英文正式信函中信頭及信內地址的寫作技巧

摘要： 英文正式信函包括英文公函和商業信函，信函中信頭和信內地址提供了發信人和收信人的詳細信息，是信函的重要組成部分。本文通過舉例，詳細介紹了信頭和信內地址使用的格式與語言，以便涉外活動人員能夠準確地使用英文信函，促進工作。

關鍵詞： 正式信函 英文公函 商業信函 信頭 信內地址

英文信函分為私人信函和正式信函兩種，其中正式信函包括英文公函和商業信函。英文公函和商業信函是政府間或企業間、企業與廠商以及企業與顧客間進行業務交往的重要途徑之一。目前涉外活動中英文信函一般都要求用電腦整齊地打印。 因此從事涉外活動的人員必須熟悉英文公函和商業信函的格式和用語，對信件內容要精心安排，使格式整齊美觀。在英文信函中信頭和信內地址提供了發信人和收信人的詳細信息，是英文公函和商業信函的重要組成部分，掌握它們的格式和用語就能對涉外工作起到良好的促進作用。

英文公函和商業書信通常有三種格式，分別是縮進式（Indented Style，英國人常用，現已漸不使用）、齊頭式（Blocked Style，美國人常用）、混合式（Modified Style，使用頻率較高）。采用不同格式，信頭和信內地址的位置也有差異。下面便詳細介紹公函和商業信函中信頭和信內地址的格式和用語。

一、信頭

信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，便于復信和查閱，包括機關或企業名稱、地址、電話、傳真、電傳號碼等，西方國家中有些信箋上的信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。

1.信箋。政府機關的公函和企業單位的業務信函一般都使用公用信箋，信頭印在信箋的正上方居中或左對齊的位置。

（1）政府機關公函的信箋，一般指包括單位名稱、地址和電話號碼等。外交機構和政府高級官員信函的信箋通常還印有國徽。如：

（2）商業信函的信箋的信頭內容較細，除單位名稱、地址、電話、傳真、電傳號碼和電掛等外，有時還包括董事長的姓名、使用密碼和其他相關細節。如：

注意：一些企業還加印業務標志和業務范圍。

2.普通信紙。如果不是用印有信頭的信箋，用一般的信紙寫信時，可將發信單位名稱、地址和日期打在信件的右上角，有時也將發信人姓名打在發信單位名稱的上面。若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。如：

注意：英文公函和商務信函只有第一頁需要信頭，其他續頁只用與尺寸相同的空白箋上或一般信紙上， 打上收信單位名稱或收信人姓名、頁碼和日期。如：

二、信內地址

英文書信一般除在信封上寫明收信人姓名、地址外，信箋上仍要重復一遍上述收信人姓名和地址，打在信箋的左上角，一般低于寫信日期的1—6行處，最多不能超過12行，從左邊的邊緣打起，第一行的長度不能超過信箋的中央。但有些政府機構特別是外交機構，多把信內地址放在信箋的左下角。

收信人的姓名應使用全名，前面加上適當的頭銜或一般稱呼語。收信人如系機關、企業，名稱較長時，可分為兩行，第二行縮進兩格。

收信人地址必須完整精確，并必須按照收信國家慣用的次序排列。通常使用的英語國家地址的排列順序為：門牌號、街名、城市名、郵區號(美國常打在州名后)、國名；給美國公司去信時，必須寫上州名。如：

注意:

1.發信時信內收信人姓名和地址必須要與信封上收信人的姓名、地址保持一致。

若為復信，信內收信人姓名、地址應與來信的信頭一致，不得任意更動，這是商務禮貌。

2.信內地址中收信人姓名前的稱呼、職務和頭銜也有一些規則可以遵循。

（1）稱呼通常用縮寫。Mr.，Esq.，Messrs.，Mrs.，Ms.，Prof.，Rev.等通常只用縮寫，而不用全稱；其中Mr. 與Esq.均為“先生”的意思，但用法不同。首先，兩者不能同時并用，其次Mr. 用在姓名之前，如Mr. T. H. Ting; Esq.英國人常用，在姓名之后，如T. H. Ting，Esq.。稱呼女士時，Mrs.和Ms.必須要慎重選擇。 Miss（小姐）只用全稱，不用縮寫。

稱呼縮寫的結尾字母若與全寫字母的結尾字母相同，則縮寫后面可以不加點。如Mr.與Mister，Dr與Doctor的結尾都是r，Mrs.與Mistress的結尾都是s，所以Mr，Dr，和Mrs等可以不加點，即：Mr. 或Mr，Dr. 或Dr，Mrs. 或Mrs。

（2）職務和頭銜不可縮寫。如Chairman（主席 ）， Secretary （秘書），Manager（經理）等。即使使用職務或頭銜，稱呼也不可以省略，要放在姓名之前。如：Mr. James，President（總裁詹姆斯先生），而不可以寫成President James（詹姆斯總裁）。如果職務或頭銜很長，則放在稱呼和姓名的下一行。如：

Mr.James E. Lambert——稱呼+姓名 （信內地址的第一行）

Marketing Manager——職務（信內地址的第二行）

三、信頭和信內地址的共同點

1.姓名、地址都有兩種打法。

(1)并列式（Blocked Style）：每行均從左邊邊緣打起，上下呈左對齊。如：

上述兩種打法中，以第二種打法較為常見。但請注意，信內收信人地址行末標點符號一定要與信頭（即發信單位地址）保持一致。

結語

信頭和信內地址在政府公函和商務信函中的地位顯著。作為涉外工作人員，在寫公函或商務信函時一定要注意，千萬不能將信頭和信內地址混淆，而且要根據與之來往的機構或公司所處國家，按照其寫作習慣，選擇恰當的信頭和信內地址的格式和用語，使所寫信函達到最佳的信息傳遞和溝通效果。

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