基層單位檔案交接工作潛在問題探索及對策

李維玲

一、基層單位檔案交接工作存在的問題

《機關檔案工作業務建設規范》規定:“機關檔案人員調動工作時,必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中,尤其是在基層單位中,有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節,存在如下問題:

(一)檔案交接不及時

一些基層單位對檔案交接工作不夠重視,領導把關不嚴。老檔案人員離了崗,新檔案人員進了崗,而檔案交接手續還未辦妥,以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接,從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節。

(二)檔案交接手續不嚴密

按工作性質和崗位職責要求,檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密,責任重大的工作,而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時,移交不按程序辦事,手續不按程序辦理,該檢查的不檢查,該清理的不清理,該簽的字也不簽,從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象,忽視了檔案交接工作中的重要內容,忽視了檔案交接工作的基本要求。

(三)檔案監交工作不嚴格

一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作,看成是檔案人員之間的事情,從而對檔案交接準備工作很少過問,就連檔案監交之時也懶得光臨,使得基層單位檔案監交工作不嚴格,工作程序不完整。

二、對策和措施

做好檔案交接工作,不僅是明確檔案人員責任,維護檔案安全完整,確保檔案工作連續不斷有序進行的需要,而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作,筆者認為應做好下列工作,采取如下措施:

(一)檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節,應引起基層單位的重視,尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程,在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關,做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續,然后再辦理調動手續,對未辦理檔案交接手續的檔案人員,不得簽發調動工作通知,不得辦理工資轉移手續,不得離開原工作崗位,并要把檔案交接工作納入單位工作制度,列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查,對那些明知檔案交接手續未辦理妥,仍然隨意簽發調令的人員,要查明原因,分清責任,依法進行處理。

(二)檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作

檔案交接分為移交和接收兩個方面,而認真做好檔案移交前的準備工作,是確保檔案交接工作順利進行的前提。

對于移交方來說,在正式移交之前主要做好五項工作:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到帳物相符、心中有數;二是對借出的檔案要及時催還,一時歸還不了的要問明原因,整理好借據,并在借據上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序,做到系統有序;四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格;五是撰寫檔案移交說明。

對于接收方來說,在接收之前要做好三項工作:一是了解移交單位職能活動內容和工作活動情況;二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;三是必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分,才能保證交接工作順利進行。

(三)認真做好檔案監交工作

檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用,因此無論是檔案機構負責人交接,還是一般檔案人員,特別是負責檔案保管接待人員的交接,都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責,堅持原則,按程序辦理。一般檔案人員交接,可由檔案機構負責人監交;檔案機構負責人交接,可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作,做到帳物相符,手續齊全,并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份,移交人、接收人各執一份,單位存檔一份。交接工作結束之后,移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章,以示對交接工作負責。

(四)加強檔案交接中的思想教育工作

檔案交接工作中出現的問題,不單純是基層檔案人員的業務素質問題,其中一個十分重要的原因就是近幾年來,一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作,使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課,教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任,增強事業心和責任感,從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理,使基層檔案工作前后銜接起來。

(作者單位:黑龍江省佳木斯大學附屬第一醫院人事科)