協同的價值回歸

“心之所至手亦至焉者，文章之圣境也：心之所不至手亦至焉者，文章之神境也；心之所不至手亦不至焉者，文章之化境也。”——金圣嘆我們當然希望通過春風化雨式的變革，達到企業信息化的“化境”。但現實的問題是，當企業面對戰略、組織、流程、績效、文化、IT的種種困惑，如何選擇一條成功的道路，并堅持著走下去?

再問協同的價值

回國5年了，心中一直有一個困惑：如何給美國的朋友介紹中國的協同軟件市場?試著搜索了“美國”+“協同系統”／“協同平臺”／“協同辦公”，結果都不是我想要的。不禁會問，原來老美竟不用協同的么?但細想來也不盡然，工作流管理、客戶關系管理、項目管理、文檔管理應該是他們能夠理解的概念。那究竟是什么原因，讓這些本已十分復雜的軟件在中國被兼收并蓄地融合成了“協同”這樣一個概念呢?

“協同”在中國的發展大致經歷了以下幾個階段：

第一階段(1985年－1993年)大家也不知道這個是什么東西，反正有用就好：這個階段的“協同”是以結構化數據處理為中心，以文件系統或關系型數據庫系統為基礎，在日常辦公中開始運用IT技術，提高了文件資料的管理水平。

第二階段(1993年－2002年)很多人喜歡說“OA”，政府則是叫電子政務。隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間和地域的限制，提高整個組織的運營效率。同時網絡技術的迅速發展也促進了軟件技術發生巨大變化，為軟件的應用提供了基礎保證。這個階段“協同”的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務和群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理和制度管理等眾多實用的功能。

第三階段(2002年－至今)大家開始提“協同”，雖然可能說不清楚什么是“協同”。軟件經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，要求辦公應用軟件具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同和內外部各種資源的有效組合，從而提供高效的協作工作平臺。

“超過20年的摸索與實踐!”——這是個令人感嘆的結論。

20年里我們得到了什么?

通過協同軟件的應用電腦在企業中更加普及了?

通過協同軟件的應用使企業管理更加規范了?

通過協同軟件的應用企業掙到的錢更多了?

翻開客戶的訪談記錄，我整理出如下的片段：

深圳某工業設計公司CIO——“我們的戰略是中國第一并具備全球競爭力的工業設計品牌，所以需要‘協同’幫助我們實現知識的積累與創新。”

浙江某紡織面料企業總裁——“希望借助你們服裝行業信息化的經驗，為我們的核心業務運作效率帶來創新性的提升。”

中國移動某省公司總經理——“我要的就是一本企業的資治通鑒。”

實踐中，中國企業的管理者向“協同”開出了一張張訂單；實踐中，中國企業的管理者也在體會著“協同”的真正價值。

體會協同的價值

最近經濟不好，汽車行業格外遭殃，報紙上滿滿的都是關乎美國汽車三巨頭命運的各種消息。旋即又開始擔心起國內一些汽車行業的朋友，也想起了關于汽車行業的一條不成文的規則：所有的零部件供應商在保證質量的前提下，必須每年將老產品價格壓縮約10％。這10％之后究竟包含著怎樣的秘密?是國產化還是規模化?一位在上汽與日本的一家合資公司當CIO的朋友告訴我這其中也有“協同”的貢獻。圖1是“協同”對這家企業的貢獻：

圖中APQP(AdvaneedProduetQualityPlanning)意即，“產品質量先期策劃(或者產品質量先期策劃和控制計劃)”，它是OS9000／TS16949質量管理體系的一部分。對于汽車零部件企業來說，它是一切的起點，也是一切的依據。

沒有“協同”前的APQP基本上是手工作業方式，采取人盯人的戰術。一道工序A說OK了，B說OK了，C說不行，那么退回去，這叫質量閥關閉。類似的操作方式在整個APQP的全過程中有很多，于是跟蹤表單無數，時間計劃不可捉摸，問題分析無從談起。創新迫在眉睫，中國員工提出了用協同平臺的項目功能配合流程功能來跟蹤APQP的全過程，每個質量閾對應一個里程碑任務，任務下面可以掛審批表單，并且給這種操作方式找到了很好的理論支撐——“流程管道，知識活水”。日方經理對此深感佩服，在感嘆中國員工創造力的同時，對于協同在業務上的創新應用給予了更大的支持。

下面列舉一些協同系統在核心業務流程應用后的統計數據：

使用協同系統進行ERP數據整理，作為數據橋梁，使得ERP的數據正確率由以往的98％提升至99.8％，大大提升了ERP軟件的實施成功率。而之前業務部門所擔心的情況——通過繁瑣的協同流程來進行數據維護可能導致維護時間大大增加——也未發生，反而因數據一次性通過率高，使維護時間縮短至原來的1／2。

APQP的文件體系，原先散落在十多個業務部門的幾十個甚至上百個員工的電腦中，通過協同系統知識文檔的歸類管理，使文檔積累超過萬篇，文檔查詢速度與傳統文件夾存放方式相比提升了近100倍。

APQP的項目任務跟蹤體系，通過協同平臺的支持，使關鍵任務的按時完成率從50％提高到85％；平均項目風險點報告數從4.5次／項目，下降到了1.2次，項目；項目周報制作時間從3天變成實時生成。針對歷史項目的數據分析，從沒有變成了可能。

