ＥＲＰ下如何有效實施財務控制

[摘要] 本文分析了ERP對企業財務控制的影響，由分析目前國內集團公司在ERP環境下傳統財務控制的不足入手，提出了應該采取業務流程重組、財務實時控制等。本文經過研究分析認為，基于ERP的良好特性實時控制在集團公司中是可以實現的。

[關鍵詞] ERP 財務控制 財務實時控制

一、我國企業使用ERP對財務控制工作的影響

實施ERP工程后，財會部門的工作職能變化在于會計記錄功能的弱化，財務管理功能與企業其他方面管理功能的融合。財會部門結構壓縮，中間層次變薄或消失，趨于扁平化。ERP工程的實施必定會使得財會工作結構和職能發生徹底的變革。

1.財務控制對象的擴展

財務控制對象是企業的資金運動及其有關的綜合經營管理活動。在企業ERP的環境中，客戶需求和供應商的制造資源與企業內部制造活動有機的整合在一起，同時，企業內部生產、庫存等業務管理系統也實現了高度集成，從而從根本上實現了整個內外部供應鏈的統一。在這種新環境下，更要求強調有效管理供應鏈上的各個環節，企業的綜合經營活動所涉及的內容及資源也隨之發生了擴展。另一方面，傳統的企業活動主要是基于各種傳統有形資產，ERP實施后，信息、知識、策略等無形因素更多地融入到企業業務中，與這些無形資產相關的業務也成為財務控制的重要對象。因此，財務控制的對象范圍及特點必將隨之發生變革。

2.財務控制內容的增加

由于新的ERP環境使企業在業務流程、信息管理等方面發生了巨大變革，財務控制的內容也自然的隨之發生了相應的變化。可以說，ERP引起了財務控制內容的增加。這主要體現在以下幾點：

(1)從傳統的以事后控制為主導的財務控制，擴展到事前控制、事中控制乃至實時控制。ERP環境中的財務管理系統將信息流、資金流和物流進行高度整合，實現財務管理從事后財會信息的反映，到財務管理信息及時處理，再到多層次、全球化財務管理支持的轉變，在這種情況下，必然要求財務控制環節隨之進行相應的擴展。因此，納入ERP系統的預算系統需要強有力的事前控制；高度整合的供應鏈各個環節還應當進行事中控制；而最能展現ERP優勢的經濟信息的及時處理環節中更不能少了實時控制。

(2)從傳統的簡單控制到復雜的集成控制。企業實施ERP之后，其財務系統不僅在內部的各模塊充分集成，并且與供應鏈和生產制造等系統也達到了無縫集成，于是產生了集成業務，傳統的財務控制已不能滿足新的業務活動控制的需要，因而必須相應的擴展為集成控制。

(3)ERP系統及網絡的安全風險和財務安全控制。由于ERP系統是借助計算機及網絡運行的，但由于目前的計算機及網絡安全問題尚未得到全面地解決，所以病毒入侵，黑客攻擊及非法篡改、惡意攫取系統內信息等安全隱患也不可忽視。再加上ERP系統本身發展尚不成熟，其內部應用程序出錯也是必須加以防范的。因此，在ERP環境下，財務控制必須新增一項安全控制內容。

二、ERP環境下傳統財務控制的不足

1.反饋控制的主要缺陷

反饋控制(事后控制)即根據過去的情況指導當前的行為，這是我們傳統的控制方式。它是目前國內大多數企業所采用的傳統財務控制方式，在網絡時代它顯然就不適應了，主要有以下幾個方面的缺陷:

(1)發現偏差到糾正偏差之間有時滯。這是反饋控制方式最大的缺陷。傳統會計信息系統是按年定期提供財務會計報表的，如果信息用戶能夠得到企業實時的信息，他們絕對不會對月報或年報感興趣的，因為決策隨時隨地都有可能發生，而不是每周或每月才發生一次。

