簡述外貿函電寫作中的語用禮貌

摘 要：外貿函電作為一種實用性文體在對外貿易中起到了舉足輕重的作用。本文敘述了Leech所提出的禮貌原則，從語用禮貌的角度闡述了外貿函電的寫作方法和技巧，并從外貿函電的詞匯使用和句式使用等方面說明了如何去寫作禮貌得體的外貿函電。

關鍵詞：外貿函電 禮貌原則 詞匯使用

一、引言

隨著我國對外開放的進一步深入、對外貿易的不斷發展及中國加入WTO，外貿函電作為國際商務往來經常使用的聯系方式是開展對外經濟貿易業務和有關商務活動的重要工具。因此，探討外貿函電中語言表達的手段與技巧，正確地掌握外貿函電的語用禮貌是外貿從業人員必須具備的重要專業技能。

二、外貿函電寫作中禮貌原則的作用

一九八三年，英國著名學者利奇（Leech）在美國哲學家格賴斯（Paul Grice）的“合作原則”（Cooperative Principle）基礎上提出來了禮貌原則，是對合作原則的必要補充。它和“合作原則\"相輔相成地運用于人們的日常交際中，對語言的使用有很廣泛的描述力，是人們在會話中盡力遵守和維持的策略。用利奇的話來說：禮貌原則可以“援救”合作原則。它包含6項準則，即：（1）得體準則（Tact Maxim）：盡量少讓別人吃虧；盡量多使別人受益。（2）慷慨準則（Generosity Maxim）：盡量少使自己得益；盡量多讓自己吃虧。（3）贊譽準則（Approbation Maxim）：盡量少貶低別人；盡量多贊譽別人。（4）謙虛準則（Modesty Maxim）：盡量少贊譽自己；盡量多貶低自己。（5）一致準則（Agreement Maxim）：盡量減少與對方的分歧；盡量增加雙方的一致。（6）同情準則（Sympathy Maxim）：盡量減少雙方的反感，盡量增大對別人的同情。外貿函電是構建客戶交流的橋梁，一封好的外貿函電不僅起到了交流的基本作用，更體現了交易雙方的個人素質、文化素質和修養。因此，在外貿函電中要體現出誠信而有禮貌的態度來，語言要得體，避免使用僵硬、粗魯的語言，以免傷害他人，要尊重對方的意見，保持禮貌。

三、外貿函電詞匯使用上的語用禮貌

1.恰當使用情態動詞

外貿函電的目的是進行交易雙方的溝通。要恰當地表達自己的意愿，因此要注意信函的語氣。在表達請求、意愿或在不可避免的情況下去傳遞壞消息或負面的信息時，要注意遵守禮貌原則中的得體原則，盡量少讓對方吃虧，用較為緩和的方式來表達自己的意愿。英語中情態動詞的恰當使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，通過各種語氣的轉換來實現理想的交流。試比較下面二句：

（1）We wish you let us have your reply soon.

（2）We wish you would let us have your reply soon.

對比（1）、（2）二句的語氣，（1）句語氣直接，不夠溫和。相比之下，（2）句顯得溫和許多，語氣容易讓人接受。因此，在句子當中多使用would，could，might等這些情態動詞，能使語氣委婉含蓄，留有緩沖的余地，使對方容易接受。

2.使用具有積極意義的詞匯

在外貿函電的寫作中，為了買賣雙方溝通的需要，應當多使用含有積極意義的詞語如please，appreciate，satisfy，obliged，welcome等，便能使對方身心愉悅，促進雙方的合作。與此相反，信函中要極力避免使用no， can’t，claim，complain等詞的使用，這些含有否定意義的詞語容易給人不愉快的感覺。這就需要我們利用禮貌原則中的一致原則，盡量減少與對方的分歧；盡量增加雙方的一致，把消極的用法藏于積極的用法之中，做到禮貌得體。試看下面的例子：

Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable.

貴公司對我公司供貨價格提出抱怨，讓人遺憾。

這句話當中，含有消極意義的詞匯complaint，會引起對方的不滿，不妨可以改成：

We feel regretful that our price of goods is not up to your expectation.