而基于上述問題的業務效率改善，成本和收入上的財務提升效果都將是巨大的。

“協同”在服裝鞋帽行業的價值有著更顯著的體現。2008年鞋服行業開始有了共同的熱點：每家企業都越來越快地推陳出新，連運動品牌都開始越來越“時髦”。這是市場的選擇，新的款式、新的概念總是更容易被人們所接受，于是舊款產品的庫存與新品陳列區空空的貨架形成了鮮明的對比。服裝鞋帽的企業家們仿佛在一夜之間開始關注“產品季節主線”這個概念，并不遺余力地讓自己的產品季節超過四季，向一年6季、甚至一年24季發展，由此形成的行業口號是：“別讓利潤變成庫存”。

另一個熱點在終端的掌控上，不管是直營店鋪還是經銷商店鋪。老板們恨不得給每一間都裝上10個攝像頭，讓每間店的每個員工，每個顧客，每筆生意都發生在自己的眼皮子底下。想要控制，卻無從下手；想要超越競爭對手，卻還要防著競爭對手挖墻腳。這也許就是讓服裝企業老總們失眠的緣由了。我有兩個朋友都搞了多年的信息化，對于“整體規劃，分布實施”的硬道理有著深刻的理解，在把握IT與業務結合價值最大化上也有著敏銳的直覺。朋友A打通了產品從策劃、研發、訂貨、生產、銷售的過程，實現了產品季節主線的創新業務協同應用，解決了企業的“利潤黑洞”。(見圖2)

同樣列舉一些統計的數據：

★期貨比例由之前的70％，下降到50％，季前生產由100％，下降到到60％，庫存風險大大降低；補單周期由平均45天下降到25天，反應速度大大加快。

★會議數量，時間減少三分之一，會議時間減少50％，會議效率、決策速度和準確性大大提高。

★之前反復出現的問題，重復犯的錯誤，基本不再出現，人員的能力大大提升，流程縮短，一切都是有節奏的運作，管理變成了“流水線”，人員編制減少20％，工作的規范性和成果卻有本質提升。

朋友B將商圈、門店的信息與地圖進行了結合，實現了門店的全生命周期管理與競爭對手門店一張圖管理的創新業務協同應用，解除了老總失眠的苦惱。(見圖3)

同樣列舉一些統計的數據：

★門店布局更加合理，同期店效提升10％，空白市場幾乎全部覆蓋，地區銷售額提升30％。

★門店申請、審批、開業周期大大縮短，由55天，縮短到35天。

★門店督導工作更加透明，管理更加有效，平均巡店時間增加30％，對門店的指導和提升起到了非常好的作用。(見圖4)

突破協同的價值

協同軟件在文檔、行政、人事、項目、客戶、財務、物流和生產等管理方面有著廣泛的應用，然而有關調查統計發現，40％以上的協同項目交付超過期限與預算，協同的應用率不到55％，大多數企業對于協同的應用停留在傳統OA辦公的層面，同時協同的項目失敗率也高達35％，與ERP等企業管理系統項目協同看上去要簡單得多，是什么原因阻礙了協同的失敗與價值的體現?

第一個問題：“目標的確定”

從IT規劃的理論上劃分所有ERP之外的非結構化數據管理都可以用協同來覆蓋。所以我們往往會發現，企業協同價值提升的應用點會非常的多，哪些做，哪些不做，哪些先做，哪些后做，企業是難以取舍的。

第二個問題：“重IT，輕管理”

這個是信息化的通病，協同平臺的建設不僅僅是一個技術的問題，僅從技術方面開展協同的建設，只能是治標不治本；信息化的成功還必須關注，流程的優化、業務的規范、變革的阻力等等要素，而這些都是管理而非IT的范疇。“重IT，輕管理”的結果只能是，IT追著業務跑卻始終跟不上業務的變化；IT員工天天加班熬夜卻無法收獲項目的成功。

第三個問題：“忽視業務協同的巨大價值”

現在市場上的協同管理軟件，基本上都只是實現了傳統協同的范疇，而傳統協同的應用只是協同應用的初級階段。大量的業務應用價值點沒有被發掘，傳統模擬手工的協同功能并沒有給業務人員帶來感受得到的實際價值，導致員工不喜歡、甚至是排斥協同系統，最終使企業喪失信心使得協同系統失敗。

總結問題，我們發現只有“一個目標，兩個結合”才是突破協同價值的解決之道。

一個目標：明確目標，基于目標制定協同工作開展節奏，是最為關鍵的。這里需要有一個類似于IT規劃的過程，只是規劃的重點在協同的范疇，可以稱作為“協同規劃”。按照企業的現狀與特點，把與協同相關的工作排一個梳理，確定重點開展的協同內容，制定功能實施的先后次序。

管理與IT結合：協同平臺是管理思想有效的載體，更重要的是管理和IT的結合，做到信息化對業務的有效支撐。推廣的策略與技巧也是需要關注的內容，在CIO的圈子里流傳著這么一種說法，“搞信息化，就像打土豪、分田地，你要讓用戶看到他們是能夠分得到田地的，他們才會跟你一起搞信息化。”

傳統協同與業務協同結合：協同軟件要發揮更大作用，一定要融入到企業的業務流程中去。業務協同主要是指，在核心的業務過程中使用通過IT工具進行流程性、知識性的多崗位協作。要達到業務協同的應用，對于管理軟件廠商的產品架構、實施能力、行業的深度認識提出了更高的要求，而在這方面有長遠規劃和積累的管理軟件廠商的優勢會逐漸顯現出來。