淺談二級學院圖書資料的管理

摘 要：作為輔助教學一線的圖書資料管理，是開展教學管理和教研活動不可缺少的組成部分。文章就如何在學校建立科學的二級學院圖書資料管理提了幾點看法和建議。

關鍵詞：二級學院 圖書資料 管理

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A

近年來，隨著高等教育體制改革的不斷深入和高校辦學規模的不斷擴大，我國的高等教育開始由精英教育階段步人大眾化教育階段。隨著招生人數的擴大，這就使建立二級學院，實行校院二級管理成為高校發展的必然趨勢。二級學院圖書資料室是為二級學院教學和科研服務的學術性職能機構，它主要是對二級學院在教學管理和教學活動過程中形成的、對學院和其他部門具有參考價值等作用的原始資料(包括：圖書文件，照片，錄像、錄音等)的收集和管理。

一、二級學院圖書資料管理的不足

二級學院的圖書資料作為圖書館的補充，它曾為教學科研工作做出了巨大貢獻。我校進入廣州大學城以來，學校的辦學條件有了明顯改善，但隨著教學規模的不斷擴大，二級學院在教學科研和日常管理中的作用越來越大，對二級學院的圖書資料和教學檔案進行必要的收集和整理也顯得越來越重要。同時，二級學院資料室的弊端也日益顯現出來。

1 管理的不完善

目前二級學院資料室相對獨立，學校圖書館對其無約束力，文獻購置及組織利用全由學院組織、決定，管理人員也由教學學院安排和管理，學校圖書館與二級學院資料室各自為政。文獻采集隨意性大、重復率高、造成文獻品種少、利用率低，以及人力、物力、財力的嚴重浪費。二級學院圖書資料室對文獻的管理大多仍處于手工操作水平，服務手段落后。這種局面很難適應現階段高速發展的信息化社會和廣大師生對數字化、網絡化信息的需求。二級學院長期處在教學的第一線，由于教學任務繁重，教師員工普遍都比較重視教學、科研工作本身，缺乏收集和整理在教學、科研工作的所產生的各類資料的意識。只有相關部門提出要某方面的資料時，才“被動”地去收集，組織資料，缺少這方面的“主動”性，信息資料來源渠道單一，“活資料”較少，情報功能較弱，藏書利用率下降。另一方面，因為個人因素，不愿將個人成果交由學院保管，這也是造成資料缺少或遺漏的原因。對文獻的管理不規范，部分讀者借書太多，或借口長期不歸還等不良現象，也使得有限的資源得不到共享。原有的圖書資料管理只是作為一個崗位而存在，缺乏有針對性的、完善的規章制度，隨著其在學院學科、科研中的地位不斷的提高，有必要建立起完善的管理制度，加強對圖書資料的日常管理工作的規范化、程序化，一改以往按習慣、按經驗辦事的老方法。

2 圖書資料人員素質和知識基礎有待提高

目前，資料人員隊伍的整體素質偏低，大學本科以上學歷的人員偏少，專業知識尤其是計算機知識和應用能力缺乏，外語水平不高。近年來，一些高校壓縮崗位編制，往往把一些既不熟悉圖書資料室管理業務，又缺乏學科專業知識和不具備現代化管理工具使用能力的人員安排到資料室。平時工作除了圖書管理工作外，還兼任其他工作，沒有充足的時間和精力，開展深層次的情報資料服務工作和情報研究工作，不能在圖書資料和信息咨詢方面，提供較高層次的服務。

3 藏書體系不完善，難以適應二級學院的服務要求

由于歷史原因，資料的管理人員一般都是由辦公室人員或工作者兼職，沒經過專業的訓練，缺乏高度的職業道德素質和精湛的業務素質，多數只是作簡單的雜志、報刊的訂購、管理、裝訂和借閱工作，單純地收集材料，這樣，陳舊的思維方式、工作方法嚴重阻礙了現代圖書資料管理的發展，造成有保存價值的文件材料，被隨意地堆放，處于散亂狀態。而且隨著計算機、網絡、多媒體的廣泛運用，以電子出版物、Internet為代表的信息資源的出現，使資料室的館藏發生了深刻的變革，印刷型文獻、紙制資料不再是資料室唯一的藏書類型，而越來越多的電子出版物走向市場，它方便、快捷、節省庫藏空間與閱覽空間，人們可以在自己的辦公室或家中通過網絡檢索、獲取館藏資源，不受時間和空間的限制。如我院承擔了全校的“大學物理”和“電工電子技術”兩門全校性的公共基礎課以及“電子科學與技術”和“光信息科學與技術”兩個本科專業課的教學，但圖書資料主要以紙質的圖書資料為主，未能按專業、學年、性質分開存放、分開管理，這樣會造成多而亂，沒突出其二級學院的自身的專業特點，同時也不便于查找利用，容易造成檔案的丟失。資料室的文獻資源建設以本專業的需求為中心，突出專業特色。隨著社會需求的發展以及高層次人才的引進，所需要的與本專業密切聯系的圖書、期刊、報紙都會隨二級學院的發展而重點轉移，但在實際工作中藏書的體系不完善，無法滿足需要讀者需要。

