以“公務博客”為例談學生信息管理平臺的建立

摘 要：全面而細致地對學生進行管理，利用現代化的傳媒手段建立高度有效的信息管理平臺是一項基礎而重要的工作。文章結合工作實踐中的“年級公務博客”實例，就如何針對工作中的實際情況，建立實用、有效的信息平臺，做好學生的管理和服務工作，進行了探索。

關鍵詞：公務博客 信息管理 信息平臺 大學生管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

作為高校輔導員，筆者深切地感受到，在當今高校學生管理中，亟需建立有效的信息管理和傳遞的平臺，以解決大量數據所造成的“信息壓力”。筆者自2008年3月建立“建設學院2007級公務”博客(http://hi.baidu.com/jsxy2007)至今，經過近一個學年的摸索和嘗試，利用博客進行信息發布已經取得了較為成熟的經驗。本文將結合這一實踐經驗，對如何打造現代信息平臺、建立高效的信息模式進行探討。

一、建立公務博客的動因和目的

其一，根據學生群體性的現象和特征。現在的大學生群體多為“90后”，自主解決問題能力不強，責任意識不夠，多半不能積極主動地解決問題，以致經常出現一些常識性問題，如經常打電話詢問老師的辦公室在哪里，在下班后到辦公室找老師解決事情，不寫請假條來請假，等等。

讓學生學會接收信息是教育的第一步，再好的教育理念如果沒有傳達到位，也就不過是空中樓閣，缺少建立平臺的基礎。因此，要針對現在學生的群體性特征，讓他們樹立自主查找信息解決問題的意識，使之從高中時期“高考至上”、“父母關注”、“班主任全面引導”等潛意識中走出來，做到自我關注、自我引導，學會自我教育和管理。

其二，改變傳統信息傳遞模式高耗低效的現狀。學生人數眾多，居住相對分散，而且沒有固定的教室，很少有集中傳達的機會。信息傳遞要及時、到位，而僅僅通過在固定位置粘貼通知或打電話通知的方式，往往事倍功半，甚至會因為傳達過程中的口頭表達與接收等原因而出現諸多誤差。傳統的紙媒傳播信息的方式已不適合大量信息的傳遞，只有建立高效適用的信息傳播模式才有可能應對大量信息擁堵的現狀。

其三，常規辦事程序的規范性有待加強。學生管理工作具有很大的重復性，建立常規工作模式和機制非常重要。公務博客將日常辦事程序固定并明確，增加了辦事程序的透明度和規范性，使學生本人更為清楚地了解到辦事的程序，因此也就為解決許多實際問題避免了麻煩。如針對“90后”的諸多問題，可以公示辦公室地址、辦公電話、老師的作息時間及請假、醫療等制度，為管理者節省出大量的時間，避免工作上的重復操作。

二、建立公務博客的方法和原則

公務博客應秉持“公務”特質。堅持以下方法和原則。

其一，保護學生個人隱私，保證信息安全。建立公務博客首先應注意信息安全，不得將學生的學號、身份證號、電話號碼、家庭住址、父母聯系方式等個人信息公布在信息平臺上，甚至一般不直接標明學生的姓名，或不讓姓名與班級、宿舍掛鉤，以防侵犯學生隱私或被不法之徒利用。

其二，博客界面要簡潔直觀，凸顯重要內容。能讓學生堅持不懈地查看公務博客的通知，除了使其充分認識到公務博客的重要性和采取一定的強制手段之外，應盡量使博客的界面簡潔直觀，在題目及通知等文字內容上仔細斟酌，做到言簡意賅、重點突出、要求明確、落實到位，使學生盡可能容易地抓住信息點，從而養成良好的文字閱讀習慣。

其三，對發布的信息進行多方分類，使學生便于查找；同時還要做到內容的豐富性，為學生提供全方位的“營養”。對博客發布的信息進行細致分類，筆者將“年級公務博客”的內容分為“獎學助貸”“會議培訓”“材料收發”等10個類別，基本上囊括了校園生活的各個方面，便于學生查找信息，也便于這些信息和數據的整理和統計。同時，博客建設要不斷變化，盡量使內容豐富多彩，吸引學生的注意，保持博客的影響力。筆者在博客中設立了“心靈讀本”“安全警示”等欄目，把一些好的文章或一些關系學生日常生活安全的內容發布到博客上，不僅使博客每日都有更新，而且能夠給學生的生活和學習帶來更多的精神滋養。

