如何寫好商務電子郵件

[摘要] 商務電子郵件寫作是從事對外貿易業務人員應具備的基本技能，文章介紹了商務電子郵件的語體特征及寫作原則.給相關專業人員在今后的學習，工作中提出了一些建議.

[關鍵詞] 電子郵件 語體 體諒 簡潔

隨著我國經濟建設的蓬勃發展，各地區各部門對外經濟貿易業務日漸頻繁。在當今商務環境中，跨文化商務交流越來越依賴于英語電子郵件。商務電子郵件已經成為開展對外經濟貿易業務和有關商務活動的重要工具和形式。商務電子郵件的寫作不同于日常英語信函寫作，由于關系到貿易雙方的關系建立及利益獲取，所以相關人員應當熟悉商務電子郵件的寫作特點，準確把握在寫作過程中的幾個基本原則。

一、商務電子郵件的語體特征

1．較多使用指示詞和非正式詞匯，而很少使用定冠詞和正式詞匯。如：You had better keep these documents in your files in case they are needed.(指示詞these)；Just drop me a email.(非正式詞匯drop)

2.較多使用簡單、直接的并列結構和短句，而很少使用復合結構和長句。

3.簡寫形式和縮寫形式的頻繁使用體現了商務電子郵件的非正式性和口語化特征。

4.語氣平等、客觀和口語化，但卻不失禮貌。

二、商務電子郵件的寫作原則

1.用語禮貌，態度友好

盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣，要讓對方感覺到具有說服力又不失誠懇，要立場堅定而又不失親切。恰當的語氣會讓對方感到溫暖，產生興趣。禮貌是商務郵件寫作的基本原則，無論何時，只要有必要，別忘記說Thank you…./would you please…/We would appreciate it if….

及時回復也是一種禮貌，讓客戶等待回復是不禮貌的。如果你不能立即回復一封探詢信息的郵件，那就回復給對方解釋原因并應做到盡早地給予答復。

2.保持對方立場，避免使用否定的表達

要把握書寫時的“體諒”原則，首先要求發件人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對方的立場上措辭，給予對方充分的體諒和照顧，始終考慮到對方的愿望，要求以及讀信時的感受。你需要為了最好地傳達信息、請求、希望等而精心設計好郵件的內容。最好能夠做到既拒絕了對方優惠的要求又不破壞雙方的友好關系，既否定了對方打折的要求又不危及日后的往來。

即使你收到了一封不友好，粗魯的郵件，也不要以同樣不友好甚至有點尖刻的語氣回復對方。盡量多的使用積極，肯定的語氣，盡量少的使用否定語氣。否定語氣常隱含對讀者的批評和指責，不利于商務溝通。

下面舉幾個例子體會一下態度和語氣。

a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

3.避免使用意思模糊的表達

發件人必須要做到清楚地表達自己的意圖，任何文字不嚴密，含糊不清的詞句均應避免使用，不能讓收件方產生誤解，影響商務溝通。商務郵件寫作的措辭應具體，結構清晰，內容清楚，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。如：

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個基本詞義：一月兩次，兩月一次。這樣表達會讓對方迷惑不解。)可改寫為：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

同時也要注意句子的結構安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的，直接的句式。商務電子郵件講究簡潔，一目了然，因此發件人還應該注意恰當地劃分段落，通常情況下，一個段落圍繞一個主題。清楚明了的郵件顯得更富有誠意。

4.表述完整

商務電子郵件中應包括一切必要的信息，否則會讓對方感覺你做事不夠認真，態度不夠真誠。一封不完整的郵件有時會讓對方很懊惱，從中得不到期待得到的信息。這樣當然會抑制貿易往來的順利進行，使雙方的工作都受到了延誤。

要想做到郵件內容完整，最好的辦法就是站在讀信人的立場，不斷地詢問自己是否回答了對方的所有疑問。在發郵件之前再仔細檢查一遍是完全必要的。

5.力求簡潔

商務電子郵件的措辭應簡潔明了，避免寫作內容拖沓冗長，觀點模糊。使用最簡潔的語句表達最完整的意思。能使用單詞的不使用短語，能使用短語的不使用句子，能用短句的不用長句。避免不必要的重復和過度的細節描述，使傳達的信息直接、一目了然。如：

用now代替at this point in time

用enclosed 代替 enclosed herewith

用because 代替 due to the fact that

最后指出的是這幾個原則是相輔相成的，在實際使用中要做到統籌兼顧。

參考文獻：

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