論企業檔案信息資源開發利用的問題與對策

趙九軒

摘要: 針對目前檔案信息資源開發利用問題,緊密結合本人所在的企業實際,重點對企業檔案信息資料的開發利用作一探討。

關鍵詞: 檔案;信息資源;開發利用;對策

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A文章編號:1002—2589(2009)31—0121—02

隨著現代化企業制度的建立,要求企業檔案管理工作更加科學規范。企業檔案管理工作的根本目的,除了保證檔案的齊全、完整、準確、安全外,主要是為了開發利用。而在檔案信息資源開發利用工作中,存在著傳統式的被動服務形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問題,已嚴重影響著企業檔案信息資源的開發利用和企業檔案事業的健康發展。本文針對問題,結合本人所在企業的實際,重點對企業檔案信息資料的開發利用問題作一探討,旨在與檔案界同仁商榷。

一、企業檔案信息資源開發利用工作中存在的主要問題

1.對檔案信息資源開發的認識有偏差。在開發檔案信息資源過程中,存在兩種思想:一是檔案信息無用論的思想。認為檔案只是過時的材料,檔案工作就是看堆守攤,不丟不少就行了,看不到檔案信息資源開發的重要性和必要性;二是開發檔案信息資源危險論的思想,有的人擔心開發檔案信息資源會造成檔案內容的失密和檔案利用者的失控,擔心開發檔案信息資源會帶來麻煩,惹出事端,因此而影響了檔案信息資源的正常開發和利用。

2.不能及時準確地統計檔案利用實例和計算利用效益。在實際工作中,僅局限于檔案利用次數、件數統計,不求檔案的實際效益的統計和計算。各級檔案管理部門,每到年終在要求基層檔案室編制年報,了解檔案利用情況時,只要求統計幾個檔案利用數據,如利用人次、利用檔案卷(份)數等,而不了解通過檔案信息資源利用所獲得的社會效益和經濟效益。收集統計檔案利用數據,雖然亦能反映檔案的利用情況,卻不能說明檔案給企業和經濟建設帶來的價值和作用。也就是說,統計幾個數據只能揭示表面現象,而不能揭示檔案利用的實際效益和深層次內容。這是企業各級檔案部門普遍存在的一個問題。

3.對檔案進行深層次加工不夠。各級檔案部門即使有了齊全、完整、準確的檔案資料,也收集了一些檔案利用實例,但不求匯集編發重返社會和企業。有些檔案部門雖然注重檔案利用信息反饋工作,收集了有價值的檔案利用實例,而沒有匯編發表,重返社會,影響檔案信息資源的開發與利用。檔案部門在檔案開發利用上,大多都把工作重心放在檔案材料借閱上,忽視了對檔案資料的深層次加工,對企業發展需求不甚了解,沒有結合館藏實際,有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料提供給企業,編研工作開展不夠,有的甚至就沒有開展編研工作,檔案信息資源的開發成為死水一潭,不能滿足企業發展和經濟建設的需求。

二、企業檔案信息資源開發利用的對策措施

企業檔案信息資料的開發利用是檔案部門的中心任務,也是檔案工作的根本目的。可見企業檔案工作除收集、整理、保管外,要把重點放在“開發利用”上,怎樣才能有效地開發利用,更好地為企業生產經營和經濟建設服務呢?

1.提高對開發檔案信息資源的認識。首先要破除檔案信息無用論的思想。要認識到檔案對企業工作查考、經濟和文化建設、對科學技術研究的重要作用,檔案信息資源能夠創造出巨大的財富,產生巨大的社會效益和經濟效益。因此,要樹立檔案是一種信息資源,檔案是巨大財富的思想觀念,增強開發檔案信息資源的自覺性和主動性;其次要破除開發檔案信息危險論的思想。其實,檔案信息資源的開發是根據檔案的不同內容,區別不同的利用對象以不同的方式進行的。只要檔案部門認真執行政策,掌握好黨和國家政策界限,正確處理好利用與保密的關系,開發檔案信息資源就不會出現失控失密現象。

