淺談高校會計電算化內部控制

陳清毫

一、高校會計電算化內部控制的現狀

1、會計電算化是會計進入信息化的基礎，是高校領導層決策的重要依據，是會計體制改革的突破口。從總的情況看，經過多年的實踐和改進，會計電算化的形勢和基礎都比較好，基本完成手工會計記帳向電腦會計記帳的轉變。隨著新的會計電算化軟件的應用，會計電算化正從簡單的會計核算系統向綜合的管理信息系統轉變，形成以會計軟件為核心，融管理、計劃、分析為一體的會計電算化管理信息系統。各級各部門都廣泛應用會計軟件，實現了從DOS平臺迅速向Windows平臺轉變；后臺數據庫正逐漸由XBASE數據庫向互聯網絡數據庫轉變。

2、從會計系統的情況看，會計電算化培訓工作跟不上需要，操作人員素質有待提高。部門管理不夠科學，安全，相應的管理措施明顯與現實不符，存在漏洞；優質商品化的會計軟件少，性能不完善，缺乏兼容性，致使重復開發過多，造成資源浪費；會計軟件頻繁升級；當前會計軟件無法滿足會計數據保密性的要求；先進的計算機技術在會計電算化中未充分應用，商品化軟件開發推廣與實際應用存在差距。因此，高校財務系統會計電算化的這些現實說明，高效、務實、安全、穩定的會計電算化系統，任重道遠。

二、高校會計電算化內部控制存在的主要問題

1、高校對會計電算化工作重視程度不夠

目前在有些地區高校會計電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個重要因素是單位部門領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領導存在著一種“重硬輕軟”的思想，重視對硬件的投資而忽視對軟件的投入，甚至有些單位使用盜版的財務軟件。部門會計人員也認為會計電算化是一個形式，以至于有些高?；ㄥX買了軟件卻沒有真正使用好。事實上，實現會計電算化不僅僅是記賬技術的革命，而且對于會計學科本身也是一次大的革命，可以使會計人員能從繁瑣的記賬、算賬、報賬的苦海中解脫出來，將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資全評測中，進一步深化會計職能。

2、財務軟件沒有體現內部控制觀念

現行的財務軟件雖然具有操作員權限限制功能，但是可以設置幾個不同的操作員，通過轉換操作員姓名來進行不同的會計操作，從而使得權限管理形同虛設。例如，記賬憑證錄入人員可以通過改變操作員姓名對憑證進行審核，使審核功能流于形式。另外，各功能模塊之間缺乏牽制，即使“明細賬”和“總賬”不符，也依然可以報出財務報表這樣輕則易造成財務信息錯弊，重則會造成違反財經法規現象的發生，給學校經濟管理帶來隱患。

3、數據的保密性和安全性差，存在許多安全隱患

目前，我國高校會計電算化面臨以下風險：(1)實際操作中存在風險。主要表現在制訂措施不全或缺乏有效監督，導致玩忽職守的現象時有發生；(2)計算機維護過程中存在風險。如缺乏必要的防病毒意識和措施，對利用計算機犯罪知之甚少，缺乏相應的控制措施；(3)會計檔案形成和保管過程中存在風險。如沒有及時備份、或備份數據沒有定期檢查，憑證、賬簿沒有及時打印等。

4、財務信息網絡化使得利用計算機犯罪成為可能

實行網絡管理后。單位會計資源實現共享，這就給予某些通曉網絡知識且別有用心的人利用計算機犯罪提供了機會。再則，計算機對磁場、灰塵、過高或過低的溫度十分敏感，可能會因此導致計算機出現錯誤，出現丟失或破壞數據的現象。如果不對計算機系統實施特別的安全監控措施，會計數據的可靠性和完整性就無從談起。

5、缺乏合格的會計電算化專業人員

由于會計電算化是一門融計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的邊緣學科，雖然大多數會計人員已接受計算機等級培訓，但與實際應用還有較大的距離，具體表現在以下幾個方面。1復合型人才欠缺。目前既懂會計又熟悉計算機的人員相當少，這勢必會影響我國高校會計電算化的進程。2會計電算化培訓內容滯后。計算機的發展可以說是日新月異，在短短的幾年時間內，硬件和軟件操作系統都發生了質的變化，而目前的教材卻是幾年前的，會計人員通過培訓所學的知識回去后卻無用武之地。3會計人員的后續教育中缺乏會計電算化由容。會計人員的后續教育中，并沒有將會計電算化作為一項內容來培訓，致使會計人員缺乏再培訓和定期考核的機會。

