是過程控制法。是在檔案材料形成過程中,對檔案材料數量、質量的控制,以保證歸檔的案卷和文件全面、完整、真實,符合質量要求。

4.合理正確地確定教師業務檔案內容。主要包括下列幾種類型:一是教學任務書、教學計劃、教學大綱、教案、教改方案、教學總結、教學實踐報告、教學研究、教學教程、總結鑒定等基本業務檔案材料。二是專業技術職務評審的申報資料和組織評審資料。三是年度教育教學工作考核表、個人工作量統計表和組織考核意見評定等級等。四是學歷證明、進修培訓證明,如畢業證、肄業證、結業證、資格證等。五是各種榮譽證書。六是教師的創造發明、學術成果等,主要指教師在報刊雜志上公開發表的論文、課題、公開出版的專著,各類學術會議上宣讀的論文及編寫的教學用書等。

5.復制保護。對使用頻繁、易損壞的或重大科研成果等特殊材料進行復制保護,以延長其使用壽命,充分發揮其作用。

四、合理分類,科學整理

檔案整理就是按一定要求,對零散的檔案材料通過分類、組合、排列、編目,使之系統化的工作。檔案分類是人們根據檔案材料的某種屬性對其進行區分和綜合的過程。教師業務檔案發展還不夠完善,如何做到合理分類、科學整理,有待今后進一步探索?，F行檔案整理分類要堅持“領域范疇”的分類標準,維護學校全宗的整理原則,兼顧載體特征,采用教師業務檔案信息集中、載體分散的整理方法,保持檔案信息、文件材料的有機聯系。把教師業務檔案的有關材料按人物、年代、屬性分類整理,單獨排架,在處理人事檔案和教師業務檔案內容交叉的問題上,要在人事檔案改革中通盤考慮。堅持人事檔案優先原則,按人事、組織部門的有關規定整理歸檔。利用信息分類,建立教師業務檔案專用的檢索工具和互檢系統,保持業務檔案的完整性。

隨著計算機應用的普及,教師業務檔案管理也必須加速實現計算機輔助管理,以實現檔案信息管理科學化、現代化。(編輯/永安;實習編輯/景玉)