如何做一個稱職的檔案管理員

摘要： 檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件和檔案管理人員三個基本要素構成的，其中檔案管理人員是最重要、最活潑、起決定性的因素，因此，要搞好檔案管理工作，首要的是要有能適應檔案管理工作需要的合格的檔案管理人員。要做一名稱職的檔案管理員，就必須認真學習政治理論，加強職業道德修養；努力鉆研業務知識，提高綜合素質；鍛煉身體，強健體魄，使自己成為一個全面發展的人。

關鍵詞： 檔案管理員 稱職 素質 能力

檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件和檔案管理人員三個基本要素構成的，其中檔案管理人員是最重要、最活潑、起決定性的因素，因此，要搞好檔案管理工作，首要的是要有能適應檔案管理工作需要的合格的檔案管理人員。隨著我國現代科技的不斷發展，檔案事業也發生了新的變革，檔案事業的規模日益擴大，檔案的內容日益豐富，檔案信息的載體日益多樣化，檔案管理的現代化手段也逐步推廣，對檔案利用方面的要求日益提高。為適應這些新的變化和要求，檔案管理人員必須努力地全方位地提高自身素質，做一個稱職的檔案管理員。

那么，如何才能做一個稱職的檔案管理員呢？本文從以下幾點談一些看法：

一、必須具備堅定的政治思想素質

“檔案工作是一項政治性和機密性較強的工作”。高校檔案管理工作直接關系到黨、國家和學校的一些重要機密。因此，檔案管理人員必須具備強烈的政治責任感和健全的法制觀念。

1.必須注重政治理論學習，深入理解黨和國家的理論、方針、政策，積極提高自身的思想政治覺悟和明辨是非的能力。現階段，要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，學習胡錦濤書記關于構建和諧社會的思想，使自己具備扎實的政治理論素質，堅定自己的立場，始終在思想上、行動上與黨、國家和學校保持高度一致，講正氣、講團結、講原則、守紀律，品質端正，廉潔自律，做到政治上成熟，用馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的立場、觀點、方法去分析問題和解決問題。只有這樣，才能在檔案管理工作中不迷失方向。

2.必須樹立嚴格的法律意識，工作中做到以國家法律、檔案法規和黨的紀律規范自己的行為，遵紀守法，切實做到有法必依、執法必嚴。在日常業務中時時處處用法律尺度衡量自己，依照法律規范自身行為，自覺接受社會監督。由于檔案工作是一項不同于其他行業的服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒”、“有求必應”。因為許多檔案都記載著黨和國家的重要機密，特別是近些年來，隨著我國對外政策的實行，我們和國外的科技交流、技術合作、工程合作都在日益擴展，隨著外事活動不斷增加，國外敵對勢力也蠢蠢欲動，千方百計地圖謀竊取國家機密。如果我們的檔案管理人員思想警惕性不高，沒有足夠的警惕性，就會泄露機密，給國家帶來巨大的損失。因此，檔案人員必須具有嚴格的保密觀念，并樹立起“保守機密、慎之又慎”的思想，養成良好的保密習慣，確保檔案在政治上的安全。

二、必須具備高尚的職業道德素養

檔案管理人員必須具備高尚的職業道德素養，這是由檔案工作的職業特點決定的：檔案工作不僅平凡而且繁瑣、單調，真正是一項默默無聞的工作。

這就要求檔案管理人員要熱愛檔案工作，忠于職守，具有主人翁的工作態度，一絲不茍的工作作風和為檔案事業無私奉獻的精神。檔案工作是確保歷史記錄的真實性、維護歷史記錄的連續性、保持歷史記錄的生動性、提高歷史記錄的實用性的工作，從事這項偉大事業必須愛崗敬業。檔案日常業務盡是大量的收集、整理、編目、裝訂、保管、查閱的具體工作，既單調又瑣碎，檔案人員要耐得住寂寞，經得起誘惑，把全身心投入到檔案事業中去。一般來說檔案收集項目多，工作量大，需要逐項登記交接，檔案管理員要耐心細致、不厭其煩。同樣查閱檔案往往不是單一的，有時一次查閱多份資料，且時間跨度較大，它要求管理者要做到利用者至上，熱忱服務，想利用者所想、急利用者所急，主動、及時準確地為利用者提供檔案信息。

