高職院校學生檔案工作的作用及存在問題

摘要：學生檔案工作是學校一項重要的基礎性工作，它既是學生在學習階段活動留下的痕跡和成長記錄，也是學校檔案和校史的重要組成部分。還是社會了解學生在校期間綜合情況及用人單位錄用人才的重要依據，但當前高職院校學生檔案工作中卻存在著不少問題。本文針對這些問題進行分析。為把學生檔案管理工作提高到新的水平提出相應的對策。

關鍵詞：學生檔案；作用；問題；對策

學生檔案是學生在學習階段留下的痕跡和成長記錄，它較為全面地反映了學生在校期間的綜合素質狀況、學生社會關系、經濟狀況、家庭組成等多方面的情況。記錄了學生的個人成長經歷。是學校考察、培養教育學生的第一手資料。同時也為社會了解學生在校期間綜合情況及用人單位錄用人才提供重要參考依據。高職院校學生檔案是學生在學習、實踐、技能活動中形成的記述及反映高職院校學生獨特的個人成長經歷、表現，并以個體為單元按歸檔制度整理、保管。以備查考的信息載體。它與本科院校的學生檔案既有共同點。又有其自身所固有的特點。本人現就高職院校學生檔案管理工作的作用、存在問題及對策談談自己的認識。

一、學生檔案的價值作用

1 學生檔案是全面了解學生個人歷史的有效窗口

學生檔案是學生學習階段的重要記錄。就一個學生來說，不論他日后的發展如何。他在這一階段所表現出來的感情、理念、品行、操守與他的一生都緊密相連。對他以后的發展都將產生重要的影響。因此，如果要考察一個學生在某個歷史階段中的真實情況。則他的個人檔案就是十分珍貴的材料，它可以幫助我們全面了解有關個人的歷史情況。

2 學生檔案是加強學生思想政治工作、學生管理工作的重要途徑

學生檔案不但有利于大學生自覺提高綜合素質，而且也是教育者加強思想政治工作、學生管理工作的一條重要途徑。通過學生檔案可以了解學生的歷史狀況，這對我們加強思想政治和學生管理工作提供了極大的幫助，增強思想政治工作的針對性、實效性。

3 學生檔案是學生就業過程中為用人單位提供的可信依據

充分利用學生檔案。既是對社會負責。同時也是對學生個人負責。首先。它能夠為用人單位提供可信度很強的依據。根據檔案材料，用人單位可確定對被考察學生的留用與否，以及決定其具體的工作崗位。這對深化用人制度改革將起到很好的指導和促進作用。其次，也是對學生個人負責。如果學生在走向社會后因疏忽而丟失了畢業證書。為求得用人單位的學歷認可。此時唯一的補救方法就是查閱其有關學歷檔案。這樣，既可以真實地反映學生的學歷，又可以有效防止當今社會上不法之徒假造學歷證書的惡行，維護學校聲譽。

二、當前高職院校學生檔案管理中存在的問題

1 檔案管理制度亟待完善

多年來，高職院校學生檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學生管理下達了不少文件。但其中并沒有涉及高職院校學生檔案的具體管理，更沒有一項專門的規定。使得高職院校學生檔案工作制度不完善，具體操作中沒有統一的程序和標準，容易產生隨意性。

2 檔案管理無序，專業人員缺乏

一般而言，高職院校都是由學生處負責學生日常管理等工作。學生檔案應該由學生處設置專業崗位、選派專業人員來管理。但目前相當部分高職院校學生檔案管理雖統一歸學生處專門人員管理，但很少通過專業培訓，造成學生檔案管理人員專業知識欠缺。僅憑經驗和感覺來操作，這勢必造成學生檔案管理上不夠嚴肅、規范。

3 檔案管理模式陳舊，技術落后

目前，高職院校還沒有一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中。給檔案信息的開發利用帶來很大的困難。學生檔案管理體制、管理模式上存在的問題，必然導致學生檔案管理落后于形勢發展的要求。也制約了學生檔案工作標準化、現代化進程。

4 學生檔案材料內容不統一，規范性較差

生源地區的多樣性和差異性，決定了學生檔案的多樣性。生源中普通高中類的畢業生注重《學籍卡片》《考試成績登記表》《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料；而中等職業學校類別的學生檔案中更側重《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容。省外學生的檔案內容就更顯多樣。有的省份只有一張學籍卡，有的是一張畢業生登記表。

三、改善高職院校學生檔案管理工作的對策和措施

1 大力宣傳檔案工作的重要性，增強廣大師生的檔案意識

學生檔案管理工作是關系到為社會主義經濟建設的各條戰線輸送合格人才的大事，是關系到客觀公正反映一個學生的實際情況，使他們能夠順利畢業和就業的大事。因此，提高對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作。就必須在廣大師生員工中大力宣傳學生檔案以及檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識。使其對歸檔材料的各種要求及規范歸檔材料的重要性有一個正確的認識。只有使檔案管理工作規范化、科學化、制度化，才能為安全保管和有效利用檔案創造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時和完整。

2 統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍

學生檔案是人事檔案的基礎，國家有關部門應制定統一的、適合各級各類學校操作的建檔標準，統一的制表內容。各院校也應加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度。使學生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。具體來說。主要做好三方面的工作：一是要嚴格學生檔案移交手續，做到新生檔案必須由考生所在地的高招辦統一郵寄至錄取院校招生辦，招生辦根據錄取名冊一一核對無誤后。再移交至檔案管理部門，防止和杜絕學生自帶檔案，確保檔案內容真實、完整。二是根據統一的建檔標準。做到歸檔材料收集齊全。保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。三是組建一個有招生、就業、系部、教務、團委、醫務等部門參與的學生檔案材料收集小組。每個部門設一名聯絡員。組織他們進行建檔、立卷等方面的專業知識培訓。保證收集材料的質量，定期或不定期向學生檔案管理部門送交材料。

3 豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校培養的學生是高素質、高技能應用型人才，其檔案內容也應有別于本科院校而形成自身的特色。應注重收集體現其實際動手能力方面的材料。如各種技能證書、技術等級證書等。此外。在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查。以及因表現較好撤銷處分的材料都應如實歸檔。學生參加社會公益活動情況。如青年志愿者等。以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等。都應歸入學生檔案。從而豐富學生檔案的內容。立體地、全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。

4 采取現代化的手段管理學生檔案

學生在校期間，根據他們的特點，把每個學生可以規范化的檔案材料錄入到計算機中。在建好基本信息的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，及時對錄入的信息進行維護與更新，確保信息數據完整、真實、準確。日常工作中可運用計算機進行學生個人信息的查詢、統計、服務。當用人單位來考查學生時。我們就可以及時為其提供或打印一份準確的畢業生個人信息資料，不僅節省了大量人力、物力。同時也提高了檔案管理工作的準確性和高效性。只有這樣，學生檔案才能在市場經濟的大潮中發揮其潛在的能量和價值。更好地為社會主義現代化事業服務，這也是學生檔案管理工作發展的趨勢。

總之。要進一步加強高職院校學生檔案管理工作。規范收集、歸檔制度。及時豐富學生檔案內容，不斷利用現代科技手段，充分發揮其利用價值，促進高職院校各項工作又好又快發展。

(長沙環境保護職業技術學院)