(2)無法支持電子商務。我國的傳統財務軟件具有單幣種、單語言的特點，這對于網上業務的結算、會計數據的傳遞交流都會產生障礙:傳統財務軟件由于產生的技術背景落后，無法實現網絡化管理或只支持局部網絡應用。

(3)無法實現財務與經營業務的協同。財務與經營業務的協同包括企業內部協同、供應鏈協同等。企業內部各部門、各分支機構與客戶、供應商等每一結點在發生供、產、銷等經營業務活動過程中每時每刻都會產生各種財務信息。如果沒有網絡技術的支持，根本不可能對這些財務信息進行快速、合理的處理，從而使財務信息傳遞到經營業務系統的時間差增大，不利于企業的生產經營決策。

(4)財務信息的披露存在會計期間的約束。傳統財務系統只能在一個會計期間結束后才能獲取財務報告，已經不能滿足網絡時代信息使用者的要求。

(5)傳統財務報告不能滿足用戶的個性需要。由于信息生產成本和信息處理能力的局限，傳統財務報告往往只是滿足所有用戶的共同需要，而沒有或者很少考慮他們的個性需要。

2.前饋控制的主要缺陷

前饋控制(事前控制)即通過預測、預計財務活動過程中即將出現的偏差來實現財務控制。前饋控制需要事先準備大量的數據及資料。，現代經濟中的不確定因素不斷增加，隨時都可能導致企業解體，比如，按照“摩爾定律”，IT業企業的生命周期只有18個月;而短期的基金項目、網絡會計的虛擬公司是一種臨時性組織，從事的多是一次性交易，完成后即告解散，生命周期極短，顯示出即合即分的“即時性”特征。因此而引發的對持續經營假設的否定，縮短了會計的時間界限。另外，網上交易的企業很可能是“虛擬公司”，“虛擬公司”可隨業務活動的需要隨時成立，當該項業務活動結束，或者需要調整時，“虛擬公司”可以隨時終止。其存在的時間具有不確定性，可能是幾年，也可能是幾天。在這種情況下，要進行會計分期是一件困難的事，而且也沒有多少實際意義。

三、ERP下如何有效實施財務控制

1.ERP下財務控制工作重心——業務流程重組

業務流程重組(BPR，B usinessP rocessR eengineering)或業務流程再造，是20世紀80年代末以來面對3C(顧客、競爭、變化)的挑戰，國際上流行的一種新的管理觀念和方法，它基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要服務的、系統化的企業組織工作流程及相關活動，突破了傳統勞動分工理論的思想體系，強調企業組織形式以“流程導向”替代原有的“職能導向”，為企業經營管理提出了全新的思路。業務流程重組的核心是徹底重新設計企業流程，使得成本或時間上獲得顯著的改善。合并相關工作或工作組、工作流程的各個步驟按其自然順序進行、根據同一業務在不同工作中的地位設置不同的工作方式、模糊組織界線是美國的許多大企業所采取的主要方法，我國企業也可以借鑒以上方法。

2.ERP下財務控制工作重心——實時控制

ERP通過數據結構的統一實現了各個不同模塊的實時傳遞，從而將整個系統集成為一個統一的整體，實現供應鏈上各個環節的信息高度統一，實時反映了企業的運營狀況，為管理決策提供了及時準確的信息，便于及時做出調整。

在ERP系統中，會計控制系統不僅反映貨幣計量信息，還反映非貨幣信息。并強調信息的相關性和及時性，來滿足信息使用者的多樣化信息需求，同時根據實時信息進行實時控制，以達到提高企業經營效率的目的，其方法也要是預算控制。

ERP環境下的預算控制以作業為基礎進行預算，實行精細化管理，使企業資源配置更加優化。作業基礎預算在考慮完成預算目標時，首先要對上期經營進行作業分析，找出各環節作業和資源消耗的聯系，從而發現低效和浪費的環節，重新制定更加合理的工作流程和資源分配，并在此基礎上合理確定預算目標。這些都要求財務會計控制人員的密切參與和配合，否則ERP系統根本無法正常運行。財務會計人員與 ERP系統的預算模塊不斷互動構成了完整的、統一的預算控制體系。財務會計人員的參與程度與工作效果決定了預算控制的效果。