很遺憾我們的供貨價未能達到您的期望。

3.采用“收信人態度”－“Your Attitude”

在外貿函電中，禮貌原則要求我們盡量從對方利益出發，站在“收信人”的立場上表達我方的意愿，考慮他人的愿望、問題、背景、感情等，并根據他人的經歷來表達意見。鼓勵對方與我們合作，從而促進業務的往來。“Your Attitude”就是站在使他人受惠最大的角度出發的，要多使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I，we，my和our等。試比較下面二個例子：

1）We think it is a good offer.我們認為這是一個好的報盤。

2）This offer would appeal to your company.這個報盤應該可以吸引貴公司。

相比之下，第二句比第一句更能顯示出對對方的尊重。轉換說話者的角度便能產生不同的效果。

四、外貿函電句式使用上的語用禮貌

1.把命令變成請求

外貿函電中，通常會對對方提出要求，根據禮貌原則，便可以將生硬的命令式的要求改為婉轉的請求，使對方更容易接受。比較下面二組句子：

（1）Give us more detailed information about your requirement.

Let us hear from you on these two points.

（2）Will you give us more detailed information on your requirement?

Will you please（kindly） let us hear from you on the two points?

為了使語氣更易讓對方接受，可以加上Please，Will you..，Will you please...等表達，使語氣更為謙虛、禮貌。

2.緩和句子的語氣

在提出一些意見或要求時，為了使話語更為禮貌，常用：We are afraid，we would say，we may（or might） say，we（would） think，it seems（or would seem） to us，we（would） suggest，as you are （or：may be）/aware等表達方法來緩和語氣，例如

（1）You must cut off your order in half.

We would suggest that you cut your order in half.

（2）We have not yet had your reply.

It appears that we have not yet had your reply.

（1）、（2）二組句子中第二句均比第一句更為禮貌。

3.被動語態的使用

在在外貿函電交流中，大多數情況下使用主動語態就可以明確表達立場和觀點，但在表示批評或指責等情況下，使用被動語態更得體、禮貌。敘述同一件事情，主動句表達常含有譴責對方的意味，使用被動句，便可以緩和語氣。試比較：

（1）For the past four years，you did not give us any suggestion.

可改為For the past four years，no suggestion has been given to us.

（2）You did not enclose the letter with your requirement.

可改為：The letter was not enclosed with your requirement.

比較修改前后的二組句子，明顯可以看出，使用被動語態的句子更為婉轉。在語句中避免直接提到對方，弱化了責備的語氣，言語得體，措辭委婉，達到了語用禮貌的效果。

4.“if”條件句的使用

在寫作外貿函電時，時常會遇到表達要求或請求的情況，這時便可以使用if條件句，以便使得提出的要求更具有試探性，直接的要求也就變得更為禮貌得體。試看下面三個例子：

（1）We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration.

如承惠考慮報價，不勝感激。

（2）It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples.

如承惠寄樣品，則不勝感激。

（3）If there is anything we can do to help you，we shall be more than pleased to do so.

貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。

從上面列舉的三個例子中可以看出，使用了if條件句之后，將對方的態度看作答應請求的先決條件，從而給對方更大的拒絕余地，減輕了請求的強加性，句子顯得更為禮貌。

五、結論

外貿函電不僅是交易雙方溝通的媒介，而且是建立良好客戶關系的橋梁。寫好一封成功的外貿函電，必須注意禮貌原則的使用，這直接關系到所寫信函所形成的效應。在電子技術高速發展的今天，一封禮貌的外貿函電仍是企業商業往來中贏得信任、取得成功的重要因素之一。學習有禮貌的、得體的英語語言，回函及時，語言得體，尊重對方，不卑不亢，遵循禮貌原則，從而進一步促進交易雙方的貿易往來。

參考文獻：

［1］何兆熊.新編語用學概要［M］.上海：上海外語教育出版社，2000.

［2］Leech G.N.Principles of Pragmatics［M］.Longman Group L td.1983.

［3］對外經貿英語函電［M］.北京：對外經濟貿易大學出版社，2002.