高校檔案編研工作創新與發展

[摘要]高校檔案編研是全社會檔案編研的組成部分，是高校發展過程中的產物。它以高校館（室）藏檔案為主要編研對象，真實地反映高等教育事業的寫實記錄。本文就目前高校檔案編研工作如何創新進行了闡述，并提出討論性意見。

[關鍵詞]高校檔案 檔案編研 創新

檔案編研工作，是以檔案館(室)所收藏的檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究的基礎上編輯評價材料和原始素材，加工資料和專門著述的一項檔案業務工作。高校檔案編研是全社會檔案編研的組成部分，具有其特殊性。它充分反映高等教育事業的寫實記錄。它以高校檔案為根基、為重點，充分利用高校檔案史料，并以社會發展為背景，突出展現高校檔案的教育性，社會性、歷史性、實用性等特征。

高校檔案編研雖然取得一些成績，但仍然面臨著檔案編研的檔案信息管理、檔案信息服務和檔案信息全方位的轉變。檔案編研工作者面臨著對傳統編研進行繼承、改革與創新的任務。為此我們提出以下幾點建議。

一、檔案編研機制創新

高等學校應建立檔案編研工作委員會，該委員會應由負責校檔案工作的校領導、檔案館負責編研工作人員和校內有關學術專家組成。成立編研領導組織，可使高校檔案編研工作在有綱領、有目標、有計劃，有重點的情況下進行，使高校檔案編研工作有組織地步入規范化、法制化軌道。對具體的檔案編研工作進行量化管理。如定責定量，規定編制時間，明確選題范圍和編研目標等。使檔案編研工作真正成為學校檔案建設、開發利用的重要信息資源。

目前，國家對檔案編研沒有具體的規范管理辦法，各高校編研工作形式多樣，品種多樣，質量、數量有限，要加強檔案職能部門的宏觀調控，建立檔案編研評估機制及專門評估機構與組織，推行專門的檔案編研的評估活動。如果沒有檔案編研評估機制，檔案編研難以實現科學、全面、可持續、有效的開展。建立檔案編研評估體系，可以深化檔案編研的研究，可以增加檔案編研研究的理論深度。可以更科學地指導實踐，可以使檔案編研更科學化。

二、檔案編研管理創新

我們認為，高校應設置檔案編研分類辦法。可以根據國家檔案局《DT/T12-94.全宗卷規范》的精神，結合《DA/T 10-1994.高等學校檔案實體分類法》，這兩個檔案行業標準，來設置檔案編研分類目錄及整理編號方法，檔案編研類目的劃分與標識，檔案編研檔號的編制等都要結合各校的實際來制定，統一編研要求，保證編研的規范性。

三、檔案編研內容創新

目前，高校檔案編研多著重于對過去檔案的研究利用。就新形勢而言，國家對高校提出的“十一五”發展規劃戰略內容，是指導高校發展的新方針，各高校已根據自身建設實際情況制定了發展目標。作為高校檔案部門，應解放思想，緊密圍繞高校近期、遠期的發展目標開展好檔案編研工作。為高校的發展，提供重要的理論依據。

編研內容要突出館藏特色。館藏特色是明顯不同于其它館的重要標志。每所高校都有各自不同的發展歷史，優秀的學科專業、著名的專家學者和具有領先地位的科研成果等。對這些檔案資源進行編研，按照一定的時間、地點、人物等順序進行整理加工，使信息更系統，更全面，通過館藏特色體現出高校的特色。尤其是我國加入WTO，我國高等教育將被置于整個國際社會發展的大環境之下，在更深的層次、更廣的范圍、更寬的領域與國外高校開展國際間合作。對相關檔案材料更要進行充分的挖掘，弘揚中國文化精神，拓寬對外影響與交流途徑。

高等學校檔案編研工作，應結合學校的中心工作制定編研題目，抓住學校大事和重要活動，如學校人事制度改革、教學方法改革、教學評估、校慶活動、重點實驗室建設、名牌專業和博士碩士點申報、學生的文體活動、學生的科技創新等工作都是開展編研的好內容。抓住高校檔案的特點、特色進行編研，能夠產生較好的社會效益，同時提高學校的知名度。

四、檔案編研手段創新

1.實現網絡發布信息。在網絡環境下開展編研工作，我們可以盡可能通過網絡編輯技術將檔案的原貌展現在讀者的面前，同時將集文字、聲音、影像、圖片、動畫、音樂多種形式于一體的編研成果提供給利用者。高校檔案館（室）在檔案數字化的基礎上，電子文件、電子簽名、電子檔案正在大量涌現。通過不斷的積累與添加，將先期提供給利用者的單個信息逐漸變成一個小型匯編。對數字檔案信息采用現代化技術進行收集、管理和編輯，在這種情況下高校應規范檔案數字化技術系統，建立互通兼容系統，使電子檔案能夠在通用標準下順暢轉換。通過網絡搭建檔案信息平臺，以新的編研方式展示編研內容，如檢索性編研、輯錄性編研、文摘性編研、介紹性編研以及編者和利用者的互動與學術交流，尤其是高校的教育指導思想、辦學方向與管理理念、教學科研成果等，通過網絡展示各自的檔案管理和編研內容，以便相互了解各高校發展歷史與現狀。在網絡上發布檔案編研信息，以豐富內容、圖文并茂、多媒體動畫的檔案編研成果，實現檔案編研技術手段的創新。實現資源整合，信息共享，檔案編研與現代化信息系統相結合，是編研成果和編研方法上的全方位拓展。

2.抓好檔案的實時編研。在過去，檔案歸檔的時間是在形成文件材料的第二年。當前，隨著辦公自動化的普及，很多單位建立了現行文件利用中心，實現文檔一體化，所以在檔案實時管理的同時，要及時抓好檔案的實時編研。

3.計劃制定出版編研書籍。高校各門類檔案都有其規律性和各自的特點，其豐富的檔案資源已成為檔案部門向社會服務、向學校服務的基礎條件。要確定主題和框架，出版的編研書籍，保證編研成果的完整性和系統性，并嚴格把關，保證編研的真實性。各類編研成果會連續地展示和反映學校的新成就、新發展、新面貌。

4.高校間開展聯合編研。提倡高校檔案館之間、同行與同行之間可以互通編研信息，互通編研項目，互相參考與合作，走聯合編研之路。還可以定期召開檔案編研經驗交流會議，或舉辦檔案編研成果展覽，以促進經驗交流和學術交流，達到相互學習共同提高的目的。加強與社會各界特別是學術界的橫向聯系，彌補編研人員的政策理論和某些專業知識的差異，提高編研成果的質量和社會知名度。

5.加強檔案編研人才隊伍建設。為了適應高校檔案編研工作的發展，目前需要復合型人員從事高校的檔案編研工作。并加強人員隊伍綜合素質的培養，使其具有較強寫作能力，社會活動能力、信息獲取能力、熟練掌握計算機技術，發揚團隊精神，以提高檔案編研工作效率和編研成果的整體效果。

高校工作的特點具有專業性強及周期性和延續性。高校檔案編研計劃要以高校教學、科研和管理行為為主，提高檔案的利用率。可以預見高校檔案編研將獲得全面社會化，檔案事業將逐漸發展成為具有全面社會功能的新型的信息產業服務于整個社會。

參考文獻：

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（作者單位：廣東暨南大學）