信息化管理在醫院檔案管理中的應用研究

張靈

摘 要：當前各行各業都實行“互聯網+”時代，醫院的信息化建設也趨于飛速發展階段，信息化管理應用到醫院檔案管理工作中，是管理模式以及管理手段上的創新發展，能夠給醫院檔案資料的安全、資料借閱查看的便捷、加快醫院綜合檔案信息資源的共享與利用，為醫院持續發展助力。

關鍵詞：信息化管理;醫院檔案管理

在醫院管理中，單位綜合檔案管理相當于單位發展的歷史博物館，記錄單位發展的重大變化、重要決策、各類文書檔案的由來、重點工作安排、各種榮譽的獲得，真實反映醫院現狀和歷史。為單位今后的發展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。如何科學規范管理好檔案室，在信息化時代，建立一個標準化的、科學的信息化管理系統可以最大化的提高醫院管理水平， 有利于促進醫院間檔案信息資源共享， 在醫療、人事、教學、科技等方面都發揮著至關重要的作用，對醫院長遠發展以及未來醫療建設都具有很大的借鑒意義。

1 醫院檔案管理的現狀

1）管理機制不完善和管理人員業務能力不夠高。管理機制的不完善是醫院檔案管理工作中的通病，一是醫院的檔案管理沒有建立健全文件材料，沒有形成積累、整理、歸檔等各項管理制度，存在著檔案收集不齊全、管理不集中統一，同時檔案的利用率也十分低，檔案工作沒能步入正常化、制度化、規范化的管理軌道;二是醫院相關部門對檔案管理及建檔工作不夠重視，沒有形成分類指導和督促檢查的有效管理機制;三是沒有形成有效的考核激勵機制，這是管理人員工作中存在積極性不高的重要原因所在;四是管理人員業務能力不強，由于大部分醫院的檔案工作者基本是來自于其他專業，有在臨床一線干不下來調整到檔案室工作的，不具備相關的專業知識，導致對檔案管理知識缺乏、業務不熟、重視不夠，致使綜合檔案管理不規范、甚至檔案有缺失、遺漏的現象。加之一般醫院都重視對衛生專業技術人員的培訓，對非衛生專業人員的培訓并不夠重視，所以檔案管理人員很少有機會進行培訓和提高自身的專業能力水平。

2）管理意識不強且管理軟硬件不夠發達。醫院管理人員自身管理意識不強，醫院層面也未經常性開展對檔案法律法規的學習教育，沒有充分認識檔案管理的重要性。片面認為檔案管理只是對資料文檔進行保管而已，在醫院發展過程中不會產生直接的社會效益與經濟效益，所以對檔案管理工作不夠重視，對檔案建設的投資甚少，檔案管理工作所需要使用計算機、網絡、存儲設備、多媒體影像采集以及錄入系統建設、電子檔案建立等情況，有的醫院檔案管理信息化建設中各項基本設備配備也不完善。大多數情況下，檔案管理工作人員還是要靠自己從海量的紙質資料中盲目去翻找需要的信息，浪費了大量的人力和物力，沒有規范建設的檔案室、電子查閱、精良的裝備、科學系統的資料檔案管理系統，信息化發展基礎較為薄弱。

2 檔案信息化管理的應用

1）信息化管理利于保護珍貴的檔案原件。通過將醫院的各類檔案進行信息化處理，可以避免檔案原件被過多地直接使用造成原件的損壞，以達到保護檔案原始資料的目的，電子檔案還能有效地提高醫院檔案管理的工作效率。

2）信息化管理利于提高檔案收集和管理的效率。傳統的檔案信息收集需要人工書寫完成，而信息化的檔案收集就極大地減少了對人力的依賴，能夠節省大量的人力資源，在減少人工工作量的同時，還能提高信息的準確性。同時，在進行檔案管理的時候，工作人員可以在計算機中進行檔案歸檔，從而極大地提高了工作效率，顛覆了傳統的人工整理、調閱的工作方式。此外，在進行資料查閱的時候，檔案管理人員只需輸入相應的關鍵詞就能準確找到對應的檔案，從而提高了資料查詢的效率[1]。

3）信息化管理利于資源互享提高使用。檔案信息化管理能夠為檔案信息資源的檢索和利用提供便利，電子信息查詢系統的構建使得檔案信息的應用程序及應用范圍得到了拓展，更有利于醫院各部門、各臨床一線科室按需瀏覽并保持隨機存取，有效提高了醫院檔案的使用率。

