從中西禮貌原則的異同看英文商務信函的寫作

[摘要] 本文從中西兩種禮貌原則的異同入手，指出商務英文信函寫作時在詞匯、語氣和句式上的注意事項。

[關鍵詞] 禮貌原則 異同 商務信函

禮貌原則是人們實現成功交際的一項重要準則。尤其是在商務交往及商務信函寫作中，更要求最大限度地遵循禮貌原則，以達到增強友好關系、促進業務來往的目的。

一、中西方禮貌原則的內涵

英國語言學家Leech 根據英國文化的特點提出了禮貌原則的六條準則：

1.得體準則:盡量使他人獲益最大，受損最小。

2.慷慨準則:使自己受損最大，獲益最小。

3.贊譽準則:盡量增加對別人的贊揚，縮小對別人的批評。

4.謙遜準則:盡量縮小對自己的贊揚，夸大對自己的批評。

5.一致準則:盡量減少雙方的分歧，增加雙方的一致。

6.同情準則:盡量減少對對方的反感，增加對對方的同情。

Leech的禮貌原則是基于英國的文化特征提出的，雖然具有一定的普遍性，但不同民族仍有其文化的特殊性。因此，顧曰國先生根據漢語言文化特征上總結出中國式的禮貌準則：

(1)貶己尊人準則：指謂自己或與自己相關的事時要“貶”，指謂聽者或與聽者相關的事時要“尊”。

(2)稱呼準則：既用適當的稱呼問候對方。體現中國傳統的“上下、長幼，貴賤”的社會關系。

(3)文雅準則：選用雅言，禁用穢語，多用委婉語，少用直言。

(4)求同準則：既交際雙方盡量減少分歧，力求和諧一致，滿足對方的要求。

(5)德、言、行準則：既在行為動機上，盡量減少他人付出的代價，增加他人的益處；在言辭上，盡量夸大別人給自己的好處，縮小自己付出的代價。

二、中西方禮貌原則的異同

比較中西禮貌原則不難發現其中多數準則本質是一致的，但其適用的廣度和程度上又有所不同。如：

1.得體、慷慨準則和德言行準則都強調最大程度的考慮對方的利益，使對方獲益。

2.贊譽準則要求對別人多贊揚少批評，謙遜準則要求對自己要多批評少贊揚。其實這與貶己尊人的準則是統一的，都體現了對人和對己的態度。但是中國人更注重謙遜準則，聽到別人的贊美后常說“哪里，哪里”；而西方人則更直接些，以一句“Thank you”坦然接受贊美。

3.同情準則要求減少與對方的對立，充分考慮對方感情，不引起對方反感。這就說明在某些場合應用語委婉，少用直言，即遵守雅言準則。

4.一致準則和求同準則都要求在交際中，盡量和別人一致減少分歧。但大多數時候，中國人表達更含蓄些，通常先贊美對方一番，再表達不同意見；而西方人往往會直接表達自己的看法。

5.稱呼準則是西方禮貌準則中沒有的。因為中國文化中非常重視長幼尊卑，不同家庭成員、社會群體中的稱呼十分復雜。而在追求平等的英國，稱呼的使用一般較模糊，對長輩和上級都可直呼其名。

理解中西方禮貌原則的異同是非常必要的，不僅是日常的外貿往來，就商務英文信函的寫作而言，更能起到減少語用失誤，掌握寫作要領的作用。

三、禮貌原則在商務英文信函的運用

1.表述方式上使用你式寫法: 你式寫法充分體現對方的利益和需求，故應盡量使用“you，your，yours”而不是“we， our， ours”。比較以下兩句(1)明顯比(2)更能打動對方：

(1)You’ll be able to accept our quote.

(2)We can make you accept our quote.

2.在詞匯的選擇上：根據得體準則，應避免直接使用sorry、cannot、unable等含有強烈否定意義的詞，以減少對方的損失及負面消息給對方情緒的影響。以下句為例：

(1)Sorry， I have sent you the wrong sample.

(2)Excuse me for sending you the wrong sample.

(2)的表達不但委婉，而且讓對方把注意力從你的失誤轉移到道歉上來，這樣的道歉既有效又照顧了對方情緒。相反，向對方表示感謝和贊揚時，根據贊譽準則就應使用具體的詞匯，增加別人的受益。如夸獎別人的談話精彩時，用witty、incisive就比籠統的good更讓人受用。

3.在語氣上：友好的語氣有助于建立良好的關系、增進友情，所以在語氣上多用肯定，少用否定，而且誠懇委婉力求和氣。如：

(1)We can’t deliver the goods until Oct 3.則應改為：

(2)We will deliver the goods on Oct 3.

4.在句式上：

(1)使用請求式：這種句式是英語中一種常見的禮貌用語，它充分體現說話者對對方的尊重，且避免了語句的生硬和給對方造成的強迫感。如：

①Please ship us your goods in July.

②Would you please ship us your goods in July?

(2)使用被動語態: 在表述消極信息時，由于主動語態強調動作的發出者，這種語態會加重責備的語氣，使別人的面子受損。所以這時用被動語態更合適些。如：

①You damaged the case.

②The case was found to be damaged.

(3)正確使用if引導的從句：因為if可以在表示請求時使語氣更委婉，如①；但有時卻表示一種疑問，使對方感到自己受到懷疑，如②。

①We’d appreciate it very much if you…

②If what you said is true， we…

四、結束語

禮貌原則是一封商務英文信函的基礎，要想寫好商務信函，不僅要具體情況具體對待，還要將禮貌原則與其他因素結合，如：得體性、準確性和簡潔性等，只有這樣才能最終使商務信函成為建立和延續商務聯系的有效途徑。

參考文獻：

[1]顧曰國:禮貌、語用和文化[J].外語教學與研究，1992，4

[2]賈秀珍:中英兩種文化中的禮貌原則的區別[J].無錫南洋學院學報，2007，(9)