二、對二級學院圖書資料實現科學管理的改進措施

1 規范管理，提高圖書資料管理水平

要從根本上提高二級學院圖書資料的管理水平，就要制定現時可行的規章制度。并將嚴格的管理制度落到實處，實行專人保管，定期檢查，抓好每個環節，做到有據可依、有章可循、有法可依。明確圖書資料室是二級學院的信息中心，貫穿于整個學院的業務工作全過程；其次要更新人的觀念，圖書資料管理要管得好，不是一個簡單的事，它涉及的知識面廣、牽涉面大、工作量大，同時還要承擔收集、整理、主動提供信息的工作。在科技資料收集、歸檔管理方面不僅要加強對《檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》和《關于加強高等學校檔案工作幾點意見》的宣傳和學習，有針對性地對專(兼)職人員進行崗位培訓，提高業務水平，還要了解本專業的特點。要有起碼的專業知識，在不斷提高專(兼)職人員素質的同時，還要加強對領導及其他老師對于這方面知識的宣傳，明確資料歸案的重要性，這樣才能讓每一位老師都自覺地養成在科技資料收集、歸檔管理方面習慣，使科技資料保持完整性。

2 更新管理手段，提高管理服務質量

隨著計算機技術的運用和網絡通訊的普及，計算機、網絡、多媒體等現代科技的出現，正強烈地沖擊著我們傳統的思想模式和工作方式，同時也給圖書資料管理帶來了新的發展。我們應充分利用現代的科技手段把圖書資料管理得更好、更方便。一本圖書從準備買到整理人冊，上架的全過程。在以往手工操作時，就要先查庫存中是否已存有該書，等確認后，又馬不停蹄地奔走于各大書店，尋找此書，等買到書后，進行蓋藏書章、分類，制作書名卡、分類卡、借書卡、再上架、直到借閱等工作，這樣一個過程，往往要耗費一個管理人員大量的工作時間，效率太低。在現階段，可利用計算機就快得多了，特別是查重，只要輸入圖書的名稱或ISC碼，計算機只需幾秒的時間，就可以實際信息檢、服務等功能并查找此書的銷售地，通過電子郵件、傳真等方式與對方聯系，溝通，直到書送到，再利用各種軟件進行編輯，利用圖書管理系統對書進行分類，選冊，作復本等工作，直到上架，這一切的工作，能快速地完成。同時，在“資源共享、降低成本”的原則下，充分利用現代技術如計算機、復印機、掃描儀、服務器、數碼照相機、攝像機、光盤記錄機等進行處理，將其形成數字化，這樣既可減少對原始資料的丟失、磨損，又方便對數據進行分析、分類、管理和整理，實現現代電子文檔與傳統型手工管理模式共存。利用網絡技術、自動化管理系統、光盤網絡檢索系統、校園網、局域網、因特網等，“主動”而有目的地進行收集、篩選、更新、分類，提高工作效率，真正實現資源共享。充分利用有限的經費，發揮其無限的作用。

3 結合學院專業，實現特色管理

二級學院圖書資料管理的前身是建立在各院系的資料收集上，它不同于校級的圖書資料管理，它更具有自身的專業性和特色性，它比較全面地記載了學院的發展進程，我們可以針對本身的專業特色，進行數據管理。

在服務于全校的“大學物理”和“電工電子技術”兩門全校性的公共基礎課教學中，學院成立了以兩基礎教學部資深教師組成的資料室顧問組，及時聽取相關教師對資料室書刊采購、管理方面的建議，研究改進措施。結合“電子科學與技術”和“光信息科學與技術”兩個本科專業課的教學中，根據專業設置的具體情況，分清輕重，分析研究各專業師資力量，掌握專業系科的科研方向，收集各種專業學科的最新資料，開辟信息情報資料來源的新渠道，以確定其藏書重點。為了在專業教學中最大限度地發揮的功能，就必須從初級層次服務轉向高級層次服務，對于有課題、有項目的高層次的教師，要及時了解和掌握它們的科研動向和實際需求。幫助他查詢、檢索到自己所需的資料，做好必要的跟蹤服務或專題服務，并主動征求這些教師對資料工作的意見，充分發揮資料室服務作用。

在服務于學科建設中，結合奉學院重點扶持學科的實際，為學院學科建設提供有效的文獻保障。我院物理電子學是廣東省教育廳重點扶持學科，材料物理與化學是校級重點學科，為支持兩個學科的發展，除了訂購了基礎教學的期刊外，同時也訂閱了大量的相關材料、電子方面的期刊，在大學城專門開辟閱覽室，為相關教師從事教學和科研提供盡可能多的服務。同時資料室非常注重學科發展動態方面的資料搜集，及時以各種形式提供給相關的教師。相關科研教師也通過各種渠道對圖書資料室的建設提出要求，在召開學科建設科研會時也要求資料室教師參加。圖書資料建設為學科的發展服務，在學科建設中充分發揮圖書資料的作用，尤其是重點學科建設中發揮更大的作用。

在服務學生方面，特別在服務于本科生的各項競賽方面發揮較大作用，讓學生能從中受益，學到知識和鍛煉能力，讓師生更加滿意。在收集各項競賽資料時，同時收集教師指導獲獎以及學生成功的作品，對下一年級的學生的參賽起到很大的借鑒作用，通過不斷注意資料的收集、整理和積累，資料室作為本科生課外科技活動平臺的作用得到不斷地發揮和取得了成效，每年競賽獲獎我學院在全校名列前茅。

三、結語

二級學院圖書資料功能的充分發揮，體現教學、科研聯系的過程中。因此，要不斷地去思考、探索建設好圖書資料室的路子，以先進的技術和設備為依托，加快現代化二級學院資料室的建設步伐。

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(文字編輯、責任校對：龐龍斌)