對政府投資項目管理的幾點體會

胡 偉

摘要:本文對項目管理人員在政府投資項目上應注意的幾個問題進行了闡述。

關鍵詞:政府投資;項目管理;原則;溝通

1 嚴格地遵守基建程序的工作原則

盡管在工作中我們時常抱怨那些時空交錯、層層疊疊的基建程序和審批手續,但是,政府的政策和法規,是不會因為我們個人的好惡或者項目的進程而改變的。當認真完成一個政府投資項目以后,我們會發現:基建程序其實是項目建設的生命線,是貫穿整個項目管理過程的一根主線,這根主線科學地把項目建設過程的重大事件、關鍵活動和工作節點有機地串聯在一起,構成了政府投資項目的主體。正是通過履行這些看似官僚主義、條條框框的程序,國家才實現了對政府投資項目的把握和掌控。

因此,政府投資項目管理的基本工作原則是:凡是政策的規定程序,必須勇敢面對和認真履行,不能立足于回避或僥幸;要時刻提醒自己和管理團隊,每一步工作將會涉及到哪些基建程序,專心研究履行基建程序的可行方案和工作步驟,細心講究方式方法;在做計劃的時候,必須為履行程序留出足夠時間和合理余量;對履行程序過程中肯定會出現的延誤和挫折(如未能通過某個審批環節)等風險,事先要做好二手準備和應對預案。

2 多部門、多專業溝通的工作能力

政府投資項目意義重大,它的建設涉及到社會政治、經濟發展、人民生活、城鄉規劃、財政金融、工程技術、環境生態等各個方面,涉及到的部門和行業很多,這與小型項目的建設是不一樣的。作為項目管理的專業人員,應該特別注意培養和提高與多部門、多專業溝通的工作能力。

項目管理的教科書上說,項目經理75%左右的時間和精力是用在溝通(communication)上面,說明有效溝通的重要性。但是,沒有哪一本教科書用同樣75%的篇幅來告訴讀者應該如何更有效地溝通,看來只能靠我們自己在實踐中摸索。我個人的體會是,在政府投資項目管理中與多部門、多專業有效溝通的原則是:尊重謙虛、主動積極、隆重其事。

2.1 所謂尊重謙虛,就是從內心里尊重各個部門和行業的社會職責和專業立場,虛心聽取和請教不同部門、不同行業的特殊要求和專業意見,慎重謹慎地處理相關問題。隔行如隔山,當我們在溝通中遇到困難的時候,首先應該靜下心來,站在對方的角度,設身處地體會對方意見的合理性,檢查我們工作中是否忽略了這個問題,是不是哪個環節還不完善?對方的合理要求應該如何采納和整合?尊重對方就是尊重自己,虛心學習就是提高自己,何樂不為?

2.2 所謂積極主動,就是要事先做出溝通工作計劃,把每個階段可能涉及到的部門和主要溝通環節羅列出來,必須審批或溝通的事項提前羅列出來,然后,根據項目管理的實際進度,依照計劃,按部就班,提前溝通,主動登門向有關部門匯報項目情況,提前組織相應的活動和會議,爭取得到理解和支持。避免等到非溝通不可的時候、或者已經出現問題的時候再找上門去,這樣只會事倍功半。

2.3 所謂隆重其事,就是說對于重要溝通事項和部門,要特別注意工作方法和溝通方式,力求高效高質量的溝通成果。早已落入俗套的吃吃喝喝請客送禮雖然偶爾采用,但是,對于重大項目管理事項和重要部門而言,隆重舉行的高層次專家會、研討會、審查會、匯報會、現場會等節點性活動,都是有效溝通和爭取支持的有效方式,應該提前制定計劃,精心策劃實施,隆重嚴肅召開。在一般情況下,這是事半功倍高質量溝通的好辦法。

3 加強施工階段的現場簽證

現場簽證不可避免,它不僅在單位工程中影響工程成本,而且在工程造價管理中存在著“三超”的隱患。因此,加強現場簽證管理,堵塞“漏洞”,把現場簽證費用縮小到最小限度,應注意以下問題:

