高校房產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理信息化的探討

翟洪濤 宋壯基 楊 越

【摘要】高校房產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理是高校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權屬登記、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄,是房產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應用,如何將現(xiàn)代信息處理技術與房產(chǎn)檔案管理相結合,提高房產(chǎn)檔案的利用價值,已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。

【關鍵詞】高校房產(chǎn)產(chǎn)權 檔案管理 信息化

一、房地產(chǎn)權屬檔案管理的內容

1.房地產(chǎn)平面圖

房地產(chǎn)平面圖是一種反映房屋、土地現(xiàn)狀的專業(yè)圖。房地產(chǎn)平面圖是由測繪專業(yè)人員按國家規(guī)定的房產(chǎn)測量規(guī)范、標準和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。

2.房地產(chǎn)有關證明和文件

有關證明文件是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.房地產(chǎn)卡片

房地產(chǎn)卡片是對房地產(chǎn)權利人的情況、房屋所有權、土地使用權狀況以及產(chǎn)權來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產(chǎn)產(chǎn)籍地號(丘號)順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。

4.房地產(chǎn)登記簿冊

房地產(chǎn)簿冊是房地產(chǎn)權屬登記、發(fā)證中根據(jù)工作需要而分類編制的各種表冊的總稱。房地產(chǎn)產(chǎn)籍資料的各項內容應該是一致的,并應及時進行異動管理。

二、房地產(chǎn)權屬檔案的特點

1.專業(yè)性

權屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門。權屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權屬管理工作特別是權屬登記工作,面廣量大,政策性強,形成的檔案材料專業(yè)性強。權屬檔案在內容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別,內容上反映房地權屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產(chǎn)專業(yè)術語多,形式上,結構規(guī)范,多為表格式、填寫式。

2.動態(tài)性

權屬檔案的動態(tài)性是權屬檔案最顯著的特點。權屬檔案形成后,房地產(chǎn)權屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產(chǎn)權人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設的發(fā)展,房地產(chǎn)市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬轉移不斷發(fā)生,房屋的拆除、翻改、擴建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產(chǎn)權屬處于不斷轉移和變更之中,具有極強的動態(tài)性。目前,權屬檔案因產(chǎn)權變更引起異動的每年約有20%。隨著產(chǎn)權人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更,權屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊必須作相應更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動態(tài)注記,檔案必須及時補充新材料,以確保檔案的真實性、系統(tǒng)性和完整性。產(chǎn)權的動態(tài)性,使權屬檔案成為“活”檔案。

3.真實性

權屬檔案是產(chǎn)權沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實際相符,記載的產(chǎn)權人,產(chǎn)權范圍必須清楚,能在產(chǎn)權審核和排解產(chǎn)權糾紛中起憑證和參考作用。真實性是權屬檔案的生命,也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效用的基礎和前提。

4.完整性

權屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個方面,一是房地結合,二是圖、檔結合。

5.價值性

房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn),價值高,在單位和個人的財產(chǎn)構成中占有重要地位。因此,權屬檔案屬于財產(chǎn)檔案。6.法律性

由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案,具有法律效力,是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。鑒于上述特點,特別是權屬檔案的專業(yè)性和動態(tài)性,表明權屬檔案應由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。

三、高校房產(chǎn)權屬檔案管理的現(xiàn)狀

我校檔案管理基本上都是停留在紙質文件、圖紙的狀態(tài)。房產(chǎn)部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態(tài),沒有及時整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習慣于傳統(tǒng)的手工操作方式來處理文本信息、處理房產(chǎn)檔案信息。這是因為房產(chǎn)管理人員多數(shù)不是專業(yè)對口的管理人員,沒有經(jīng)過正規(guī)的學習、培訓,對檔案知識和技能不熟,只是對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時準確完整的進行更新;而且管理人員經(jīng)常變動也造成檔案管理資料的保存不連續(xù)不持久,使房產(chǎn)檔案殘缺、間斷,一些數(shù)據(jù)丟失,導致房產(chǎn)檔案失去了歷史資料的功能和用途。

四、高校房產(chǎn)權屬檔案管理信息化的應用

住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會化、商品化轉變。房屋產(chǎn)權的變動情況越來越復雜,房屋的買賣、繼承、贈與等行為都使房屋產(chǎn)權發(fā)生變化。房產(chǎn)檔案應該全面、及時地反映房屋產(chǎn)權變化的過程。房產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權變動的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權人的變動而變動。但是因為房產(chǎn)檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產(chǎn)檔案的查詢和使用都很不方便。針對以上情況,建立一套符合學校特點,又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)管理信息化就是就是要把房屋的有關數(shù)據(jù)、信息、圖紙等存儲到計算機里,建立房屋信息數(shù)據(jù)庫,存儲各種形式的圖形和屬性數(shù)據(jù),把圖形數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)之間以有效的數(shù)據(jù)組織方法聯(lián)系起來,對數(shù)據(jù)的變動及時的更新,以方便于查詢和數(shù)據(jù)整理。

系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫中的房屋的區(qū)位、權益、實物等數(shù)據(jù)為基礎,利用先進的數(shù)據(jù)庫技術實現(xiàn)信息的共享和資料的歸檔和查詢。為了方便查詢、統(tǒng)計可以把數(shù)據(jù)分成公有住房管理、房改售房管理、辦公用房管理、商服用房管理等幾個模塊。這幾個模塊下還可以設定文件、編輯數(shù)據(jù)、工具、系統(tǒng)管理、打印等小模塊。文件模塊是對表格的操作、編輯模塊完成常規(guī)的編輯、工具模塊提供繪制所需的工具。系統(tǒng)管理模塊是對數(shù)據(jù)的備份和恢復進行管理。為了能夠方便查詢,保證數(shù)據(jù)的即時性,有必要建立一個平時用的工作庫,各種數(shù)據(jù)的修改、輸入、計算、統(tǒng)計都在這個庫里進行。

五、結束語

房產(chǎn)產(chǎn)權檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合,是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源,必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率,使房產(chǎn)檔案管理的各個方面更加完善。

參考文獻:

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