3.ERP下財務控制工作重心——數據

ERP系統具有內在集成性，某個環節的錯誤將導致一系列連鎖錯誤。數據不準確的后果是人們普遍對系統懷有不信任態度，使系統遲遲不能正式切換，很多模塊是手工和計算機兩套系統并行，這增加了具體應用人員的工作量，嚴重地影響了實施的積極性。

(1)數據準備。企業數據基本上分為兩大類：一是工程數據，也稱為靜態數據，一般不隨時間的不同而改變;二是動態數據，隨時間的不同而改變，由于兩種數據類型不同，在實施中采用的數據準備也不同。對于靜態數據，往往在實施的開始階段就著手準備，準備時間長，可以安排專人負責；而動態數據往往在系統上線切換點之前才開始準備，準備時間短，需要投入的人力多。數據準備的步驟：①制定編碼規范。②設計和準備數據準備表。企業實現ERP系統后，將不斷積累各種內部數據和外部數據，使企業的工作重心從迅速獲取信息轉到從海量數據中挖掘有用的信息，為企業高層領導制定合理的價格策略、調整產品結構等提供輔助決策支持。這是當前企業迫切需要解決的問題，利用數據倉庫和數據挖掘技術來解決這一難題，為企業的生產、經營、管理提供決策支持。

(2)數據錄入。數據主要有兩個來源，一個來源是從ERP系統中的其他模塊中獲得，另一個來源是財務會計人員的直接輸入。為了順利的從其他模塊獲得信息，財務會計人員需要與其他部門人員配合，對流轉的各種單據、票據、表單和報表根據新信息系統進行重新設計，制定成標準、規范的、適合計算機計算和運行的各種流轉單證，還需要對進入系統的事件摘要字符串進行標準化，以利于會計模塊成功獲取所需信息.同樣，對于財務會計人員直接輸入數據行為也需要標準化、規范化，并進行權限控制。

(3)數據加工。對我們輸入到ERP系統的數據，進行必要的加工處理工作，包括生成一定格式的文件、數據的 排序、統計和計算等。例如對新客戶的增加，統計關鍵指標的維護，企業集團內部勞務單位之間費用的互相結算等，都要財會人員在月份終了時，及時錄入數據 ，以便下一步對賬務進行相應的處理。

(4)輸出報表。利用財務信息系統接口和 Report printer工具 ，生成二級單位自己的內部管理報表，其主要目的是適應各單位內部管理的要求，為單位成本控制、成本分析、指標 預算、內部考核，以及查詢相關信息提供參考。

4.ERP下財務控制工作重心——信息系統的維護和安全

(1)ERP系統是基于 Internet開發的系統管理軟件，為保證系統安全運行及企業經營管理數據資源的安全，要求企業Intranet網絡具有良好的傳輸通路，智能化的路由及網管管理，有效的防火墻系統和高速穩定的中央服務器以及具有良好職業道德和專業知識的網絡管理人員。

(2)隨著 ERP系統的建立和應用，企業內部控制體系將以系統安全保障控制和信息管理控制相結合為重點。現代信息技術給企業的內部控制賦予了新的內涵，財務會計控制也由人工控制變為人機共同控制，如口令控制、數據加密、職能權限、訪問權限、操作日志管理等。

(3)再嚴密的計算機網絡系統都要人來使用和控制，因此更要加強內控制度建設。內部控制的建設體現在兩個方面：一是健全的結構；二是各個內部機構間、各經辦人員間的科學分工與牽制。 根據 ERP系統扁平化，集成化的特點要注意用戶身份驗證及權限管理控制制度、系統管理多重密鎖控制制度、業務申請處理流程控制制度、預算管理流程控制制度、內控制度實施情況的審計和檢查制度等。

(4)在項目的實施管理過程中要作到實時監控—及時反饋—不斷完善，只有這樣才能將新的管理理念、方式方法得到落實和貫徹，并在實踐中得到提高。

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