(1)現場簽證必須是書面形式,手續要齊全。(2)凡預算定額內有規定的項目不得簽證。 (3)現場簽證內容應明確,項目要清楚,數量要準確,單價要合理。(4)現場簽證要及時,在施工中隨發生隨進行簽證,應當做到一次一簽證,一事一簽證,及時處理。(5)甲、乙雙方代表應認真對待現場簽證工作,提高責任感,遇到問題雙方協商解決,及時簽證,及時處理。現場簽證是施工生產活動中用以證實在施工中遇到的某些特殊情況的一種書面資料。因此,除設計變更通知書、工程更改證書或紀要、材料代用證書、施工組織設計的技術措施方案、定額中明確規定的有關問題,以及幾應具備有技術文件、通知單證明書。甲乙雙方協調的會議紀要等項目不應簽證以外,應嚴格控制現場簽證范圍。

3.1 土方開挖時的簽證:地下障礙物的處理,開挖地基后,如發現古墓、管道、電纜、防空洞等障礙物時,將會同甲方、監理工程師的處理結果做好簽證,如果能畫圖表示的盡量繪圖,否則,用書面表示清楚;地基開挖時,如果地下水位過高,排地下水所需的人工、機械及材料必須簽證;地基如出現軟弱地基處理時所用的人工、材料、機械的簽證并做好驗槽記錄;現場土方如為雜土,不能用于基坑回填時,土方的調配方案,如現場土方外運的運距,回填土方的購置及其回運運距;大型土方的機械合理的進出場費次數。

3.2 工程開工后,工程設計變更給施工單位造成的損失,如施工圖紙有誤,或開工后設計變更,而施工單位己開工或下料造成的人工、材料、機械費用的損失。工程需要的小修小改所需要人工、材料、機械的簽證。

3.3 停工損失:由于甲方責任造成的停水、停電超過定額規定的范圍。在此期間工地所使用的機械停滯臺班、人工停窩工、以及周轉材料的使用量都要簽證清楚。

3.4 甲方供料時,供料不及時或不合格給施工方造成的損失。施工單位在包工包料工程施工中,由于甲方指定采購的材料不符合要求,必須進行二次加工的簽證以及設計要求而定額中未包括的材料加工內容的簽證。甲方直接分包的工程項目所須的配合費用。

3.5 材料、設備、構件超過定額規定運距的場外運輸,待簽證后按有關規定結算;特殊情況的場內二次搬運,經甲方駐工地代表確認后的簽證。

3.6 續建工程的加工修理:甲方原發包施工的未完工程,委托另一施工單位續建時,對原建工程不符合要求的部分進行修理或返工的簽證。

3.7 工程項目以外的簽證:甲方在施工現場臨時委托施工單位進行工程以外的項目的簽證。

4 加強工程價款結算

工程價款結算是指承包商在工程實施過程中,依據承包合同中關于付款條款的規定和己完成的工作量,按照規定的程序向建設單位收取工程價款的一項經濟活動,是工程造價管理的最終結果,所以施工企業必須加強工程結算管理工作。

4.1 核對合同條款。按合同的約定結算方式、執行的定額、取費的標準、主要材料約定的價格等,對工程進行竣工結算。

4.2 檢查隱蔽工程驗收記錄。例如土方的驗槽記錄以及鋼筋砼等隱蔽工程施工記錄和驗收簽證,均需兩人以上簽字,手續必須完整,工程量與竣工圖一致方可列入竣工結算。

4.3 設計修改變更應由原設計單位出具設計變更通知單和修改圖紙,設計人員必須簽字并加蓋公章,經建設單位同意并簽證才能列入結算。

4.4 竣工結算的工程量應依據竣工圖紙、設計變更單和現場簽證等進行計算,并按定額的計算規則計算工程量。并套用合同規定的定額單價或甲乙雙方商定單價,計取合同規定的取費標準。

4.5 工程結算于目多,工程量大,往往有計算誤差,在計算時應認真核算,防止多計與少算的情況發生。

參考文獻

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