其四，注重常規機制的建立和緊急事件的處理兩個方面的互動。一般而言，公務博客可以滿足日常工作需要，一旦建成，則方便快捷，得心應手。這是基礎性的工作，也是保障性的工作。但同時，學生對博客的反應相對較慢，不適用突發性事件或緊急事件，應采取較為直接的方式，如電話聯系、現場會議等直接溝通的方式來處理。即便如此。公務博客也可以做到很好的輔助作用，比如上傳與緊急事件相關的表格資料、工作指令等，讓學生在宿舍就可以很容易下載到這些必須的資料，而不必為一紙表格而奔忙。

其五，時刻監管，及時發現不良信息并進行刪除。因為網絡空間是開放的和互動的，因而難以避免不良信息的介入。因此，作為博客的管理者，要時刻監管博客頁面的信息，確保其內容的嚴肅性和正確性，遇到不良信息即刻刪除，避免造成不良影響。

三、建立公務博客的成效和認識

其一，覆蓋面廣，影像力大，效能顯著。公務博客的傳播目標以宿舍為個體單位。如果一個年級有1000人，每間宿舍有4人，那么點擊次數達到200次以上，信息就基本上傳達到位了；而某些只針對某個群體的通知，點擊量達到100次左右即可。截至2008年12月25日，本博客共發布各類信息223條，點擊總數為65964次，平均日訪問量234次。其中，2008年6月30日關于貸款的通知的點擊量為1888次，10月16日發布的“國家助學貸款指南”點擊量為1994次，按照概率計算，本年級200余名貸款的學生，平均每人點擊近10次；而若沒有博客，相關問題將會擁堵到電話機或辦公室現場，給其它工作的正常運行造成很大的障礙。

其二，精心打造，全面宣傳，良好開端。公務博客建立之初，很多學生不能適應，以致二三個月后，還有學生不知“公博”為何物。這須要耐心宣傳和采取相應措施。如，多次在班干部會議上，強調“公務博客”的重要性，促使學生干部去發動和宣傳；同時，暫時停止其它信息傳播方式，迫使學生集中查看博客。經過一段時間的大力引導，使學生漸漸能夠適應這種信息模式。如果能夠在大一入學期間便形成這種轉變，使學生養成良好的查看公務博客的習慣，在此基礎上，接下來的管理工作則相對容易多了。

其三，不斷更新，不斷強化，積極引導。公務博客建成后并非可以一勞永逸。首先要做到博客內容爭取每天都有更新，要求學生每天都要查看，并定格成一種良好的習慣；其次，要關注每一篇博客的點擊量，判斷是否跟實際情況成正比，否則要及時跟進處理；再次，要豐富博客的內容，設立與學生生活密切相關的欄目，如“心靈讀本”“新聞簡訊”等，不斷吸引學生關注，以防“接受疲勞”。

其四，針對性強，明確指導，落實到位。設立專門處理年級事物的公務博客，可以在學校原有通知的基礎上附加上學院的要求，使之成為適用性更強的文件，因而具有較強的靈活性和針對性。比如一份材料學校要求在10月20日前交到學校團委，那么學院則可以根據學院的情況進行相應的改動或附加要求，明確材料的上交時間、地點和收件人等要素，使學生明確自己該如何做，而老師則可以只針對個別問題進行指導，便能“坐享其成”了。這些具體的規定也可以用于其它年級相似工作的處理，僅做細微變動便可發布，有利于信息互通，使工作相應簡化，一步到位。

四、結語

“年級公務博客”的建立具有多重價值和意義，對建立現代信息管理平臺有多方面的借鑒意義。其一，可以培養學生獨立做事的能力，增加責任感和危機意識，增強其“大學生”的身份認同感；其二，能夠有效地給管理人員和學生干部減負，節約辦公成本。其三，使學生興趣發生一定轉移，同網絡游戲爭奪陣地；其四，將工作進程以網絡日志的方式公布，可以作為相對有效的記錄工具或證明材料。學生管理工作應與時代的發展相適應，可以充分利用一切現代化手段進行信息處理，以提高工作效率。公務博客能夠充分利用現代信息技術資源，產生了良好的效果，這也啟發我們不斷進行多方面的探索，在實踐中進行創新和發現。

(文字編輯、責任校對：王香麗)