亂中有序

把握好辦公桌的秩序與創造力的平衡。

“凌亂的辦公桌體現豐富的創造力和思維能力!”

如果有人批評你的辦公桌太亂，你大可以這樣反擊。不過，這句話并不能解決“亂糟糟的辦公桌”這個看上去很簡單的問題。大部分的公司都使用電腦辦公，“無紙化辦公”的口號也喊了好幾年，但我們依然會湮沒在辦公桌的紙張堆里一調查顯示，美國人一年中有6個星期左右的時間是在混亂的工作環境中找尋資料。在地球另一邊的中國，情況也好不到哪里去，每個人都有在亂七八糟的辦公桌上尋找某張重要的紙的經歷，而且結果往往是你越急躁越找不到，這一點放在哪個國家都一樣，而且幾百年來從未改變過。

事實上，電腦給我們帶來了比以往任何時候都更多的紙張，因為它方便地連著打印機，一點鼠標，幾頁甚至幾十頁的紙張就出現在你的辦公桌上。所以，不要寄望電腦來拯救你的辦公桌，而且電腦并不能改變人腦的思維方式。正如睿芽咨詢(Reya Group)認知心理學家、高級企業戰略師丁海杰告訴《環球企業家》的，“我們始終要記得我們是人類，不是機器，在考慮如何使我們的辦公室整潔之前必須首先考慮人的認知特點、工作方式、文化特點、工作效率和工作滿意度等等。”

因此，在反思凌亂的辦公桌之前，先弄清楚它為什么會變得不可收拾。開頭那句慷慨激昂的辯解并不完全是托辭，相比文秘等追求效率、工作方式更條理化的人，設計師等追求創新和創意、解決復雜問題的人的辦公桌可能更亂。對后者而言，凌亂的辦公桌發揮著提供線索的功能，如果為了整潔而抹掉這些線索，無疑將會大大降低工作效率。這也是為什么有些人在看似無章的空間里卻如魚得水的原因。夸張地說，只要能迅速找到自己想要的東西、工作效率不受影響，即便你坐在紙張圍成的“危城”里，也算是工作狀態良好的“有條理”的人。

但無論如何，凌亂不等于混亂。后者意味著秩序和線索的缺失，這種情況下，你的工作思維和注意力會因為找不到某件東西而被打斷，更糟糕的是心情也會受到影響。從一個角度來看，辦公桌也是時間管理能力的一個側面反映。桌面上的紙張通常與各種等待解決的問題聯系在一起，如果你能及時作出決策，就能減少堆積的文件。

其實讓辦公桌變得有條理并不困難，系統的整理工作往往能產生事半功倍的效果。但這項工作不宜在白天進行，因為容易被各種事情打斷，額外抽出兩三個小時來專門整理辦公桌是必要也是劃算的。

不需要購買精美的文件收納器材，紙質的分類文件夾就是不錯的選擇，懸掛文件夾、記號筆和各種標簽也是不錯的幫手。把桌上所有的紙張放進文件夾后，你會頓感輕松，連呼吸和思維都會變得順暢。需要注意的是，一定不要準備過多的文件夾，分類也不宜過細，分成幾個一般的大類即可，比如會議、創意，甚至可以根據上司或同事的名字分類，然后不要忘記為文件夾貼上類別標簽。

有時候，某些文件似乎與任何一個分類都不匹配，又或者不能決定是否應該把它們扔掉。這樣無法分類的紙張最終會讓整個辦公桌系統癱瘓，權宜之計是把它們放進一個“疑問”文件夾，等有時間再來整理。如果過了很久都沒有用到“疑問”文件夾中的東西，那么就可以把它扔掉了。

一個普遍的擔心是，花了幾個小時打理得井井有條的辦公桌很可能不能維持多久。要解決這個問題需要一點恒心——每天下班前花十幾分鐘整理桌面。這是一個很好的習慣，能讓你在第二天走進辦公室時面對全新的一天，而非昨天留下的混亂。如果能做到這一點，你就與你的空間達成了有益的和諧，不會再為混亂的辦公桌而苦惱。