三、必須具備過硬的業務知識機能

檔案管理人員必須具備過硬的業務知識機能，即系統地學習和掌握檔案學知識。檔案理論知識來源于檔案工作的實踐，檔案工作的實踐又迫切需要檔案理論知識的指導。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業發展過程中出現的一些新情況、新問題，不但需要一定的科學管理知識，而且需要有較好的檔案理論水平和知識，只有這樣，才能把實際工作中出現的某些新現象、新經驗提到理論的高度來認識，從而在實踐中不斷總結、補充、發展和完善檔案理論體系。因此檔案人員必須扎實重點地學習和掌握好檔案的五門主要科目知識，即《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《文書學》、《檔案文獻編纂學》。這五門科目是檔案管理人員必備的專業知識，在此基礎上應進一步學習其他科目的檔案學知識。

四、必須具備較強的綜合能力

檔案管理是一項綜合性較強的工作，這就需要檔案管理員具備較強的綜合能力：

1.組織能力：檔案是由文件和各種資料轉化而來，這一轉化過程其實就是文書立卷歸檔。文書立卷歸檔要能符合檔案部門的要求，做到以后便于查閱，檔案管理員就要具備較強的組織能力，在整理文件和資料時，對文字組織和統稿都能做到使人一目了然。

2.協調能力：雖然檔案管理員的一些具體工作是由個人獨立完成的，但檔案工作的整個過程卻離不開其他人員和部門的協作，因此檔案部門與其他部門之間以及檔案部門內部工作人員之間，都需要建立起團結協作、互相關心、互相理解、互相尊重、互相配合的協調融洽的關系。檔案管理員必須樹立全局思想，具有合作精神，善于協調關系，團結他人一道工作。與各部門之間，要主動協調，凡有部門需移交文件或資料的，檔案員要主動約定辦理時間，并盡量為移交者提供方便。如遇到部門同志需查閱檔案，而所需檔案或已上繳上級部門，或剛剛被借出去，這時就要主動幫其聯系，使得來辦事的同志都能高興而來、滿意而歸。

3.辦公自動化能力：當今社會已全面進入信息化時代，信息時代對信息的收集、加工、處理、儲存、傳輸已不能停留在手工操作階段，必須借助先進的辦公自動化工具，來提高工作效益。多媒體和計算機網絡技術的發展使檔案信息的處理手段有了質的飛躍，這就要求檔案管理人員能掌握計算機、傳真機、復印機等辦公自動化設備的使用機能。目前，檔案管理軟件已逐步應用于檔案管理領域，這對于檔案管理員來說，是一個全新的課題，因而必須全面學習辦公自動化技術，切實提高駕馭現代化辦公設備的能力。

五、必須具備健康的身體素質

健康是事業之本，這是眾所周知的。檔案管理工作要進行長期的收集、整理加工、編研，有很強的系統性、連續性，這就決定了做檔案工作要有一個能適應緊張工作的精神狀態，而這種精神狀態來自健康的體魄。腦力勞動的工作效率與健康身體密切相關，檔案工作不僅有腦力勞動，而且有大量的體力勞動。例如：在整理檔案過程中需要將大量整理好的檔案進行上架排列，如果沒有一個健康的身體素質，就無法完成這項工作。因此檔案工作人員在檔案管理工作中必須具備健康的身體素質。

總之，要做一名稱職的檔案管理員，就必須認真學習政治理論、加強職業道德修養；努力鉆研業務知識，提高綜合素質，鍛煉身體，強健體魄，使自己成為一個全面發展的人。

參考文獻：

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