4）信息化管理利于檔案安全管理。信息化管理使醫院檔案管理模式更加完善，檔案實行集中管理，建立信息平臺，將所有資料內容電子存儲，便于完整管理，同時保障了因檔案保管環境的影響因素或者保管不全、不善的安全[2]。

3 利用信息化管理來改進醫院檔案管理

1）建立完備信息化檔案管理機制。大多數醫院重視醫療業務的發展，忽視檔案歸檔、檔案管理等現象，不重視、不科學管理檔案對于單位的發展歷程、重大變化是無法真實反映的，因此，有必要建立健全檔案信息化管理機制，重視檔案信息化管理工作是首要。第一，根據醫院的實際情況建立長期的檔案管理制度，將信息化檔案管理重點、流程、運用、考核等明確，按照制度開展工作;第二，建立監督管理機制，采用動態檔案管理模式進行檔案管理，防止檔案丟失、遺漏等不良事件的發生;第三，建立檔案信息安全管理機制，設置權限秘鑰，實行管理人員負責制，電子檔案作為醫院檔案信息化建設的重要信息資源，不僅關系到電子檔本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務的開展，采取嚴格的安全管理措施，構建高效的保障體系，保證醫院檔案信息及數據的安全性與可靠性[3]。

2）培養專業的檔案信息化管理人才。醫院應當加強檔案管理人員的專業培訓，在醫院信息化建設過程中，檔案工作出現很多新問題、新技術，對檔案工作人員自身知識的補充與更新提出了更高的要求，要及時進行新技術、新設備、新方法的繼續教育學習、普及檔案信息技術知識，提高檔案業務人員掌握現代化信息網絡技術知識，提高應用信息網絡技術水平，以適應新技術發展的需要。引進檔案學專業和計算機專業知識的人員從事檔案信息化工作，目前緊缺的是既懂得現代檔案管理知識又懂得計算機技術，能熟練操作計算機，掌握網絡知識，抵御軟件病毒攻擊、靈活運用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用思考等的實用型人才，因此，要引進和培養專業管理人員，形成專才做專事工作的格局，提高工作質量。

3）加強對信息化檔案管理工作的重視。在醫院管理中，我們需要全院從上而下形成在思想上重視檔案管理，在實踐中正確認識檔案管理工作的良好氛圍[4]。特別是涉及醫院發展、財務管理、基建、醫療設備購置、人事、病案等重要管理部門，要將檔案管理與目標管理責任制相結合，完善考核激勵機制，把檔案建設納入醫院管理發展目標及崗位考核中去，定期進行評價考核，從而促使檔案管理工作進入一個更加規范的發展軌道。

4）加強醫院信息化檔案管理設施的投入。在信息化技術不斷深入發展及應用的今天，只有在管理設施上能夠保障足夠的投入，那么才能夠有效保證龐大的檔案信息資料的有效性，建立檔案管理信息化軟件系統，現在各類辦公軟件蕓蕓眾生，很多計算機軟件開發商把辦公軟件制作得很實用，按照醫院的特點，對檔案管理實行全程計算機管理，如“科怡”檔案管理軟件，能夠實現信息化檔案管理的一部分查閱功能，要提高更規范、更科學的管理，還要發展檔案管理軟件延伸，能夠對借閱的檔案有提示歸還日期，對分類不妥的檔案有提示，對大型設備購置、基建、業務發展、人事類等重要檔案實行掃描電子存檔，設置相應科室自行電子歸檔，與檔案室數據連接，加快信息資源的共享和利用[5]。

4 結語

總之，信息化管理醫院檔案資料是提高醫院檔案管理效能的最好辦法，醫院的可持續發展也可以因為這個而得到保證，在醫院檔案管理中改革檔案管理模式，建立高效嚴密的檔案監督管理機制和比較完備的檔案管理機制、轉變醫院檔案管理模式 、加強對檔案管理的重視和投資、提高檔案管理人員的專業知識和實踐管理能力，有利于促進醫院全方位發展。

參考文獻

[1]李亞梅，潘翔宇，姚敏祺.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].卷宗，2016，6（1）.

[2]林婕.大型綜合性醫院電子檔案風險管理問題研究[J].中國醫藥指南，2017（19）：381-394.

[3]宓丹.淺談信息化技術在醫院文書檔案管理中的價值及創新應用作用[J].世界最新醫學信息文摘：連續型電子期刊，2014（36）：334.

[4]尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2013（S4）：139.

[5]魏慶紅.試論醫院檔案的信息化管理[J].云南案，2017（07）：994-1008.