2.建立完善的借閱制度。檔案在查(借)閱時,一般不會直接產生效益,而要通過實踐,才能反映出檔案的實際價值,產生一定的社會效益和經濟效益。因此,在檔案利用工作中,必須堅持按照《檔案法》的規定和本單位的檔案借閱制度開展檔案利用工作,嚴格履行借閱登記、審批手續。在進行檔案利用效果統計方面,努力做到“兩同時”,即在借閱檔案的同時向借閱者提供檔案利用效果統計表,在歸還檔案時收回填好的利用效果統計表。首先要填寫清楚檔案利用目的,不可單純填寫如“工作查考”等,而應寫明屬哪一項工作查考,企業哪項資質審查、哪個工程項目投標、什么經濟案件查處和房產案件糾紛等,并寫明具體內容和將起到的作用和效益。其次要把利用效果統計表要填寫得具體一點,應有時間、地點、利用人和具體事例。以便不斷積累資料,為匯編檔案利用效果、展示企業檔案的重要作用留下真實記錄。

3.及時準確計算出利用檔案產生的經濟效益。利用檔案這種信息資源,在我國社會主義經濟建設中,已經成為創造和增加經濟效益的一個重要源泉。無數事實證明,不論哪個行業、哪個單位,凡是正確地利用檔案資料者,都獲得了提高生產、增加收益或節約人力、財力、物力的顯著效果。開發檔案信息資源所產生(創造)的經濟效益量,是很可觀的。因此,我們必須及時準確地計算出利用檔案產生的經濟效益。例如:我集團電氣化工程公司在辦理太原市大巖村20.04畝土地證時,缺少征購土地的證據,通過查閱檔案部門保管的會計憑證,找到了該土地的5萬元付款原始憑證,因此,在太原市土地局順利辦理了國有土地使用證,并為企業減少了4.75萬元的經濟損失。根據有關公式J=αB-C來計算:檔案起決定作用,查表確定取值范圍即α=0.95;直接使用的是檔案原件,即C=0;B=5萬元。那么利用檔案起憑證作用避免損失所創的經濟效益為J=0.95×5-0=4.75萬元。利用檔案資料獲得的經濟效益實例很多,比如:利用企業從事工程施工過程中形成的工程業績資料,在企業進行工程投標招標工作中發揮了重要作用,同樣可以用相關的公式和計算方法,計算出利用檔案直接或間接創造經濟效益的數據。上述事例說明,利用檔案資料是能夠創造經濟效益的,是可以計算的,而且用數據說明檔案的利用效果更具說服力。

4.努力搞好檔案史料編纂工作。檔案史料編纂工作,是按照一定題目和科學的編輯方法,將重要檔案史料編輯成書,并付印出版,便于讀者查閱的一項工作。它是廣泛、系統地提供檔案為企業和社會各方面服務的工作方式,也是檔案資源開發工作的重要組成部分。因此,在開發檔案信息資源上,要深入挖掘檔案潛力,從本單位實際需要出發,對檔案進行深層次加工,編寫一些適合于企業的檔案史料專題匯編或叢編、檔案全宗介紹、政策法令匯編和電子文件匯集等,變被動服務為主動服務。同時,檔案的編輯和出版的作用是多方面的,而且是長遠的。它不僅在社會主義現代化建設過程中,可為人們從事經濟、政治、科研、文化、藝術等各方面的工作提供材料,而且為后世子孫后代保存史料,將來可為共產主義建設服務,它確是一項功德無量的工作。

5.運用先進的技術手段加速開發利用檔案信息。隨著信息化建設的不斷發展,企業檔案利用工作的重點將由傳統的紙質檔案借閱利用方式為主轉向電子文件網上查詢利用為主。為此,要普及使用計算機技術,實現檔案管理自動化;運用現代通信技術,實現檔案信息傳遞的網絡化;運用現代光學技術,實現信息存儲高密度化。只有這樣,我們才能滿足企業對信息需求的“廣、快、精、準”的特點,才能使我們的工作變被動為主動,廣泛傳播、濃縮開發、增強輻射,提高開發利用工作的效率和效果。為使開發利用工作適應企業信息化建設的需要,在進行檔案錄入時,利用檔案管理軟件自動生成檔案分類目錄、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、目錄索引等檢索工具,提高調檔速度和工作效率。

綜上所述,要衡量一個檔案部門的工作實績,開發利用企業檔案信息資源是最重要的依據之一。如果一個企業在檔案信息資源的開發上,既做好檔案利用實例統計和效益計算,又注重檔案的編研工作和信息化建設,那么企業檔案開發利用實績就會充分顯現,就能為企業發展和經濟建設提供優質的服務。

參考文獻:

[1]楊少田,張秀華.開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法[M].北京:檔案出版社,2008.

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