三、強化高校會計電算化內部控制的措施

1、加強高校會計電算化系統的內部控制

會計電算化的應用使會計核算和會計管理的環境發生了變化，給高校的內部控制帶來了許多新問題，因此，建立一套適應高校會計電算化系統的內部控制制度勢在必行，可以把高校電算化內部控制分為管理控制和日?？刂?。

管理控制主要是對計算機會計系統涉及的各個部門和人員而言的，通過管理控制，可以使各個崗位各司其職，協調和理順他們問的關系，使舞弊和犯罪的幾率減少到最低。它包括：(1)建立科學完善的內部組織機構，如：可設置會計主管、微機操作、審核記賬、系統維護、數據分析等崗位，形成相互稽核、相互監督、相互制約機制；(2)完善系統操作控制，如：建立完善的計算機操作管理制度，明確職責、操作程序和注意事項，以保證系統的正常運行；(3)加強系統安全控制，如強化密碼機制、制定防病毒措施、認真做好數據備份等等；(4)對會計電算化系統應開展全程內部審計。

日?？刂剖侵笗嬰娝慊到y運行過程中的經常性控制，目的是最大限度地保證高校財產物資的安全完整，使反映的經濟活動情況準確可靠，達到預期的管理控制目標。它包括：(1)采用的會計核算軟件應具有防范會計數據輸入差錯的功能，能夠通過平衡關系控制、科目對應關系控制、憑證連續編號控制等來自動檢測數據的準確性；(2)系統要有數據必須經審核后才能登賬的控制能力，要有防止或及時發現在處理過程中數據丟失、重復或出錯的控制措施；(3)采取各種輸出控制及審批措施，保證打印輸出的賬本、會計報表及其它會計資料準確無誤；(4)妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質，存放地點應防高溫、防漏、防塵、遠離強磁場，并定期進行檢查和復制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。

2、提高會計人員業務素質，完善各項規章制度

實行會計電算化對會計人員的業務素質提出更高要求，除有較高的專業知識水平外，還要熟練掌握計算機基礎知識并正確規范地運用于目常的會計事務中。在實行會計電算化之初，為確保系統安全有序運行，充分發揮計算機的潛能，我們把提商會計人員的計算機水平作為工作的重中之重，制定具體措施，根據崗位分工情況、會計人員掌握計算機知識層面情況，分層次針對性地進行系統培訓，在規定的最短時間內取得軟件使用上崗證，會計人員都取得中級以上計算機應用能力考核證書。使之成為既精通會計又精通計算機的復合型高素質人才，確保了會計電算化工作的正常運行。同時制定了一系列的會計電算化規章制度，保證硬件、軟件的安全運行。

3、高校會計人員與管理者應積極尋求與網絡會計的發展趨勢相適應

目前，高校會計人員和高校的管理者要以開放的眼光來構架新一代的高校會計電算化系統和現代高校的管理信息系統，并為適應網絡會計的需要打下堅實的基礎。它將促使會計人員必須懂得信息技術、網絡技術、軟件開發與設計和軟件操作等一系列新的技能和知識。不僅要掌握國際會計理論和方法，而且要有較高的外語水平；不僅要具備有關預測、決策的基本知識和方法，而且應具有較強的邏輯推理和分析判斷能力。

4、充分發揮審計人員的監督作用

查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能，電算化會計信息系統提高了審計人員的工作難度，傳統的工作方式已不適應需要。建議審計人員對付計算機舞弊可以從兩個方面著手：一是根據財經法規。通過對會計資料的直接審計查出會計信息錯弊；二是通過審核和評估內部控制系統，對數據處理的重要環節和流程進行檢測，發現系統的弱點和不足，提請被審計單位改善，同時通過完善內部控制系統來預防、查處計算機舞弊活動。

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總之，隨著計算機在會計工作中的普及，高校對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時，也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。因此，要不斷地深入研究，促使電算化會計環境下的內部控制制度不斷地調整、改善，真正做到保證會計數據的可靠性和真實性。